Sharing IT Best Practices with youSharing IT Best Practices with you
Lessons Learned
Vraag mij niet naar de Lessons Learned, na 40 jaar in de IT te hebben gewerkt ben ik er wel achter dat mensen heel slecht leren en telkens dezelfde fouten maken. Wat ik echter heb geleerd is dat de principes van ‘Lessons Learned’ wel goed werken als de juiste bedrijfscultuur aanwezig is. Naast de effectiviteit van onze methodieken, heb ik namelijk gemerkt dat het belangrijk is om regelmatig te reflecteren op ons werk en ons proces te verbeteren. Dit kan alleen in de juiste cultuur. In dit artikel verkennen we waarom evaluaties essentieel zijn voor alle projectmanagementmethoden en hoe ze ons helpen om beter te presteren.
“Lessons learned” verwijst naar inzichten of lessen die we hebben opgedaan door ervaringen, meestal na een project, gebeurtenis, of proces. Het concept gebruiken we vaak in professionele contexten zoals projectmanagement, waar we terugkijken op wat goed ging, wat fout ging, en wat we kunnen verbeteren voor de toekomst. Het doel is om van de ervaringen te leren, zodat we dezelfde fouten niet opnieuw maken maar we juist de succesvolle aanpak herhalen. De term past dus heel goed in ons kwaliteitsdenken. Een ander woord is projectevaluatie.
Er zijn verschillende redenen waarom projectteams geleerde lessen vaak niet toepassen in projecten, ondanks dat ze waardevol kunnen zijn voor het verbeteren van toekomstige resultaten. Enkele veelvoorkomende oorzaken zijn:
De Lessons Learned komen vaak aan de orde aan het einde van een project, maar er is geen formeel proces om deze lessen vast te leggen, te delen of in toekomstige projecten te integreren. Zonder een gestructureerde methode zoals Scrum blijven geleerde lessen ongebruikt.
In veel organisaties is er een sterke focus op het snel afronden van projecten en het starten van nieuwe. Het doorvoeren van geleerde lessen kost tijd en middelen, wat als een obstakel is in drukke projectomgevingen.
Mensen hebben de neiging om vast te houden aan bekende manieren van werken, zelfs als er betere alternatieven beschikbaar zijn. Deze weerstand tegen verandering maakt het moeilijk om nieuwe lessen of methoden te implementeren.
Soms is er niemand specifiek verantwoordelijk voor het documenteren en toepassen van geleerde lessen. Zonder duidelijke eigenaarschap worden ze vaak vergeten of genegeerd. Het leren en toepassen van geleerde lessen zien organisaties vaak als een secundaire activiteit, die minder belangrijk is dan de kernactiviteiten van een project, zoals het opleveren van producten of resultaten. Hierdoor verschuiven deze lessen naar de achtergrond.
Zelfs als geleerde lessen worden gedocumenteerd, worden ze niet altijd goed gecommuniceerd aan het projectteam of de organisatie. Dit kan gebeuren als de lessen in een rapport blijven staan zonder ze actief te delen of te bespreken.
Door aandacht te besteden aan deze obstakels, kunnen organisaties beter profiteren van hun ervaringen en de kans vergroten dat een team de geleerde lessen daadwerkelijk gaan toepassen in toekomstige projecten.
Het proces van evalueren kan zwakheden, fouten of mislukkingen blootleggen, wat voor sommige individuen of teams ongemakkelijk of bedreigend kan aanvoelen. Dit leidt dan tot weerstand tegen het documenteren van geleerde lessen, vooral in organisaties waar het erkennen van fouten wordt gezien als een teken van zwakte. Enkele specifieke redenen waarom dit gebeurt, zijn:
Mensen zijn vaak bezorgd dat het blootleggen van zwakheden of mislukkingen hun reputatie binnen de organisatie kan schaden. In een cultuur waarin het management fouten niet ziet als leermomenten, maar als falen, kan er veel druk zijn om problemen te verbergen of te minimaliseren.
Teams kunnen proberen om hun eigen prestaties te beschermen, vooral als ze werken in een competitieve omgeving waarin fouten kunnen leiden tot verlies van status, middelen, of zelfs banen. In plaats van openlijk te reflecteren op wat fout ging, kiezen ze ervoor om zwakheden te negeren.
In organisaties waar een “schuldcultuur” heerst, worden mensen verantwoordelijk gehouden voor fouten, in plaats van dat deze worden gezien als een kans om te leren. Dit ontmoedigt open reflectie en het vastleggen van lessons learned, omdat mensen bang zijn voor de consequenties van het toegeven van fouten.
Evaluaties kunnen ongemakkelijke gesprekken met zich meebrengen, vooral als het gaat om het benoemen van individuele of teamverantwoordelijkheden. Mensen willen deze conflicten vaak vermijden, wat kan leiden tot een oppervlakkige evaluatie waardoor de werkelijke zwakheden niet opvallen.
