Een goed geplande kickoff meeting zet de toon voor een succesvol project

Wanneer we de kickoff meeting verlaten, moet iedereen van het project team met dezelfde verwachtingen werken. Onze voorbereiding is bepalend of onze kickoff meeting het grootste voordeel zal bieden aan ons team.

De eerste project bijeenkomst is dan ook een gelegenheid om ons plan, om het project tot een goed einde te brengen, te delen. We dienen gebruik te maken van deze eenmalige kans om de groep positief te energizen, de juiste verwachtingen te stellen en richting te geven die ons zal helpen het project op tijd en binnen budget te voltooien. Als we ons niet voorbereiden op deze bijeenkomst,  zul we het project vanaf het begin in gevaar brengen.

Als projectmanager zouden we al een plan moeten hebben voor de kickoff meeting. We bespreken dit plan met ons team om hun commitment te krijgen en eveneens een gevoel van context en urgentie te geven voor de volgende stappen.

Vergadering voorbereiding

Stap 1: Ontwikkel de doelstellingen van het project en de te leveren producten

Vaststelling van de doelstellingen en de producten is bepalend voor met name de personele bezetting van het project en de ontwikkeling van het projectplan. We bevestigen onze definities met het project eigenaars (de opdrachtgevers en initiatiefnemers van het project).

Stap 2: Identificeer de leden van het projectteam en hun verantwoordelijkheden

De kickoff meeting is een kans om met het volledige projectteam de rollen en verantwoordelijkheden te bespreken. We proberen enig inzicht in teamdynamiek te krijgen en te delen.

Tevens proberen we een kijkje achter de schermen te krijgen over wie er bij het project betrokken zijn en in welke mate. We willen namelijk weten hoe we het beste met hen in contact kunt komen, zodat zij het project kunnen ondersteunen. Het is bovendien erg nuttig om te weten wie de bondgenoten of supporters van het project zijn en wie misschien problemen gaat veroorzaken.

Het is ook een kans om de project resources te presenteren. Zodoende krijgt de opdrachtgever een gevoel van vertrouwen in het team dat bij de meeting aanwezig is. Door de opdrachtgever een kijkje achter de schermen van ons team te geven, zal de opdrachtgever ook de juiste mensen op het project zetten.

De personele resource behoeften variëren echter afhankelijk van de grootte, de complexiteit en aard van het project. De deelnemers komen uit vier belangrijke groepen. Deze teamleden komen uit onze organisatie om ons project te ondersteunen:

• Operationeel medewerkers.
• Corporate Support.
• Management.
• Technische deskundigheid.

We maken een projectteamlijst met contactpersonen die de naam, verantwoordelijkheid, afdeling, functie, telefoonnummer en e-mail adres voor ieder lid omvat. Deze lijst distribueren we vervolgens in ons team.

Stap 3: Ontwikkelen van een project aannames lijst

Het is belangrijk voor leden van het projectteam op de hoogte van belangrijke aannames die gelden voor het project. Bijvoorbeeld, de veronderstelling dat elk teamlid is geselecteerd en ter beschikking gesteld aan het project door hun manager om het succes ervan te waarborgen. Wanneer de teamleden aan het project zijn toegewezen moeten ze zich ook committeren aan de taken die ze toegewezen krijgen. Alleen dan kan het project slagen.

Stap 4: Ontwikkelen van het voorlopige projectplan

We kunnen veel tijd besparen door alvast vooraf de taken, verantwoordelijkheden en tijdschema’s van het projectplan uit te werken. Het doorlopen van deze uitwerking zal ons namelijk helpen te valideren of we de juiste expertise hebben. Dit helpt bij het opsporen van risico’s en het bepalen van de geschikte tijdslijnen voor taken en deliverables.

Bepaal welke middelen je nodig hebt om je te helpen met het projectplan. Het punt wat je wil bereiken is dat je een concept plan klaar hebt liggen waarmee je de kick-off ingaat. Hiermee bespaar je namelijk tijd en krijgt het project een ​​snellere start.

Realiseer je dat het plan niet al is uitgewerkt tot in elk detail. Eigenlijk zou het dat nooit moeten voor de kickoff meeting, het is echter een goed kennisdocument. Als we in de kick-off het team hebt samengesteld en de verantwoordelijkheden hebben toegewezen, zouden we de teamleden moeten vragen de verantwoordelijkheden te valideren. Het plan zal vastgesteld worden op het eerste project-status-overleg.

