Organisatie rond datamodellen

Het beheren van datastructuren omvat globaal gezien twee aspecten namelijk: Het beheren van de (meta)gegevens en het beheren datamodellen.

Meta-gegevens zijn de gegevens die de data-elementen beschrijven. Een datamodel is de schematische weergave van de onderlinge relaties tussen de te onderscheiden data-elementen. Iedere applicatie kent een al of niet beschreven datamodel. Deze datamodellen staan vaak op zichzelf en vallen ook onder het beheer van de betreffende applicatie.

Door de tijd genomen zal de gekozen systematiek van vastlegging veelal verschillen. Bovendien bestaat er geen overall inzicht in de actuele datamodellen. De vraag die op komt is echter of het nuttig is om alle datamodellen te bundelen en centraal te beheren. Het bundelen van de datamodellen kost immers veel geld en inspanning en wat levert het op? Bij het beantwoorden van deze vraag moeten we vooral naar de organisatie kijken.

Het is natuurlijk de bedoeling om dubbele vastlegging te voorkomen en integratie van systemen te bevorderen. Nadeel is weer dat we daardoor onnodige afhankelijkheden creëren. Het is echter de taak van het Data Management om hier een balans in te vinden.

Beheren van datamodellen

Onder de centraal datamodelbeheer functie vallen de volgende taken:

• Ondersteuning te verlenen bij de analyse en modellering van gegevens en processen bij de opzet van informatiesystemen.
• De coördinatie, afstemming en vastlegging van de logische datamodellen vanuit de informatiesystemen. Ten aanzien van de ondersteunende informatiesystemen, voeren we tevens het beheer.
• Het toezien op een eenduidige definiëring van gegevensgroepen. Tevens zien we toe op de gegevenselementen ten behoeve van een gemeenschappelijk en uniform gegevensgebruik.

Deze definitie sluit aan bij de taak “Beheren metagegevens” zoals het Nederlands Genootschap voor Informatica is beschreven:

Beheren metagegevens

Activiteit

• Toezien op het eenduidig definiëren van gegevens en op het gebruik van gegevensdefinities.
• Actueel houden van het gegevenswoordenboek.
• Geven van voorlichting over het gebruik van het gegevenswoordenboek.

Toelichting beheer van datamodellen

In het gegevenswoordenboek staat de informatie omtrent definitie, naam, codering, verschijningsvorm, synoniemen, e.d. van de gegevens.
Een datadictionary is het bestand waarin we het gegevenswoordenboek bewaren. Het maakt ook deel uit van de zogenaamde systeem-encyclopedie, de repository.

Als er plannen zijn om informatiesystemen te vervangen heeft het geen zin om het datamodel van het oude model op te zetten. Het vergt namelijk veel inspanning om de gegevensmodellen uit deze “oude” informatiesystemen te destilleren en in een nieuw gegevensmodel om te zetten. Dan kan men beter kiezen voor een meer pragmatische aanpak.

De volgende ondersteunende informatiesystemen kunnen we onder meer onderscheiden:

• Centraal Relatiebeheersysteem (CRM)
• Centraal documentbeheersysteem (DMS)
• Postregistratiesysteem
• Archiefsysteem
• Enzovoorts

Deze ondersteunende informatiesystemen voeden namelijk qua data in de ideale situatie alle primaire processen binnen een organisatie. De meta-gegevens uit deze informatiesystemen slaan we als model op in de repository. Dit is de databank waarin we links kunnen leggen tussen alle aanwezige en te ontwikkelen modellen van informatiesystemen.

Indien we hiervoor gebruik maken van één database ontstaat het centrale datamodel, beheer van datamodellen optima forma.

Discussieer mee op LinkedIn.