Acceptatiecriteria als onderdeel van de Requirements

In dit artikel kijken we naar wat acceptatiecriteria zijn en het belang van het opstellen van een duidelijk gedefinieerde set acceptatiecriteria voor projecten in relatie met de requirements.

Definitie van acceptatiecriteria

Acceptatiecriteria zijn die criteria, met inbegrip van prestatie-eisen en de essentiële voorwaarden, waaraan moet worden voldaan voordat de projectdeliverables worden geaccepteerd. Zij bepalen de specifieke omstandigheden waaronder de opdrachtgever de uiteindelijke output van het project zal accepteren. Het zijn criteria waarmee we kunnen meten en bewijzen aan onze klanten dat ons werk voltooid is.

Acceptatiecriteria zijn feitelijk de voorwaarden waaronder een requirement / eis geaccepteerd wordt.

Acceptatiecriterium = minimale requirement

Wat zijn enkele kenmerken van effectieve SaaS acceptatiecriteria?

• Acceptatiecriteria moeten testbaar zijn. Ze moeten gemakkelijk door gebruikers te testen zijn. En de resultaten van deze tests mogen geen ruimte voor interpretatie laten. De acceptatietest moet een duidelijke ja/nee- of voldoende/niet-resultaten opleveren.
• Criteria moeten duidelijk en beknopt zijn. We hebben geen behoefte aan uitgebreide documentatie en houden onze acceptatiecriteria zo eenvoudig en duidelijk mogelijk.
• Iedereen moet onze acceptatiecriteria begrijpen. Onze criteria zijn nutteloos als de consultants van de SaaS provider ze niet kunnen begrijpen.
• Acceptatiecriteria moeten gebruikersperspectief bieden. Bij acceptatiecriteria bekijken we het probleem vanuit het standpunt van de gebruiker. Hij moet ze immer kunnen toetsen en de applicatie accepteren.

Voorbeelden van acceptatiecriteria

1. Requirement: De applicatie moet subsidie-aanvragen automatisch kunnen verwerken.
   Acceptatiecriterium: De uitval van verwerking mag niet groter dan 2% zijn.
2. Requirement: De Backup en Restore procedure is met succes getest.
   Acceptatiecriterium: Backup en Restore moeten in alle gevallen werken, 100%.
3. Requirement: De gebruikers acceptatie testen (GAT) is afgerond en akkoord.
   Acceptatiecriterium: 100% van de kernmodules is akkoord, 90% of meer van de ondersteunende modules is akkoord (backlog is 10%) voor er een GO voor ingebruikname komt.
4. Requirement: Het Business Continuity Plan (BCP) is klaar om te worden gebruikt in situaties waarin het IT-systeem, om welke reden dan ook, niet beschikbaar is.
   Acceptatiecriterium: Afronding van het BCP dient binnen 5 maanden na ingebruikname te zijn gepland.

Hoe leg je acceptatiecriteria vast?

Volgens de PMBOK® Guide , versie 4, worden de acceptatiecriteria vastgelegd in het requirements document en het project scope statement. Ze worden ook vaak beschouwd als een belangrijk onderdeel van de contractuele afspraken bij externe projecten.

De samenwerking tussen eindgebruikers en informatie-analisten is essentieel. Zij moeten de processen analyseren om te zien welke acceptatiecriteria daarvoor gelden. Waar aan moet voldaan zijn om een stap in het proces te accepteren? Raakt dit proces andere delen van het bedrijf? Hoe kritisch is dit proces om inkomsten te genereren of klanten tevreden te stellen?

Welke waarde voegen duidelijk omschreven acceptatiecriteria toe aan je projecten?

1. Verwachtingen van de klant vaststellen

De requirements die klanten opstellen zijn vaak harde eisen waarbij de lat erg hoog ligt. In de praktijk blijkt vaak dat een klant ook met mindere prestaties genoegen neemt om bijvoorbeeld binnen budget te blijven of een deadline te halen. Het is de kunst om vooraf deze grenzen boven tafel te krijgen. Het succes of falen van je project is daarna afhankelijk van je vermogen en dat van je team om aan de vastgelegde acceptatiecriteria te voldoen. Dankzij een duidelijk gedefinieerde set van acceptatiecriteria ben je in staat om de verwachtingen van de klant vast te leggen. Daarmee krijg je inzicht over zijn perceptie van een juist opgeleverde deliverable. Onjuiste of ontbrekende acceptatiecriteria kunnen leiden tot een lage klanttevredenheid, gemiste leveringsdata, en kostenoverschrijdingen.

2. Wel of niet betaald krijgen voor projecten waarbij de klant per deliverable betaalt

Acceptatiecriteria worden doorgaans gebruikt in projecten waarbij de klant betaalt voor de deliverables of voor de voltooiing van de fasen van het project.

