Wachttijden managen in SCRUM en andere Softwareprojecten

Het valt me op dat wachttijden in softwareprojecten vaak voor komen, verspreid over verschillende momenten. Ze verstoren onze projecten enorm en leveren veel frustraties op. Wachttijden kunnen te wijten zijn aan uiteenlopende factoren, zoals het wachten op input van stakeholders, het verkrijgen van goedkeuringen, afhankelijkheden van andere teams, of technische uitdagingen. Hoe kunnen we ze het beste managen?

De impact van wachttijden op een scrum project

Wachttijden kunnen de voortgang en efficiëntie van een Scrumteam enorm verstoren. Ze vertragen de afronding van sprints, verminderen de productiviteit en kunnen leiden tot het niet halen van sprintdoelen. Daarnaast staan ze de snelle levering van waardevolle software in de weg, wat in strijd is met de kernprincipes van Scrum. Bovendien kunnen wachttijden frustratie veroorzaken binnen het Scrum team en bij stakeholders, waardoor het vertrouwen in het project en de samenwerking afneemt.

De impact van wachttijden en op waterval projecten

Wachttijden in watervalprojecten hebben ook veel impact op de voortgang en verlengen de projectduur. Omdat watervalprojecten sequentieel en fasegericht zijn, zal een vertraging in één onderdeel (bijvoorbeeld in ontwerp, ontwikkeling of testen) de start van het volgende onderdeel vertragen, wat leidt tot opschuiving van deadlines en budgetoverschrijdingen. Dit kan ook leiden tot verminderde flexibiliteit, omdat het moeilijker is om veranderingen door te voeren zonder dat dit extra vertraging veroorzaakt. Veel projectmanagers gaan er vanuit dat ze achterstanden in een volgende fase weer in kunt halen, maar in mijn ervaring kunnen we dat maar beter vergeten. Uiteindelijk zullen wachttijden de kwaliteit van het eindproduct en de tevredenheid van de opdrachtgevers negatief beïnvloeden.

Oorzaken van wachttijden

Tijdens het verzamelen van User Stories en Requirements, kan er bijvoorbeeld vertraging optreden door de beperkte beschikbaarheid van Product owners of door de tijd die nodig is om cruciale beslissingen te nemen over de projectscope.

Tijdens het ontwerp kunnen wachttijden ontstaan doordat het eindrapport goedgekeurd moet worden of door het wachten op duidelijkheid over bepaalde afhankelijkheden. Een andere oorzaak ligt vaak in de afhankelijkheid van de oplevering van werk door andere teams, zoals API’s of databases, kan dit de voortgang in de ontwikkeling vertragen. Daarnaast kunnen code reviews of het wachten op externe services de ontwikkeling vertragen.

De tijd die nodig is om tests uit te voeren, bugs op te sporen en op te lossen, en de feedback van gebruikers te verwerken tijdens de gebruikersacceptatietest is altijd te kort ingeschat. Ook in de integratiefase kunnen vertragingen optreden doordat we verschillende componenten moeten samenvoegen, daarvoor moeten alle onderdelen klaar zijn. Tenslotte zijn na de uitrol van de software nog wachttijden mogelijk, bijvoorbeeld tijdens monitoring en validatie om te controleren of alles correct functioneert.

Wachttijden ondanks een goede planning

Het ontstaan van wachttijden is niet uitsluitend het gevolg van gebrekkige planning. Vaak worden ze veroorzaakt door complexiteit en de onzekerheden die daarbij horen. Afhankelijkheden van andere teams, veranderende vereisten, en goedkeuringsprocessen dragen allemaal bij aan mogelijke vertragingen, zelfs bij een zorgvuldig uitgedacht plan. Onvoorziene technische problemen kunnen verder bijdragen aan wachttijden, net als de noodzaak om risico’s adequaat te beheersen en ervoor te zorgen dat het project voldoet aan de kwaliteitseisen.

Invloed van beschikbaarheid van teamleden op wachttijden

De beschikbaarheid van teamleden is een cruciale factor die rechtstreeks invloed heeft op de voortgang van softwareprojecten. Wanneer belangrijke teamleden zoals ontwerpers, ontwikkelaars, of testers niet beschikbaar zijn, kan dit leiden tot aanzienlijke vertragingen in verschillende onderdelen van het project. Bijvoorbeeld, tijdens de planning is de inbreng van experts essentieel om een realistische scope en tijdlijn vast te stellen. Ontbrekende sleutelpersonen in dit onderdeel kan resulteren in onvolledige plannen, wat later in het project voor vertragingen kan zorgen.

