De toegang naar Public Domain IT kennis, checklisten en best practices.

 Welkom op ITpedia

ITpedia checklist.

Checklist:     Ontwerp
Nr. A40803Specificeer procedures/formulieren
Ontwerp administratieve organisatie

Nr.IDVraagFout                             Goed
11395Vindt er binnen de organisatie een registratie van de tijdsverantwoording van de medewerkers plaats?
21943Is de informatieverstrekking waartoe het formulier dient noodzakelijk?
31923Is duidelijk wie het formulier onderhoud?
41924Is duidelijk wie het formulier verspreid?
51925Is duidelijk wie het formulier in voorraad heeft?
6645Zijn alle bij het deelsysteem horende handmatige procedures beschreven?
72419Zijn alle contacten met het computercentrum voor de invoering van het systeem geregeld?
8904Is het aantal te gebruiken formulieren tot een minimum beperkt?
92400Is voor de invoering van het systeem de nodige aandacht besteed aan de beheersing van de formulierenstroom binnen de organisatie?
102812Worden inkomende documenten herkenbaar aan hun identificatie vastgelegd in het informatiesysteem?
112813Worden uitgaande documenten herkenbaar aan hun indentificatie vastgelegd in het informatiesysteem?
122256Worden de mutatieverslagen minimaal eens per dag geanalyseerd?
132257Is de bewaartermijn van de mutatieverslagen bekend en nageleefd?
142845Is de organisatie van de gegevensinvoer controleerbaar?
152843Zijn de transacties controleerbaar aan de hand van onderliggende brondocumenten?
162844Zijn de transacties controleerbaar aan de hand van historische overzichten?
171882Bevat het rapport een overzicht van de handmatig gevoerde administraties?
18925Is de afstemming tussen het systeem en de A.O. zodanig dat voorkomen is dat gegevens van het ene formulier op het andere moeten worden overgenomen?
191637Bevat het rapport een beschrijving van de invloed van het systeem op de interne controle?
20110Is de afhandeling van de door het systeem afgedrukte lijsten d.m.v. procedures geregeld?
211803Bevat het rapport een overzicht van de handmatige processen die door de organisatie worden uitgevoerd?
22444Is per lijst afgestemd hoe de distributie dient te verlopen?
232556Is per batchjob aangegeven met welke frequentie de batchjob draaid?
242140Worden de ter verwerking aangeboden formulieren vooraf geteld?
252511Zijn er binnen de organisatie procedures voor de controle van inkomende post?
26934Dient het foutverslag van de mutatieverwerking tevens als basis document van waar uit de fouten hersteld kunnen worden?
271200Worden alle invoergegevens gearchiveerd?
281939Is er d.m.v. procedures voor gezorgd dat iedereen het juiste deel van het formulier krijgt?
292532Is er een speciale procedure voor het aanbieden van data-entry werkzaamheden?
301940Is er rekening mee gehouden dat de informatie op het formulier op meerdere plaatsen verschillende doeleinden kan hebben?
311769Is aangegeven hoe het management de informatie verwerkende processen binnen de organisatie kan sturen?
321776Zijn de consequenties voor de administratieve organisatie bij elektronische berichten uitwisseling voldoende onderkend?
331247Zijn de procedures zodanig dat de hoeveelheid loopwerk beperkt blijft?
342392Wordt de eigenaar van de gegevens op de hoogte gebracht welk gebruik er van de gegevens gemaakt wordt?
351630Zijn er maatregelen genomen die er voor zorgen dat bij personeelswisselingen de procedures gehandhaafd blijven?
361631Worden de aanwezige procedures regelmatig ge-evalueerd, zodat ze nauw aansluiten op de werkelijke situatie?
371775Is de archivering en het opzoeken van documenten voldoende in het rapport betrokken?
381907Is de organisatie rond het formulier zo opgezet dat het formulier zonder omwegen op de juiste plaats, bij juiste persoon terecht komt?
39668Zijn de taken die uit het rapport voortkomen aan medewerkers toegewezen?
401941Wordt de informatie daar bewaard waar de gegevens het meest intensief gebruikt worden?
413386Is bij incrementele automatisering rekening gehouden met procedures die een bepaalde situatie tijdelijk moeten overbruggen?
421567Zijn binnen de organisatie de bevoegdheden aan de uit te voeren taken gekoppeld?
431766Blijft de organisatie ook werken als de gebruikers alles volgens de procedures zouden uitvoeren?
PrintenCijfer: 0,0

