Het Project evaluatie formulier

Een project evaluatie betekent het uitvoeren van een grondige analyse van het project. We analyseren dan:

• Voltooide doelen.
• Doelstellingen.
• Activiteiten.

Zodoende bepalen we of het project de geplande resultaten heeft opgeleverd, verwachte voordelen heeft opgeleverd en de gewenste verandering heeft aangebracht. Als proces omvat project evaluatie een reeks stappen om de resultaten en effecten van de voltooiing van het project te identificeren en te meten.

Project evaluatie indicatoren

Het projectevaluatieproces omvat een analyse van verschillende componenten of indicatoren die de voortgang van het project naar het bereiken van de doelen en doelstellingen karakteriseren. Deze componenten / indicatoren zijn uitkomsten en effecten.

Project uitkomsten

Dit zijn alle meetbare en controleerbare veranderingen die het resultaat van de succesvolle voltooiing van het project zijn. Ze bepalen namelijk de mate waarin de geïdentificeerde problemen zijn verminderd, opgelost of geëlimineerd.

In termen van project evaluatie en -beheer definiëren de uitkomsten de resultaten en voordelen die waarneembaar zijn zodra het project is voltooid. Ze dienen als de algemene indicator van de voortgang van het project naar een succesvolle implementatie van de projectdoelen. De resultaten beschrijven de effecten op korte en middellange termijn die het project heeft gegenereerd.

Effecten

Dit zijn de indicatoren van veranderingen die we specifiek kunnen koppelen aan de uitvoering van het project. De effecten bepalen de mate waarin de doelstellingen van het project zijn bereikt.

In termen van projectevaluatie en -beheer definiëren effecten de tastbare en immateriële gevolgen van het project op de omgeving waarin dit project is geïmplementeerd. Ze meten daarom de verandering die door het project is aangebracht en laten zien hoe dicht de doelstellingen zijn bereikt.

Enkele voorbeelden van projecteffecten:

• Verhoogde kwaliteit van een product / dienst.
• Verbeterd bedrijfsproces.
• Meer winst voor de onderneming.
• Verbeterde productiviteit van medewerkers.

Het belangrijkste verschil tussen effecten en resultaten is dat effecten langdurige, blijvende gevolgen hebben die jaren na voltooiing van het project waarneembaar is.

Het projectimplementatieproces voeren we stapsgewijs en consistent uit, wat betekent dat er een reeks acties of fasen is die het project vanuit een strategisch oogpunt kunnen beschrijven. Projectimplementatie kunnen we presenteren als een reeks van de volgende consistente fasen:

• Doelen.
• Activiteiten.
• Uitkomsten.
• Gevolgen.

De reeks is afhankelijk van de tijd, wat de belangrijkste beperking is die de volgorde van het implementatieproces bepaalt. In deze context is het doel van projectevaluatie om de relaties tussen uitkomsten en impact van een project bloot te leggen en om erachter te komen of het project op tijd is voltooid.

Project evaluatie formulier

D.m.v. een project evaluatie onder alle betrokken gebruikers is te achterhalen waar er tijdens het project fouten gemaakt zijn. Van de analyse van deze fouten is te leren hoe we verbeteringen voor een volgend project kunnen doorvoeren. Als we een formulier gebruiken is op eenduidige en eenvoudige wijze inzicht te krijgen over het verloop van het project. Vooraf moeten we echter wel duidelijk maken dat we het project evalueren, en niet het informatiesysteem dat door het project tot stand kwam. Het formulier geeft dit eenduidig aan. De project evaluatie kan maar op één moment plaatsvinden, namelijk vrijwel direct na het afronden van het project. Een systeemevaluatie kan overigens wel op ieder gewenst moment plaatsvinden. Ook als het informatiesysteem al lang en breed in gebruik is.

Het verdient aanbeveling om regelmatig een systeemevaluatie uit te voeren zodat bekend is hoe de gebruiker het systeem ervaart. We beperken ons nu tot de project evaluatie. We kunnen de volgende gegevens op het formulier invullen:

Identificerende elementen van een project evaluatie

• Project: We moeten aan aangegeven welk project we evalueren. De evaluatieformulieren van de betrokkenen verzamelen en analyseren we. Daarna kan rapportage over de evaluatie plaatsvinden.
• Aanvangsdatum: Datum waarop de evaluatie start. Vooraf dienen we een periode af te spreken waarbinnen de evaluatie moet plaatsvinden. We moeten het evaluatierapport tijdig kunnen afronden zodat we aan eventuele aanpassingen van het systeem kunnen beginnen.
• Einddatum: Datum waarop de evaluatie volgens afspraak zal zijn afgerond.
• Onderdeel: Bij grotere projecten stellen we vaak meerdere werkgroepen in. Leden van zo’n werkgroep kunnen over het algemeen alleen maar oordelen over het projectonderdeel waarvan zij deel hebben uitgemaakt. In dit vak is aan te geven welk onderdeel dat was.
• Gebruiker: Naam van de medewerker die het evaluatieformulier invult.
• Contactpersoon: Naam van de medewerker die als contactpersoon bij deze evaluatie optreedt.

Beoordelende elementen

• Beoordeling: Alle onder beoordeling gestelde vragen dienen we te beantwoorden.
• Antwoord: De beantwoording kan plaatsvinden als we ja of nee omcirkelen in deze kolom.
• Toelichting: In de kolom toelichting wordt door middel van het omcirkelen van ja of nee aangegeven of we het antwoord op deze vraag nog nader toelichten.
• Toelichting op beoordeling: De antwoorden op de vragen kunnen we in dit vak nader toelichten als dat nodig is. Met name als het antwoord negatief uitvalt is het wenselijk om een nadere toelichting te geven. Deze bij deze toelicht moeten we dan wel naar de vraag verwijzen. Het is mogelijk dat dit vak onvoldoende ruimte biedt voor de toelichting die we willen geven. Als dat het geval is zullen we naar een bijlage moeten uitwijken. Ook daarbij moeten we de verwijzing niet vergeten.
• Opmerkingen opgenomen in Eisen/Wensenlijst: In dit vak zal de opsteller van het eind-evaluatierapport moeten aangeven of de beschreven knelpunten in de back-log of openstaande eisen- en wensenlijst zijn opgenomen. Een evaluatie heeft alleen dan zin als we aan de hand van de opmerkingen iets doen. Het zij het systeem of de projectorganisatie verbeteren.
• Conclusies: De opsteller van het eind-evaluatierapport geeft aan welke conclusies we uit het evaluatieformulier mogen trekken. Hij kijkt daarbij niet alleen naar de opmerkingen op het formulier, maar houd ook rekening met de algemene teneur van de overige evaluatieformulieren.

Klik op Projectevaluatie.pdf voor een voorbeeld evaluatieformulier.

Discussieer mee op LinkedIn.