Tijdens de bouw kan de afwezigheid van ervaren ontwikkelaars de voortgang belemmeren, vooral als ze verantwoordelijk zijn voor kritieke taken of als er code reviews en samenwerking nodig zijn. Tijdens het testen is de beschikbaarheid van testers en ontwikkelaars essentieel om snel bugs op te sporen en op te lossen. Hun afwezigheid kan ertoe leiden dat de testen langer duren, wat uiteindelijk de algehele projectduur verlengt.

Hieronder een opsomming van de wachttijden in relatie tot de beschikbaarheid:

1. Tijdens de planning en scope definitie: De beschikbaarheid van sleutelpersonen tijdens het maken van de planning is essentieel voor het vaststellen van een realistische scope en het inschatten van tijdlijnen. Ontbrekende expertise kan leiden tot onvolledige plannen, wat later voor vertragingen kan zorgen.
2. In de ontwerp- en architectuurfase: Voor het maken van een goed ontwerp is vaak specifieke kennis nodig. Als de belangrijkste ontwerpers of architecten niet beschikbaar zijn, kan dit leiden tot vertragingen of fouten die later duur zijn om te corrigeren.
3. Tijdens de ontwikkeling: De voortgang van ontwikkelingstaken hangt sterk af van de beschikbaarheid van ontwikkelaars. Wanneer ontwikkelaars niet beschikbaar zijn, kunnen kritieke taken vertragen.
4. Tijdens het testen: De beschikbaarheid van testers is essentieel voor het identificeren en rapporteren van bugs. Als testers overbelast zijn of niet beschikbaar, kan het testen langer duren. De beschikbaarheid van ontwikkelaars is eveneens belangrijk voor het oplossen van bugs die tijdens het testen worden gevonden. Als zij niet direct beschikbaar zijn, kunnenwe  kritieke problemen niet tijdig oplossen.
5. Integratie en implementatie: Verschillende teams werken vaak aan verschillende delen van de software die uiteindelijk geïntegreerd moeten worden. Voor de daadwerkelijke uitrol zijn vaak meerdere teamleden nodig, waaronder ontwikkelaars, testers, en systeembeheerders. Hun afwezigheid kan de implementatie vertragen.
6. Onderhoud en support: Na de implementatie is het cruciaal dat teamleden beschikbaar zijn voor onderhoud en support. Onbeschikbaarheid kan leiden tot langere downtime bij problemen en frustratie bij gebruikers.
7. Projectmanagement: Voor de coördinatie en besluitvorming is de beschikbaarheid van projectmanagers en teamleiders essentieel. Het niet tijdig nemen van beslissingen, het prioriteren van taken en het oplossen van problemen kan leiden tot stagnatie.

Invloed van kwaliteit van teamleden op wachttijden

De kwaliteit van de teamleden speelt een belangrijke rol bij het verminderen van wachttijd. Ervaren en bekwame teamleden kunnen taken sneller en efficiënter uitvoeren, problemen proactief oplossen, en zorgen voor werk van hogere kwaliteit. Dit leidt tot minder fouten en herstelwerkzaamheden, waardoor de noodzaak voor herhaalde test- en revisierondes afneemt. Hoogwaardige teamleden zijn ook beter in staat om effectief te communiceren, wat resulteert in snellere besluitvorming en minder wachttijd veroorzaakt door miscommunicatie of het opnieuw moeten verduidelijken van vereisten. Hier zijn de belangrijkste kenmerken van de kwaliteit van teamleden en de invloed daarvan op wachttijden:

Snelheid van uitvoering

Teamleden met een hoge mate van expertise kunnen taken sneller en efficiënter uitvoeren. Dit betekent dat er minder tijd nodig is om te wachten tot een taak is voltooid.

Ervaren teamleden kunnen sneller obstakels en problemen identificeren en oplossen, wat wachttijden minimaliseert die anders zouden ontstaan door technische complicaties.

