Sharing IT Best Practices with youSharing IT Best Practices with you
Interne Influencers
In de moderne organisatie is er een overvloed aan formele structuren die de besluitvorming bepalen. Aandeelhouders, het bestuur, de ondernemingsraad en diverse stuurgroepen en commissies beïnvloeden de koers van een bedrijf. Toch kan de dagelijkse praktijk anders aanvoelen. Beslissingen lijken plotseling te vallen, projecten stagneren onverwacht, en bepaalde collega’s lijken altijd de juiste informatie op het juiste moment te hebben. Dit duidt op een krachtige, onzichtbare stroom van invloed die sterker kan zijn dan alle formele organen samen. Er zijn 4 type interne influencers: 1. Het vriendje van de baas. 2. De Sociaal vaardige collega. 3. De materiedeskundige. 4. De alwetende IT-er.
Om deze dynamiek te begrijpen, kunnen we de organisatie zien als een schaakbord. Hoewel de koning (de CEO) de meest waardevolle speler is, kan hij slechts één stap tegelijk zetten en is hij kwetsbaar voor de zetten van andere stukken. Dit artikel onthult wie deze andere stukken zijn en hoe zij het beïnvloedingsspel beheersen.
De kenmerken van een formele organisatie zijn een duidelijke structuur, vaste regels en procedures, en een hiërarchische gezagslijn. Dit betekent dat taken en verantwoordelijkheden officieel zijn vastgelegd, vaak in een organogram. Communicatie verloopt via officiële kanalen en er zijn specifieke regels over hoe beslissingen genomen moeten worden en hoe werkprocessen verlopen. De commando-structuur.
Een informele organisatie heeft een andere structuur en is meestal niet in een organogram vastgelegd.
Zo kan er een directe lijn naar de directie zijn, waarbij een manager wordt gepasseerd. Dit staat bekend als een informele lijn of kan wijzen op een line-staff organisatie in combinatie met een specifieke staforganisatie. In een formele lijnorganisatie verloopt leiding en verantwoording altijd via de hiërarchische lijn, maar informele routes kunnen ontstaan voor snelle communicatie of specifieke behoeften, bijvoorbeeld via een stafafdeling.
Hieronder de verschillende interpretaties:
Hoewel een organogram meestal de formele, hiërarchische structuur toont, kunnen er ook informele lijnen ontstaan. Dit zijn niet-vastgelegde communicatiepaden tussen medewerkers en hogere directie, waarbij de manager wordt omzeild. Dit gebeurt vaak als medewerkers direct input of advies moeten geven.
Een lijn-staf organisatie is een hybride model waarbij een stafafdeling ondersteuning biedt aan de lijnmanagers. In deze structuur kan de directie een medewerker direct aanspreken om een specifieke taak uit te voeren of advies in te winnen, waarbij de manager wordt gepasseerd voor de specifieke taak. Dit is dus geen omzeiling van de manager in het algemeen, maar een tijdelijke uitzondering binnen het specifieke functiegebied.
Bij het ontwerp van een organogram kan de directie besluiten dat bepaalde functies direct aan de directie rapporteren, zonder tussenkomst van de manager. Dit is in het organogram zelf te zien, en kan bijvoorbeeld voorkomen in de vorm van een staforganisatie.
De term die het beste aansluit bij de beschrijving is een informele lijn, of een specifieke staf- of productiefunctie. Als er echter een formele structuur is ontworpen die de manager omzeilt, staat dit in het organogram zelf aangegeven.
Dus de informele organisatie is wel officieel maar is ook gevoeliger voor interne influencers. Er zijn immers meer parallelle lijnen waarlangs de influencer zijn invloed kan leiden om zaken voor elkaar te krijgen.
De interne influences zijn geheel onzichtbaar maar zij bezitten de werkelijk macht binnen het bedrijf. Laten we ze in kaart brengen en kijken hoe ze te werk gaan.
De dynamiek van interne influencers is sterk afhankelijk van de cultuur en de specifieke omstandigheden binnen een bedrijf. In een traditionele, hiërarchische organisatie kunnen de “vriendjes van de baas” een grotere rol spelen, terwijl in een tech-startup met een platte structuur de materiedeskundigen en IT-specialisten de meeste invloed hebben. De invloed van elk type interne influencer verschilt daardoor sterk per organisatie en wordt bepaald door de bedrijfscultuur, de managementstijl en de historie (zoals het aantal oudgedienden).
| Interne Influencer | Optimale Omgeving / Cultuur | Invloedsmechanisme |
| Vriendje van de Baas | Hiërarchische/Autoritaire Cultuur: Waar beslissingen snel en top-down worden genomen. | Toegang: Zij omzeilen formele processen door directe toegang tot het management, wat leidt tot het “buitenspel zetten” van anderen. |
| Sociaal Vaardige Collega | Losse/Netwerk-gebaseerde Cultuur: Waar relaties en sociale cohesie zeer belangrijk zijn. | Sentiment: Zij beïnvloeden de onzichtbare onderstroom door roddels, stemming en informele afstemming, waardoor een project al een positieve of negatieve lading heeft voordat het formeel is besproken. |
| Materiedeskundige | Bureaucratische/Risicomijdende Cultuur: Waar alles draait om correcte procedures en controle. | Ondeelbare Kennis: Hun invloed komt door het presenteren van technische of complexe argumenten die niet te controleren zijn, waardoor leken (managers/collega’s) hun oordeel moeten accepteren om verdere vertraging te voorkomen. |
| IT’er en Architect | Grote, Complexe Organisaties Waar legacy-systemen en architectuur het dagelijks werk bepalen. | Poortwachter: Zij beïnvloeden de snelheid van innovatie door te blokkeren op basis van “architectuur” of door juist een innovatie door te drukken omdat zij als enigen de volledige technische implicaties overzien. |
Als je het schaakspel kent is het maken van een vergelijking van de zetten die een interne influencer kan maken met die van een schaker interessant. Trek zelf je conclusies:
De koning vertegenwoordigt het formele leiderschap, zoals de CEO of een directielid. Hoewel de koning het meest waardevolle stuk is en de eindverantwoordelijkheid draagt, kan hij slechts één stap tegelijk zetten. Hij is afhankelijk van de andere stukken om zijn positie te verdedigen en zijn doelen te bereiken. Zijn kwetsbaarheid symboliseert de geïsoleerde positie van een topmanager die vaak niet op de hoogte is van de onderstromen en informele machtsnetwerken die zich in de organisatie afspelen.