• Je moet ervoor zorgen dat de acceptatiecriteria die voor de deliverables zijn opgesteld relevant zijn.
• Ze moeten binaire (ofwel acceptabel is of niet aanvaardbaar) zijn.
• Waar mogelijk meetbaar of tastbaar zijn.
• En (waar nodig) zijn gekoppeld aan factureerbaarheid.

Van klanten is bekend dat ze niet snel tekenen voor een deliverable en vaak twee legitieme redenen hebben om ze te weigeren:

• Ofwel de projectresultaten hebben niet voldaan aan hun behoeften.
• Ofwel ze waren zelf niet duidelijk over hun behoeften.

Door een duidelijk gedefinieerde set acceptatiecriteria op te stellen voordat je aan de deliverables begint te werken kan je jezelf, je team, en je bedrijf veel ellende besparen.

Aangezien de opdrachtgever de persoon is die verantwoordelijk is voor de goedkeuring van het eindproduct, is hij ook verantwoordelijk voor de goedkeuring van de acceptatiecriteria. Als aan de aanvaardde criteria is voldaan, is er geen reden waarom de opdrachtgever het uiteindelijke product niet zal accepteren.

3. Vermijd miscommunicatie op interne projecten

Als je een interne klant hebt kan je politieke manoeuvres en miscommunicatie voorkomen door duidelijk gedefinieerde acceptatiecriteria op te stellen. Bij kleine interne projecten kan het gebeuren dat je het er ‘even bij’ doet. De opdrachtgever of een medewerker heeft een extra wens. Na een korte uitleg en wat ontwikkeling toon je het resultaat. Vervolgens komt er nog wat en nog wat. Voor je het weet heb je een groot project zonder budget en zonder planning. Ook hier kan het opstellen van heldere acceptatiecriteria je helpen, vooral als verschillende belanghebbenden verschillende percepties van het eindproduct hebben.

Het is soms moeilijk om een consensus te bereiken over de voorwaarden waaronder een project klaar is. Blijf je daarom als team inspanning om een duidelijke set van requirements en acceptatiecriteria te verzamelen en goedgekeurd te krijgen. Het helpt in het verminderen van de tijd die nodig is voor de applicatie-ontwikkeling en conflicten te vermijden.

Wie is verantwoordelijk voor het schrijven van acceptatiecriteria voor een SaaS implementatie?

Vrijwel iedereen in het invoeringsteam zou acceptatiecriteria voor SaaS requirements kunnen schrijven. Meestal is het de unitmanager die verantwoordelijk is voor het (laten) schrijven van deze criteria. Het idee hierachter is om ervoor te zorgen dat we de vereisten schrijven met de behoeften van de organisatie en wie kan dat beter begrijpen dan de unitmanager? De algemene aanbeveling is om van het schrijven van de criteria een groepsactiviteit te maken die zowel gebruikers als consultants van de SaaS provider omvat.

Het betrekken van gebruikers en consultants bij het definiëren van de criteria heeft verschillende voordelen. Ten eerste geeft het ons extra een mogelijkheid om met consultants te communiceren over de implementatie van de software. Tevens kunnen consultants gebruikers helpen bij het aanwijzen van ontbrekende onderdelen of het identificeren van afhankelijkheden die voorheen niet duidelijk waren. Ten slotte helpen deze discussies de unitmanager om beter te begrijpen hoe zijn processen eruitzien door de ogen van consultants. Dus definieer, waar mogelijk, de acceptatiecriteria met elkaar.

Acceptatiecriteria in SCRUM

In SCRUM verwijzen acceptatiecriteria naar een reeks vooraf gedefinieerde requirements waaraan moet worden voldaan om een user story als voltooid te markeren. Acceptatiecriteria noemen we daarom ook wel de “definition of done” omdat ze de reikwijdte en eisen bepalen voor ontwikkelaars.

Product Owners zijn mogelijk verantwoordelijk voor het schrijven van acceptatiecriteria voor de stories in onze productbacklog. 

Conclusie

Acceptatiecriteria vormen een specifieke en gedefinieerde lijst van voorwaarden waaraan moet worden voldaan voordat een SaaS project als voltooid wordt beschouwd en de project deliverables worden aanvaard door de opdrachtgever. Het hebben van duidelijk omschreven criteria voor acceptatie kan ons op vele manieren helpen, waaronder :

• Vaststellen van de verwachtingen van de klant ten aanzien van het eindproduct.
• Bewijzen aan je klant dat het werk voltooid is.
• Het krijgen van de formele handtekening van de opdrachtgever voor de oplevering van het project.
• Het beschermen van jezelf en je bedrijf tegen openstaande facturen.
• Tevens kunnen ze helpen bij het voorkomen van miscommunicatie en politieke manoeuvres op interne projecten.

Discussieer mee op LinkedIn.