Wat zijn deliverables?

De term deliverables staat niet in het woordenboek, toch gebruikt een projectmanager het woord bijna dagelijks. Hij ziet in ieder geval genoeg MS Word onderstrepingen die het woord als een spelfout aanduiden.

Deliverables zijn de producten, diensten en resultaten die we in een project produceren. Dat betekent dat een product iets kan zijn dat zo groot is als het doel van het project zelf of de rapportage die deel uitmaakt van het grotere project. Daarmee zijn deze bouwstenen de hoeksteen voor het succes van het project.

Definities van deliverables

1. Een materieel object of immateriële output die we aan de klant leveren als onderdeel van een project.
2. Het resultaat van een project dat waarde heeft voor de klant.
3. De producten van een project die bijdragen aan de te realiseren doelstellingen.

Ieder project moet namelijk iets produceren. Dat kan een ontwerp zijn, een applicatie of de implementatie van een SaaS oplossing. Als je project geen deliverables heeft dan heb je ook geen project nodig. De resultaten kunnen variëren afhankelijk van de specificaties van het project en de eisen van de belanghebbenden. Maar alle klanten en belanghebbenden willen producten die het project bij de afsluiting grondig afronden en de prestaties gedurende het hele project afmeten aan de verwachtingen.

Deliverables versus Mijlpaal-producten

Veel grote projecten bevatten mijlpalen, dit zijn tussentijdse doelen die we op vastgestelde tijdstippen moeten bereiken. Een mijlpaalproduct kan verwijzen naar een deel van het te leveren resultaat, of het kan alleen verwijzen naar een gedetailleerd voortgangsrapport waarin we de huidige status van een project beschrijven. Met andere woorden, meerdere deliverables kunnen de basis vormen voor één mijlpaalproduct. Dit is dan bijvoorbeeld een beslisdocument, een samenvatting of een rapportage. Deze mijlpaal-producten zijn vaak de bepalende producten om een Go te geven voor het vervolg van een project.

Vereisten voor deliverables

Aan het begin van een project moet er een bepaald einddoel zijn van wat we moeten bereiken. Daarom moet er een duidelijk gedefinieerd plan zijn. Een projectmanager kan een tijdlijn opstellen met deliverables die we met bepaalde tussenpozen moeten halen. Dit zijn de mijlpalen. Elk project heeft verschillende vereisten voor de deliverables die op de mijlpaaldatums moeten zijn voltooid.

Ongeacht het type project hebben ze allemaal vaste fasen, die doorgaans de initiatiefase, de planningsfase, de uitvoeringsfase en de implementatiefase omvatten. In elk van deze fasen zal er behoefte zijn aan verschillende deliverables. In de planningsfase kan een deliverable bijvoorbeeld een rapport zijn waarin we het hele project schetsen.

bij de start van een project stellen we een contract op waarin we de verwachtingen, tijdlijnen en de te leveren prestaties vermelden. Bepaalde documentatie kan ook de vorm aannemen van een overeenkomst zoals een programmaontwerp dat alle betrokkenen moeten goedkeuren.

Interne of externe deliverables?

Deliverables kunnen we maken voor interne of externe stakeholders. Dat wil zeggen dat de belanghebbenden zich binnen als buiten de projectorganisatie kunnen bevinden. Een functioneelontwerp van een applicatie is bijvoorbeeld een deliverable voor de gebruikers (extern). Het technischontwerp is echter bestemd voor de ontwikkelaars. Dit zijn namelijk internen van uit de projectorganisatie geredeneerd.

Materiële of immateriële deliverables?

Een IT organisatie levert meestal iets tastbaars op, zoals een onderzoeksrapport of een ontwerpplan. Maar deliverables kunnen ook immaterieel zijn. Bijvoorbeeld, een project voor het trainen van de medewerkers van een bepaalde afdeling in een bepaald kennisgebied. Kennis is dan de deliverable.

Deliverables, groot of klein?

Er is geen richtlijn met betrekking tot de grootte van een deliverable. Het is gewoon wat de klant of maker als maat wil meegeven aan het product.

Alles wat een klant is beloofd als resultaat van een project kan worden beschouwd als een deliverable.

Wanneer leveren we deliverables op?

Oplevering van deliverables gebeurt niet alleen tijdens het afsluiten van het project. Opdrachtgevers verwachten ook deliverables tijdens de initiatie-, planning- en uitvoeringsfasen van een project. In sommige gevallen kunnen projectmanagers of opdrachtgevers ad hoc deliverables opvragen. Om on-the-fly te kunnen schakelen en te produceren, hebben we sterke projectmanagementtools nodig om de zaken georganiseerd en up-to-date te houden.