Soms wordt evalueren als een administratieve taak gezien die weinig directe waarde oplevert, vooral als het gaat om het blootleggen van pijnlijke fouten. In zulke gevallen kan er bewust voor worden gekozen om de evaluatie snel af te handelen of helemaal te vermijden om negatieve aspecten niet aan het licht te brengen.
In organisaties met complexe politieke dynamieken kunnen projectleiders en teams aarzelen om problemen te documenteren, vooral als deze problemen voortkwamen uit beslissingen van hoger management. Het aan de kaak stellen van zwakheden kunnen teamleden voelen als kritiek op leidinggevenden, wat carrièrebeperkingen kan opleveren.
In sommige gevallen kan er sprake zijn van een cultuur waarin projecten vooral succesvol moeten zijn. Dit leidt tot een focus op het benadrukken van de positieve aspecten en het overslaan of bagatelliseren van zwakke punten of mislukte onderdelen.
Als er een sterke focus is op de volgende stap of het volgende project, kan de lange termijn waarde van evalueren en het documenteren van lessons learned worden genegeerd. In plaats daarvan richt men zich op snelle successen en vermijdt men reflectie op minder succesvolle aspecten.
Het vermijden van het documenteren van Lessons Learned kan op korte termijn comfortabel zijn, maar het ondermijnt de mogelijkheid om op lange termijn te leren en te verbeteren. Een cultuur waarin we fouten zien als leermogelijkheden, en waar men evaluaties aanmoedigt, kan helpen om deze obstakels te overwinnen.
Evaluaties kunnen soms ontaarden in vingerwijzen en ruzies, en dat speelt zeker een rol in het vermijden van evaluaties en het vastleggen van Lessons Learned. Wanneer de focus verschuift van gezamenlijk leren naar het toewijzen van schuld, ontstaan er spanningen binnen het team. Dit leidt vaak tot conflicten in plaats van constructieve reflectie. Enkele redenen waarom dit gebeurt:
In teams zonder een cultuur van psychologische veiligheid voelen mensen zich vaak bedreigd als fouten worden benoemd. Ze gaan dan in de verdediging of wijzen naar anderen om de schuld van zich af te schuiven. Dit voorkomt een open en eerlijk gesprek over wat er werkelijk is gebeurd.
In sommige organisaties is er een sterke interne competitie, waarbij individuen of teams elkaar proberen te overtroeven. Tijdens evaluaties kunnen mensen anderen bekritiseren om hun eigen positie te beschermen of te verbeteren, wat leidt tot vingerwijzen en conflicten.
In plaats van te kijken naar wat er binnen het proces verkeerd ging, wordt de evaluatie soms te veel gericht op individuen. Dit maakt de evaluatie persoonlijk en kan leiden tot beschuldigingen en ruzies, in plaats van het zoeken naar een gezamenlijke oplossing.
Als de projectleider of iemand in een machtspositie anderen de schuld geeft tijdens een evaluatie, kan dit leiden tot een dynamiek van angst en weerstand. Anderen kunnen dan defensief reageren, wat het proces van open evaluatie verstoort.
Zonder een neutrale derde partij om de evaluatie te begeleiden, kan de discussie snel uit de hand lopen. Een ervaren facilitator kan helpen om de evaluatie gestructureerd te laten verlopen en escalaties te voorkomen.
Als het doel van de evaluatie niet duidelijk is of er geen consensus is over wat er bereikt moet worden, kan de evaluatie afglijden naar persoonlijke aanvallen in plaats van een gezamenlijk leerproces.
Wanneer teams of individuen niet gewend zijn om constructieve kritiek te geven en ontvangen, kunnen evaluaties snel escaleren in emotionele discussies. Dit gebrek aan vaardigheden in conflicthantering kan een evaluatie onproductief maken. Om dit te voorkomen, is het belangrijk de evaluaties uit te voeren in een sfeer van vertrouwen en wederzijds respect, met een focus op verbetering en niet op schuld. Goede begeleiding, duidelijke doelen en een cultuur waarin fouten bespreekbaar zijn, kunnen helpen om evaluaties productief te houden.
Goed doordachte Agile methodes zoals Scrum en DevOps zijn ontstaan uit de Lessons Learned van ervaren ontwikkelaars en projectmanagers die worstelden met traditionele, rigide projectmanagementmethoden. Deze frameworks zijn een reactie op de inefficiënties en problemen die zij tegenkwamen in traditionele methoden, zoals langdurige ontwikkelcycli, gebrek aan reflectie en late ontdekking van problemen.
Hier zijn enkele belangrijke lessen uit eerdere ervaringen die hebben geleid tot de ontwikkeling van Agile methodes:
Agile methodes zijn dus gebouwd op de lessen die ontwikkelaars in de praktijk hebben geleerd over wat werkt en wat niet werkt in softwareontwikkeling. Het doel was om flexibele, responsieve en collaboratieve methodes te ontwikkelen die problemen in eerdere benaderingen zou oplossen. Dit maakt hen methodes die voortdurend evolueren, met een nadruk op leren en verbeteren—principes die voortkomen uit de lessons learned van de ontwikkelaars die het hebben vormgegeven.