Kwaliteit van werk

Teamleden met betere capaciteiten leveren vaak werk van hogere kwaliteit, wat resulteert in minder fouten of bugs. Dit verkort de wachttijd voor revisies, bugfixes en herhaald testen enorm. Wanneer teamleden consistent goed werk leveren, zijn er minder onverwachte problemen, wat het wachten op correcties of verbeteringen vermindert.

Effectiviteit van communicatie

Hoogwaardige teamleden communiceren duidelijk en effectief, wat leidt tot snellere besluitvorming en minder wachttijd voor goedkeuringen en richtlijnen. Duidelijke en precieze communicatie vermindert het risico op misverstanden, wat anders wachttijden veroorzaakt door het opnieuw moeten uitleggen van vereisten of het herstellen van verkeerd begrepen instructies.

Zelfstandigheid

Teamleden met meer ervaring en vaardigheden hebben minder begeleiding en supervisie nodig, wat de wachttijd vermindert die kan ontstaan wanneer zij wachten op feedback of goedkeuring van hun werk. Hoogwaardige teamleden zijn vaak proactief in het herkennen en oplossen van problemen zonder constant wachten op input van anderen, wat de algehele wachttijd in het project verkort.

Innovatie en optimalisatie

Ervaren teamleden kunnen innovatief denken en processen optimaliseren, wat wachttijden verkort door efficiëntere methoden voor taakuitvoering in te voeren. Hoogwaardige teamleden kunnen tools en technieken inzetten om repetitieve taken te automatiseren, wat wachttijden drastisch kan verminderen.

Teamcohesie en samenwerking

Teamleden van hoge kwaliteit werken meestal goed samen, wat zorgt voor een soepeler en sneller verloop van het project. Dit vermindert wachttijd die anders zou ontstaan door gebrek aan samenwerking of coördinatie. Ervaren teamleden kunnen minder ervaren teamleden begeleiden, waardoor de hele groep efficiënter werkt en wachttijden door onervarenheid worden verminderd.

Reactiesnelheid

Teamleden met de juiste vaardigheden reageren sneller op onverwachte problemen of veranderingen in vereisten, wat de wachttijd verkort bij het aanpassen van het project aan nieuwe omstandigheden. Kwalitatieve teamleden geven bovendien sneller en constructiever feedback, wat helpt bij het sneller itereren en verminderen van wachttijden.

Kostenbesparingen door ervaren professionals

Het inzetten van ervaren, maar duurdere professionals kan aanvankelijk een hogere investering lijken, maar deze keuze zal leiden tot aanzienlijke kostenbesparingen. Ervaren professionals werken doorgaans sneller en efficiënter, wat de doorlooptijd van het project verkort en de totale kosten vermindert. Ze leveren werk van hogere kwaliteit, wat betekent dat er minder herstelwerkzaamheden nodig zijn en minder fouten worden gemaakt. Dit vermindert niet alleen de directe kosten, maar voorkomt ook vertragingen. Die zouden anders ontstaan door het oplossen van problemen die door minder ervaren teamleden over het hoofd zouden zijn gezien of verkeerd zijn aangepakt.

Bovendien zijn ervaren professionals vaak beter in het plannen en beheersen van risico’s, wat helpt om onvoorziene kosten te voorkomen. Ze hebben minder begeleiding nodig, nemen sneller beslissingen, en werken proactief, wat de productiviteit van het hele team verhoogt. Deze efficiëntie draagt bij aan het verlagen van de algehele projectkosten en zorgt voor een snellere time-to-market, wat extra waarde kan creëren voor de klant en het project.

Wachttijden in Scrum-projecten

De conclusies die hierboven zijn beschreven gelden ook voor Scrum-projecten, hoewel er enkele nuances zijn die specifiek zijn voor de Scrum-werkwijze.

In Scrum, waarbij iteratieve en incrementele ontwikkelingsmethoden worden gebruikt, kunnen wachttijden nog steeds voorkomen, ondanks de focus op regelmatige sprints en snelle feedbackloops. Wachttijden kunnen ontstaan door:

• Hoewel Scrum-teams autonoom zijn, kunnen ze nog steeds afhankelijk zijn van andere teams of externe factoren. Als een ander team een afhankelijkheid niet op tijd oplevert, kan dit wachttijd veroorzaken.
• Hoewel Scrum gericht is op korte cycli, kunnen vertragingen optreden als de Product owner niet beschikbaar is om snel beslissingen te nemen of om feedback te geven tijdens sprint reviews.
• Onvoorziene technische problemen kunnen ook binnen een sprint wachttijden veroorzaken, vooral als deze problemen het Scrum team dwingen om te wachten op een oplossing of aanvullende informatie.