Gekoppelde artikelen:
Adviezen, Organisatie, Achtergronden, Definities: Waarom Procesmanagement
Adviezen, Organisatie, Oplossingen, Best practices: De Checklist als standaard formulier
Adviezen, Knelpunten, Analyses: Do You Already Have A Lean Mindset?

Succesfactoren in een Business Case

Een Business Case moet inzicht geven over de haalbaarheid van een project. Dit kan winstgevendheid zijn, realisatie binnen de begroting of een andere doelstelling. Het gaat er om dat de haalbaarheid aantoonbaar kan worden vastgesteld. Het opstellen van Kritische Succesfactoren kan daar in belangrijke mate bij helpen.  De kritische succesfactoren die ten grondslag liggen van je… lees verder »

RAID (Redundant Array of Independent Disks)

RAID (Redundant Array of Independent Disks, oorspronkelijk Redundant Array Inexpensive Disks) is een manier van het opslaan van dezelfde gegevens op verschillende plaatsen op meerdere harde schijven. Op deze manier worden de gegevens beschermt tegen de gevolgen van een crash van een harddisk. Niet alle RAID-niveaus bieden echter redundante opslag van gegevens. Dit is deel… lees verder »

Ketenbeheertools langs de meetlat

Ketenbeheer is een complexe activiteit, waarbij elke organisatie haar eigen doelstellingen, eisenpakket en business case heeft. Het is dan ook niet eenvoudig de juiste tool voor ketenbeheer te selecteren. Bart de Best heeft een checklist opgesteld voor de verschillende functies van deze methodiek, waarbinnen hij vier tools voor ketenbeheer positioneert. Hij komt tot de conclusie… lees verder »

10 tips voor de juiste KPI

KPI staat voor Key Performance Indicator. Het is een indicator waarmee je de prestaties van de dienstverlening kunt uitdrukken. In de IT worden ze vaak gebruikt om vast te stellen of alle afspraken uit de SLA wel worden nagekomen. De prestaties moeten eerst gemeten worden om te kunnen rapporteren. Waar moet je rekening mee houden?… lees verder »

Organisatiegerichte KPI´s voor een IT organisatie

Op de Balanced Scorecard staan 4 perspectieven vermeld waarvoor KPI’s kunnen worden vastgesteld. Dit zijn Financiële KPI’s, Klantgerichte KPI’s, Medewerker gerichte KPI’s en Organisatie gerichte KPI’s. In dit artikel staan de Organisatiegerichte KPI´s weergegeven Deze Organisatie KPI´s meten over het algemeen of een bepaald proces binnen de organisatie verloopt zoals het zou moeten lopen. Zowel de… lees verder »

Aanzet voor ICT administratie

Kostenloze download van formulieren. ITpedia stelt een aantal formulieren ter beschikking waarmee een eerste opzet van een ICT administratie kan worden gemaakt. Tijdens de nieuwbouw van een informatiesysteem kan de ICT administratie er bij inschieten. Het is voor het latere beheer van groot belang dat de applicatie goed gedocumenteerd is. Dankzij een goede opzet is het… lees verder »

Medewerkergerichte KPI´s voor een IT organisatie

Op de Balanced Scorecard staan 4 perspectieven vermeld waarvoor KPI’s kunnen worden vastgesteld. Dit zijn Financiële KPI’s, Klantgerichte KPI’s, Medewerker gerichte KPI’s en Organisatie gerichte KPI’s. Goede en gemotiveerde medewerkers zorgen over het algemeen voor betere prestaties. Voor deze aspecten zijn een aantal KPI´s verzameld. In dit artikel staan de Medewerkergerichte KPI´s weergegeven: Medewerkertevredenheid Medewerkertevredenheid… lees verder »

Wat is het verschil tussen een SAN en een NAS en wat heb je nodig?