Hoewel Scrum als methode bijvoorbeeld effectief is en veel lessen uit eerdere ervaringen heeft ingebouwd, blijven evaluaties cruciaal, zelfs binnen dit framework. De kracht van Scrum ligt niet alleen in de methodiek zelf, maar ook in het vermogen om zich voortdurend aan te passen en te verbeteren op basis van feedback en veranderingen. Hier zijn een paar redenen waarom evalueren ook binnen Agile Scrum belangrijk is:
Een van de kernprincipes van Scrum is inspectie en aanpassing. Hoewel de methode goed werkt, blijven omstandigheden, teamsamenstellingen en projectvereisten voortdurend veranderen. Evalueren (vooral via retrospectives) helpt het team om specifieke problemen of verbeterkansen binnen hun unieke context te identificeren en daarop te reageren. Dit is een continu proces.
Elk team en project is anders, zelfs binnen dezelfde Scrum-methode. Wat werkt voor het ene team, werkt mogelijk niet voor het andere. Evaluaties helpen teams om hun eigen processen en samenwerking te optimaliseren op basis van hun specifieke uitdagingen, zoals:
Teamsamenstellingen veranderen, net als individuele voorkeuren en werkstijlen. Door te evalueren via retrospectives, kunnen teamleden bespreken hoe de samenwerking verloopt en waar er ruimte is voor verbetering. Dit bevordert betere communicatie, meer vertrouwen, en zorgt ervoor dat het team op elkaar afgestemd blijft.
Evaluaties helpen bij het opsporen van kleine problemen voordat ze uitgroeien tot grotere obstakels. Door regelmatig te evalueren, kan het team potentiële risico’s of inefficiënties aanpakken voordat ze het project negatief beïnvloeden.
Scrum-teams werken nauw samen met de Product Owner en andere stakeholders. Evaluaties helpen om ervoor te zorgen dat het team zich aanpast aan veranderende verwachtingen en behoeften van de klant of het bedrijf. Ook kunnen ze helpen om te reflecteren op hoe goed de samenwerking met stakeholders verloopt en hoe we deze kunnen verbeteren.
Hoewel Scrum een methodiek is die gebaseerd is op eerdere Lessons Learned, blijft de wereld evolueren. nieuwe technologieën, marktdynamieken, en bedrijfsstrategieën kunnen impact hebben op hoe projecten worden uitgevoerd. Door te blijven evalueren, kunnen teams leren van recente ervaringen en deze nieuwe inzichten integreren in hun werkwijze.
Scrum is ontworpen om wendbaar te zijn, en evaluaties bieden kansen voor innovatie binnen het teamproces. Zelfs als het team goed presteert, kan het tijdens een retrospective nieuwe ideeën ontdekken om efficiënter of creatiever te werken.
Evalueren helpt teams ook om te reflecteren op hun doelen en prioriteiten. Zelfs als de methode goed werkt, kunnen er externe factoren zijn (zoals nieuwe klantwensen of marktontwikkelingen) die vragen om een aanpassing van de koers. Evaluaties zorgen ervoor dat het team blijft focussen op wat echt belangrijk is.
Hoewel Agile methodes veel ingebouwde voordelen hebben door hun focus op iteraties en continue verbetering, blijft evaluatie essentieel om specifieke, contextgebonden problemen aan te pakken en te blijven leren. Het gaat er niet om of de methode werkt, maar om hoe het team en het proces zich kunnen blijven verbeteren en aanpassen aan veranderende omstandigheden.
De algemene conclusie is dat evaluaties, zelfs in gestructureerde methodieken zoals Scrum en DevOps, essentieel blijven voor continue verbetering en het oplossen van specifieke team- of projectgerelateerde uitdagingen. Hoewel Agile methodes voortkomen uit eerdere lessons learned van ervaren ontwikkelaars en veel mechanismen bevat om verbetering te stimuleren, zoals retrospectives, blijven evaluaties waardevol om:
Met andere woorden, hoewel Agile Methodes zeer effectief zijn, zijn evaluaties nodig om het proces specifiek voor elk team te optimaliseren, kleine problemen vroeg op te lossen en te blijven leren en aanpassen aan veranderende omstandigheden.
Conclusie: De Lessons Learned zijn een cruciaal onderdeel van het succes van elk project, ongeacht de gebruikte methode. Ze stellen teams in staat om voortdurend te leren en te verbeteren, zich aan te passen aan veranderingen, en een effectieve samenwerking en probleemoplossing te bevorderen.
Discussieer mee op ITpedia LinkedIn of op Financial Executives LinkedIn. Mogelijk is dit een vertaling van Google Translate en kan fouten bevatten. Klik hier om mee te helpen met het verbeteren van vertalingen.