Opleidingsplan en voorlichtingsplan, een blauwdruk

Er wordt een opleidingsplan en een voorlichtingsplan voor gebruikers gemaakt bij een nieuw systeem of als een nieuwe release veel verschilt van de vorige. Veranderingen vragen om nieuwe competenties. Door middel van opleiding en voorlichting worden deze competenties op niveau gebracht.

Te realiseren producten voor de taak ‘Opleiden’ in het opleidingsplan

• Opleidingsplan
• Opleidingsmateriaal
• ingerichte cursusruimte
• andere vormen van informatieverstrekking (bijv. bijeenkomsten)
• Getrainde gebruikers

Te realiseren producten voor de taak ‘Voorlichten’ in het opleidingsplan

• Voorlichtingsplan
• voorlichtingsmateriaal
• Geïnformeerde gebruikers

Stappenplan voor de taak ‘Opleiden’

1. Inventarisatie van benodigde competenties, kennis- en ervaringsniveau van de verschillende groepen gebruikers, bijvoorbeeld:
   – Werkers op een vaste werkplek.
   – Thuiswerkers.
   – Mobiele gebruikers.
   – Medewerkers die autorisaties hebben op data van  anderen.
   – Toekomstige beheerders.
2. Vaststellen van beleid t.a.v. de verdere integratie van het systeem met de bestaande informatievoorziening.
3. Vaststellen van gewenst kennisniveau per gebruikersgroep.
4. Bepalen van het ambitieniveau wat betreft adoptie en acceptatie van het systeem door gebruikers.
5. Vaststellen opleidingsvormen, in relatie tot andere hulpmiddelen zoals de helpfunctie van het systeem, schriftelijke handleiding, instructieboeken, klassikale instructie, collegiale ondersteuning, opleiden van huidige ‘supergebruikers’, opleiden van helpdeskmedewerkers e.d.
6. Opleidingsvoorstellen uitwerken voor elke doelgroep in overleg met personeel- of opleidingsfunctionaris.
7. Afstemmen van werkwijze en de beschikbaarheid van technische middelen. De afstemming vindt plaats  met de degene die het beheer en de

   

   organisatie inrichten.
8. Opstellen opleidingsplan.
9. Vaststellen opleidingsplan.
10. Voorbereiden opleiding: verzorgen opleidingsmateriaal en inschrijven deelnemers, regelen opleidingsfaciliteiten en -locatie.
11. Opleiden.

Stappenplan voor de taak ‘Voorlichting’

1. Nagaan welke verschillende doelgroepen te onderkennen zijn.
2. Bepalen van de behoefte aan informatie per doelgroep.
3. Bepalen van de behoefte aan het geven van feedback.
4. Globaal bepalen van de inhoud van de te geven informatie.
5. Nagaan welke informatiemedia voor handen zijn, die ook redelijk effectief zijn (gelezen worden bijv.).
6. Bepalen van het medium en de vorm van de informatieoverdracht.
7. Bepalen van de mogelijkheid tot geven van feedback.
8. Planning informatieverstrekking per medium, met verantwoordelijke.
9. Vastleggen acties in een voorlichtingsplan.
10. Geven van de voorlichting.

Aanwijzingen voor het opleidingsplan

• Begin op tijd met het opzetten van het opleidingsplan (cursussen opzetten kost behoorlijk wat doorlooptijd).
• Belangrijke voorwaarde voor het organiseren van opleidingen is het beschikbaar zijn van een cursuslokaal (intern of extern). Deze moet van de juiste (vergelijkbaar met die van de werkplek) technische infrastructuur zijn voorzien.
• Zorg ervoor dat er niet meer dan een enkele dag ligt tussen de cursus of instructie en het daadwerkelijk toepassen van de opgedane kennis.
• Leg de verantwoordelijkheid voor de opleiding zo dicht mogelijk bij de (managers van) betreffende doelgroepen. Vraag en organiseer op tijd en commitment van het management, met name voor het vrijmaken van capaciteit van medewerkers en ruimte binnen de organisatie.
• Zorg voor een duidelijk overzicht van deelnemers/data/opleiding waaruit blijkt wie wanneer op cursus gaat. Laat dit overzicht accorderen door de betrokken manager/directeur, zodat de medewerker weet dat hij/zij kan, mag en moet deelnemen. Laat de betreffende data noteren in agenda’s van betrokkenen en let erop dat bij aanwezigheid-kritische functies voor vervanging is gezorgd.
• Voor gebruikers die bekend zijn met het oude systeem  een korte instructie soms voldoende om met het nieuwe systeem  te kunnen werken.

Gebruikers zullen naast een stukje opleiding ook behoefte hebben aan een helpdesk. Het zorg dragen voor een opgeleide helpdesk hoort ook in deze taak thuis.

Discussieer mee op LinkedIn.