De koningin is het krachtigste stuk op het bord, dat in elke richting en over elke afstand kan bewegen. Zo ook het vriendje van de baas. Zij omzeilt formele processen door haar directe, informele toegang tot het management. Terwijl anderen een afspraak moeten maken, loopt zij zomaar binnen en beïnvloedt cruciale beslissingen in een oogwenk.
Het paard beweegt op een onconventionele manier en kan over andere stukken springen. Dit is de perfecte metafoor voor de sociaal vaardige collega die buiten de hiërarchische lijnen opereert. Hij bouwt aan onzichtbare bruggen en creëert een onderstroom van sentiment. Hij beïnvloedt de publieke opinie binnen de organisatie nog voordat een formeel besluit is genomen. Maar pasop, zijn boodschap kan ongegronde aannames en leugens bevatten, net als fake-nieuws op social media. Het is een gevaarlijke medewerker die zijn boodschap kan gaan schreeuwen om meer volgers te krijgen.
De loper beweegt zich alleen diagonaal en is daardoor gespecialiseerd in één kleur van het bord. Dit symboliseert de expertise van materiedeskundigen. Hun invloed is gebaseerd op een gespecialiseerde kennis die voor anderen moeilijk te controleren is. Door op basis van complexe argumenten keuzes voor te leggen, dwingen zij besluitvorming af, omdat leken de technische implicaties niet kunnen overzien. Helaas is hun inzicht altijd gekleurd.
De pionnen zijn de medewerkers op de werkvloer. Ze kunnen slechts één stap tegelijk zetten en zijn beperkt in hun bewegingsvrijheid. Hoewel ze individueel weinig macht lijken te hebben, kunnen ze, aangevoerd door een paard, door gezamenlijke actie grote invloed uitoefenen. Als ze eenmaal de overkant van het bord bereiken, maken ze ‘promotie’ veranderen ze in een machtiger stuk, wat de groei en ontwikkeling van medewerkers symboliseert.
De toren kan snel en krachtig over lange, rechte lijnen bewegen. De IT-afdeling en architecten bezitten deze kracht door hun controle over de technologische infrastructuur. Zij kunnen vernieuwingen doordrukken omdat zij als enigen de volledige technische implicaties overzien of juist ontwikkelingen blokkeren omdat iets ‘niet binnen de architectuur past’.
De IT-afdeling, die als laatste is genoemd, is een fascinerende categorie. Zij kunnen in alle vier interne influencer rollen vallen, afhankelijk van hun instelling en de cultuur van de organisatie. Ze kunnen fungeren als een ‘gatekeeper’ die innovatie blokkeert omdat het niet past in de bestaande architectuur, of juist als een ‘versneller’ die nieuwe technologieën introduceert en daarmee de richting van het bedrijf beïnvloedt. Business units die vergevorderde plannen hadden voor de invoering van een systeem kunnen worden teruggefloten omdat het systeem niet te koppelen is. Hadden ze maar vroegtijdig de IT afdeling meegenomen in het project. In een schaakspel-metafoor zijn de IT-ers daarom de torens: ze bewegen langs vaste lijnen (de architectuur), maar als ze eenmaal in stelling staan, kunnen ze een enorme impact hebben over de hele breedte van het ‘bord’.
In veel organisaties leiden de invloeden van deze spelers tot adhoc beslissingen die niet formeel tot stand zijn gekomen. Vaak voelen andere collega’s zich overvallen of buitenspel gezet, wat leidt tot een diepgewortelde frustratie. De ‘onzichtbare stroom’ van interne influencers kan een organisatie verlammen of juist versnellen, afhankelijk van de spelers en hun intenties.
De conclusie is duidelijk: de formele structuur van een bedrijf is slechts de helft van het verhaal. Om succesvol te zijn en frustraties te voorkomen, moet je de regels van het schaakspel kennen. Door de interne influencers te herkennen, kun je hun invloed beter plaatsen, anticiperen op hun zetten, en beseffen wie werkelijk de touwtjes in handen heeft – ook als het organogram iets anders suggereert. Als nieuwkomer kan je het beste met hen zoete broodjes bakken. Hou in ieder geval je ogen en oren open om te zien hoe de verschillende schaakstukken zich verplaatsen over het schaakbord.
Door de verschillende typen interne influencers te belichten en uit te leggen hoe hun invloed werkt, ben je nu meer bewust van de onderliggende krachten in je organisatie. Dit helpt je om de ongeschreven regels te begrijpen en je eigen ‘schaakspel’ beter te spelen.
Discussieer mee op ITpedia LinkedIn of op Financial Executives LinkedIn. Mogelijk is dit een vertaling van Google Translate en kan fouten bevatten. Klik hier om mee te helpen met het verbeteren van vertalingen.