Enkele voorbeelden van deliverables

Marktonderzoek

Een product development project voor een productiebedrijf levert bijvoorbeeld een markt prognose van de producten die het bedrijf levert. Het onderzoeksrapport (de deliverable) zal als input voor een businesscase worden gebruikt.

Haalbaarheidsstudie

Een verkenningsproject levert een studie op die de haalbaarheid van een project in financiële- of in maatschappelijke zin.

Gap analyse

Een retailbank heeft constant lage klanttevredenheid ratings als benchmark ten opzichte van de concurrenten. Een redesign project levert bijvoorbeeld een gap analyse op die de oorzaken van de lage rating identificeert. Er volgt ook een advies voor aanpassingen van systemen.

Requirements

Een business analyse team verzamelt, documenteert en verfijnt functionele en niet-functionele eisen voor de ontwikkeling van een applicatie. Ze levert de requirements aan de klant die ze gebruikt als input voor een applicatie aanpassing.

Ontwerp Presentatie

De ontwikkelaars maken op basis van het ontwerp een presentie om tijdens een bijeenkomst de ontwerpbeslissingen toe te lichten. Deze presentie wordt ook als deliverable aangemerkt.

Functioneelontwerp Document

Een ontwerp project levert tevens een document met daarin de werking van het toekomstige systeem. Met behulp van gedetailleerde schema’s en schermindelingen is het een en ander uitgewerkt.

Computersysteem

Een ICT-project levert bijvoorbeeld een computersysteem waarop meerdere applicaties kunnen draaien.

Systeemintegratie

Bij de implementatie van een applicatie hoort ook de integratie met andere applicaties. De integratie an sich wordt als deliverable gezien.

Algoritmes

In roboticaprojecten speelt machine learning ook een belangrijke rol. Het resultaat is een aantal algoritmes die de robot vertellen hoe hij zich moet gedragen.

Prototypes

Een software development team levert prototypes van applicaties op. Dit zijn vaak nog geen werkende schermen die echter wel een indruk geven hoe de app er uit komt te zien.

Bedrijfsproces

Een applicatie ontwikkelingsproject levert naast het systeem ook operationele processen op die bij het systeem horen. De documenten waarin dat wordt beschreven zijn deliverables.

Kwaliteitscontrole

Een verbeteringsproject dat de productiekosten binnen de organisatie moet verminderen levert bijvoorbeeld tegelijkertijd een verbeterde kwaliteitscontrole op.

Audits

Ter afsluiting van een project vindt bijvoorbeeld vaak een audit plaats om na te gaan of alles wel goed is verlopen. Tevens kan dit rapport aantonen dat alle voorgeschreven regels goed zijn nageleefd.

Opleiding

Grote infrastructurele projecten met nieuwe apparatuur en software impliceren ook nieuwe beheerprocessen. Hiervoor moeten trainingen van de operationele teams worden geleverd.

Hier is een lijst van mogelijke IT gerelateerde deliverables.

1. Businesscase rapport.
2. Projectvoorstel.
3. Ondertekende contracten.
4. Functioneelontwerp.
5. Technischontwerp.
6. Opgeleverd product.
7. Technische unittest rapport.
8. Site onderzoeksrapport.
9. Ontwerpreview.
10. Tender document.
11. Procedures administratieve organisatie.
12. Kwaliteit beoordeling van de technische infrastructuur.
13. Nieuwe apparatuur.
14. Servicerapport.
15. Meerjarenplan informatievoorziening.
16. Voortgangsrapport SLA.
17. Verslag informatiebeveiliging.
18. Inventarisatie ICT middelen.
19. Snellere responstijd / betere performance.
20. Verbeterplan.
21. Website / webpagina.
22. Usability rapport.
23. Product prototype.
24. Nieuwe kennis of ervaring.
25. Verbeterde response procedures.
26. SaaS implementatie.
27. Et cetera.

De belangrijkste leerpunten

• Het woord “deliverables” is een projectmanagementterm die de kwantificeerbare producten of diensten beschrijft die we moeten opleveren bij de voltooiing van een project.
• Deliverables kunnen tastbaar van aard zijn, zoals de aanschaf van nieuwe computers, of ze kunnen immaterieel zijn, zoals de implementatie van software voor de verbetering van onze bedrijfsprocessen.
• In veel gevallen gaan de deliverables vergezeld van handleidingen.

Discussieer mee op LinkedIn.