Stap 5: Definieer de belangrijkste succesfactoren tijdens de kickoff meeting

Een van de doelen van een kickoff meeting voor projecten is om het team te laten begrijpen hoe succes eruit ziet, te begrijpen wat er moet gebeuren en overeenstemming te bereiken over hoe effectief samen te werken. Het is bovendien een kans om het team op een gelijk niveau te krijgen en het team en de opdrachtgever op dezelfde pagina te krijgen.

Elk project teamlid moet tevens weten wat er nodig is om dit tot een ​​succesvol project te maken. Neem daarom de tijd om de succescriteria te definiëren. Valideer deze lijst met de projecteigena(a)r(en).

Feitelijk wordt het succes door de business van de organisatie bepaald. Dit is een vaak onderschat onderdeel. Wat is het product en hoe draagt dit bij aan de business voor het bedrijf? Geef hier aandacht aan en het betaalt zich terug in een gedragen uitwerking.

Stap 6: Agenda van de project kickoff meeting

Het is belangrijk voor alle leden van het projectteam om te participeren in de kickoff meeting. We sturen een vergaderverzoek aan elke deelnemer met een gewenste tijd en datum. We nemen mee dat ze bovendien een alternatief kunnen voorstellen in het geval zij niet beschikbaar zijn. Als iemand niet beschikbaar is kan deze op afstand deelnemen.

Ons doel is om het hele team tegelijk te spreken zodat ze allemaal dezelfde boodschap te horen krijgen bij de start van het project. We instrueren alle deelnemers om actief te reageren op de aangeleverde stukken en de agenda van de kick-off om zich zo voor te bereiden op de vergadering en de herziening van de stukken.

Zodra we een harde tijd en datum, een vergaderruimte of vergadertool hebben, plannen deze voor een 90-minuten durend overleg. Het zal echter niet altijd haalbaar zijn om alle teamleden op hetzelfde moment te verzamelen.

Door het opstellen van een solide agenda, het van tevoren verstrekken van gegevens, en het organiseren van de opzet van de vergadering kunnen we er voor zorgen dat alle deelnemers tijdens de  kickoff meeting dezelfde doelstellingen krijgen, zelfs als ze elkaar niet kennen.

Stap 7: Stuur de kickoff meeting gegevens aan alle deelnemers

Als we een datum hebben, sturen we aan iedere deelnemer een uitnodiging met de vergadergegevens, met inbegrip van:

• Vergadertijd en datum.
• Wijze van vergaderen, zaal of online.
• Agenda van de vergadering.
• Deelnemers aan het project  contact informatie.
• Projectplan.

De agenda ziet er als volgt uit:

1. Introductie – ontmoet je nieuw team.
2. Opdrachtgever – wat is de achtergrond?
3. Project – waarom doen we dit?
4. Toepassingsgebied – wat doen we?
5. Aanpak – hoe gaan we dit mogelijk maken?
6. Rollen – wie doet wat?
7. Teamwork – hoe gaan we samenwerken?
8. Aftrap – wat is de agenda voor de aftrap met de klant?
9. Volgende – hoe houden we de vaart erin?
10. Q&A – wat hebben we je niet verteld?

We vragen aan alle deelnemers om het projectplan zorgvuldig te reviewen. Tevens geven we aan dat aanvullende informatie tijdens de kickoff meeting zal worden uitgereikt en dat iedereen vertrouwd moet zijn met zijn of haar deel van het plan. We leggen tevens uit dat er een Q & A sessie tijdens de vergadering zal zijn om eventuele vragen te beantwoorden.

Stap 8: Identificeer belangrijke kwesties en de project afhankelijkheden

We reviewen zelf het projectplan voor de kickoff meeting en maken notities over de punten die we willen maken op de vergadering. Het is daarnaast belangrijk dat we beoordelingsrondes, afhankelijkheden en aannames markeren. Relevante items zijn potentiële knelpunten, gevolgen, risico gebieden, enz.

De kickoff is een van de eerste brainstormsessies van het team. Brainstormen gebeurt vaak al tijdens de kickoff meeting.

Discussieer mee op LinkedIn.