SAN Versus NAS: Wat is het verschil? Laten we eerst definiëren wat het zijn. SAN (Storage Area Networks) en NAS (Network Attached Storage) zijn allebei oplossingen voor netwerkopslag, en lijken op het eerste gezicht vergelijkbaar. In veel gevallen zijn zo ook bruikbaar in vergelijkbare omgevingen. Beide gebruiken gewoonlijk RAID en bieden beide een aantal beheer-… lees verder »

De synergie van integraal ketenbeheer

In eerdere afleveringen van het vierluik over ketenbeheer kwamen beheerprocessen aan de orde. Martin Carbo behandelt in dit laatste artikel de bedrijfsprocessen, door het doormeten van deze processen bij KPN te belichten. Hierbij legt hij een relatie met de beheerprocessen, waarmee ketenbeheer pas echt ‘integraal ketenbeheer’  wordt. De voordelen blijken talrijk te zijn. Vierluik integraal… lees verder »

Ketenbeheer – principes, do’s en don’ts

De prestatie-indicator die bij veel bedrijven op nummer één staat, is beschikbaarheid. Het meetbaar maken van deze PI wordt vaak als lastig ervaren. Met de integratie van informatiesystemen tot ketens neemt deze problematiek nog verder toe. In het vorige artikel gaf Bart de Best invulling aan de ICT-aspecten van ketenbeheer. In dit artikel beschrijft hij… lees verder »

Anti Fraude Strategie in een IT organisatie

Het plegen van fraude om zichzelf te verrijken is iets van alle eeuwen. Ook in omgevingen waar veel IT wordt gebruikt komt fraude voor. Ontwikkelaars worden zich steeds bewuster van de fraude gevoeligheid van systemen terwijl IT auditors met een fraude bril op de complete IT opzet doorlichten. Er is veel aangelegen om fraude te… lees verder »

Meetbare prestaties in de keten

De prestatie-indicator die bij veel bedrijven op nummer één staat, is beschikbaarheid. Het meetbaar maken van deze PI wordt vaak als lastig ervaren. Weinig SLA’s geven dan ook een betrouwbaar beeld van de kwaliteit van de geleverde service. Daar waar wel afspraken zijn, komen de rapportages van ICT vaak niet overeen met de perceptie van… lees verder »

Klantgerichte KPI´s voor een IT organisatie

Op de Balanced Scorecard staan 4 perspectieven vermeld waarvoor KPI’s kunnen worden vastgesteld. Dit zijn Financiële KPI’s, Klantgerichte KPI’s, Medewerker gerichte KPI’s en Organisatie gerichte KPI’s. In dit artikel staan de klantgerichte KPI´s weergegeven. Het is belangrijk dat de klanten tevreden zijn over de dienstverlening. De dienstverleningen staan beschreven in de Service Catalogus. Bij dienstverleningen… lees verder »

Bedrijfsprocessen in de schijnwerpers

Integraal ketenbeheer biedt handvat voor besturing Ketenbeheer (beheer van bedrijfsprocessen en informatiesystemen) is continu onderhevig aan interne en externe invloeden, die het proces kunnen verstoren. Als gevolg hiervan weet het management niet meer waarop het moet sturen. De sleutel tot succes ligt dan in het woord integraal. Als eerste artikel uit een vierluik behandelt deze… lees verder »

SISp 4.6 Activiteiten en bemensing Proeftuin softwarepakket

Selectie van standaard software

De proeftuinfase kent de meeste activiteiten van alle SISp fases. Het is een intensieve fase die ook veel oplevert. SISp 4 kent de volgende activiteiten Bepalen scenario Contract Infrastructuur Omgeving Testen Communicatieplan Communicatie uitvoering Evaluatie en beslissing Licentie- en onderhoudscontracten 1. Bepalen scenario Deze activiteit richt zich op het bepalen van het juiste scenario voor de proeftuin…. lees verder »

Sidebar