Tijd en geld zijn GEEN randvoorwaarden om projecten uit te voeren

Rondom de term ‘randvoorwaarden project’ wordt veel zin en onzin geroepen, vaak over tijd en geld. Open deuren zoals ‘een project heeft altijd een kop en een staart’, of ‘een project heeft een eigen budget’ bezitten allemaal een kern van waarheid. Tijdens een voorbereiding van een Masterclass ProjectVaardig werken, was ik aan het opzoeken wat nu eigenlijk de exacte definitie van een project is. Veel definities zijn tamelijk formeel, maar kloppen die nog wel? Wat zijn de werkelijke randvoorwaarden?

Volzinnen

In de projectmanagement literatuur zijn de definities van een project prachtige volzinnen! Een paar op een rij:

• Generiek: Een tijdelijke managementomgeving die is gevormd met als doel om één of meer businessproducten voor een specifieke business case te leveren (prince2 projectmanagement).
• Meer proces matig: Een project is een tijdelijke inspanning met als doel het creëren van een uniek product of een unieke service (PMBOK).
• Een tsunami aan ASCII van Rodney Tuner: Een onderneming waarbij de inzet van mensen, materiaal en financiële middelen opnieuw is georganiseerd met als doel om een bepaalde hoeveelheid werk, of een specifieke opdracht te realiseren, begrensd door tijd of geld, en die leidt tot een in kwalitatief of kwantitatief opzicht gunstige verandering.
• Nog meer ASCII: Een project is een, in de tijd en middelen begrensde, activiteit om iets te creëren. Het onderscheidt zich door zijn eenmalige karakter van een programma of proces. Een project wordt meestal in samenwerking met verschillende mensen en organisaties uitgevoerd. Het project wordt meestal vastgelegd in een projectplan en geregeld door projectmanagement (wikipedia).

Hou op over tijd en geld

Strikt formeel gesproken zijn ze correct, maar de dynamiek en de hoeveelheid van veranderingen, de context waarin projecten steeds meer acteren, is weinig zichtbaar. Mijn eigen definitie is kort en krachtig:
Een gezamenlijk avontuur om een uniek product of dienst te maken (Ludo Zwaan).
Zoals je leest, schrijf ik niets over tijd en geld. Ja, het zijn wel de bekende stuurelementen (naast risico, kwaliteit e.d.), maar in essentie gaat het om de resultaten en de verwachtingen rond het op te leveren product. Vandaar dat ik een project een avontuur noem: het is niet voorspelbaar hoe je tot het eindresultaat komt. Het eindresultaat kan ook wel een heel anders zijn dan van te voren verwacht. Maar als de resultaten voor de opdrachtgever of productowner goed zijn, dan is een project succesvol! Ga maar na, als het budget op is en er is een stuk project over, dan is de opdrachtgever niet echt tevreden, blijkt uit onderzoek.

Ontevreden klanten

Uit onderzoek onder projectmanagers en opdrachtgevers van Blue Bricks in Research blijkt dat projecten die met name op tijd en geld worden gestuurd, toch ontevreden klanten geeft. Een klant is in 70% van de gevallen tevreden als het project aan doelstellingen (resultaten) heeft voldaan. Dat daarin de planning wordt overschreden vind vele (75%) #opdrachtgevers niet erg. Idem voor het projectbudget: slechts 20% heeft er moeite mee als het project duurder is geworden.
Het onderstreept het belang om altijd een goed samenspel te hebben tussen opdrachtgever, projectmanager en stakeholders. Het scherp hebben en continue (bij)sturen op de door opdrachtgever gewenste baten! Het voorgaande is natuurlijk geen pleidooi om dan niet meer op geld of tijd letten. Het is en blijft belangrijk om met geld weten om te gaan, op tijd weten te leveren en om de resultaten te realiseren. En dat noem ik een avontuur, met hoogte- en dieptepunten, met de projectmanager als regisseur!

Discussieer mee op LinkedIn.