Complexiteit en Onzekerheden in Scrum

Scrum-projecten kenmerken zich vaak door hoge complexiteit en veranderende vereisten, wat inherent is aan de agile aanpak. Hoewel Scrum de flexibiliteit biedt om te reageren op veranderingen, kunnen deze onzekerheden toch tot wachttijden leiden, bijvoorbeeld wanneer:

• Sommige onderdelen kunnen tijdens de te complex of te groot blijken te zijn waardoor ze weer terugvallen in de Backlog. De Sprint wordt dan weliswaar op tijd opgeleverd maar de totale doorlooptijd van het project wordt wel langer.
• Nieuwe vereisten of veranderingen aan het licht komen: Deze kunnen tijdens een sprint worden ontdekt, wat kan leiden tot extra werk of het aanpassen van prioriteiten.
• Technische obstakels die we moeten oplossen voordat we de sprintdoelen kunnen bereiken.

Invloed van goede teamleden op wachttijd in Scrum

De beschikbaarheid en kwaliteit van teamleden is net zo belangrijk in Scrum als in traditionele projecten. In Scrum:

• Het hebben van ervaren en bekwame teamleden kan wachttijden verkorten door snellere probleemoplossing, effectievere communicatie, en hogere productiviteit binnen de sprint.
• Scrum-teams zijn doorgaans cross-functioneel, wat betekent dat ze over alle benodigde vaardigheden beschikken om een increment te leveren. De kwaliteit van deze teamleden kan de snelheid en efficiëntie van het team verbeteren, wat wachttijden binnen sprints vermindert.
• Hoewel Scrum een vaste ritme nastreeft, kunnen vertragingen door de afwezigheid van belangrijke teamleden nog steeds leiden tot vertragingen, vooral als hun specifieke expertise nodig is voor een cruciale taak binnen de sprint.

Kostenbesparingen door Ervaren Professionals in Scrum

In Scrum kunnen de kostenbesparingen door het inzetten van ervaren professionals zelfs nog duidelijker zijn:

• Snellere sprintcycli: Ervaren teamleden kunnen helpen om sprints sneller en efficiënter af te ronden, wat de totale doorlooptijd van het project vermindert.
• Hogere kwaliteit in increments: Ervaren professionals leveren doorgaans hogere kwaliteit werk, wat resulteert in minder herstelwerkzaamheden en een snellere oplevering van waardevolle increments.
• Door hun ervaring kunnen deze professionals bijdragen aan een realistischer sprintplanning en effectieve risicobeheersing. Dit helpt om onvoorziene kosten en vertragingen te voorkomen.

Op de lange termijn leidt dit tot minder sprints die nodig zijn om hetzelfde werk te doen, hogere klanttevredenheid door snellere levering van software, en een betere focus op de meest waardevolle functies, wat allemaal kostenbesparend werkt.

Conclusies

Hoewel de inzet van duurdere, ervaren professionals een hogere investering vereist, zal dit op termijn leiden tot kostenbesparingen. Deze besparingen zijn een gevolg van kortere projectlooptijden, hogere efficiëntie, minder fouten, en lagere onderhoudskosten. Hierdoor zal het totaalplaatje van het project goedkoper uitvallen dan wanneer goedkopere, minder ervaren teamleden worden ingezet, die mogelijk meer wachttijd en herstelwerkzaamheden veroorzaken.

Op de lange termijn leiden deze voordelen dus tot:

• Lagere onderhoudskosten.
• Hogere klanttevredenheid.
• Een betere marktpositie.

In veel gevallen zal het project uiteindelijk goedkoper uitvallen dan wanneer we minder ervaren en goedkopere teamleden inzetten, die mogelijk meer wachttijd en herstelwerkzaamheden veroorzaken. De principes van wachttijden, de impact van team-kwaliteit, en de potentiële kostenbesparingen door ervaren professionals zijn voor Scrum-projecten net zo belangrijk. Hoewel de iteratieve en flexibele aard van Scrum unieke voordelen biedt, is de vermindering van wachttijden door de inzet van ervaren teamleden hetzelfde.

Discussieer mee op ITpedia LinkedIn of op Financial Executives LinkedIn.