Effectieve IT strategieën ontwikkelen in 10 stappen

Gebrekkige IT strategieën zijn de meest voorkomende uitdagingen waarmee organisaties zich tegenwoordig geconfronteerd zien. Hun IT is dus niet afgestemd op hun bedrijfsbehoeften. Veel IT afdelingen houden zelfs niet eens (in een CMDB) bij waaruit hun IT bestaat. Dat betekent dat ze op geen enkele manier weten wat de  kosteneffectieve investeringen kunnen zijn voor hun bedrijf. Daarom is het creëren en implementeren van uitgebreide IT strategieën van cruciaal belang.

Met uitgebreide IT strategieën krijgen we:

• Een beter begrip van onze IT-mogelijkheden.
• Inzicht hoe IT ons kan helpen onze bedrijfsdoelen te bereiken.
• Ideeën hoe we de effectiviteit en efficiëntie van onze bestaande systemen en infrastructuur kunnen verbeteren.
• Mogelijkheden om nieuwe en opkomende technologieën die passen bij onze bedrijfsstrategie te signaleren.

Zonder een IT strategie voor de lange termijn zullen we snel achterop raken als onze concurrenten zich wel met succes aanpassen aan nieuwe technologieën.

Hoe maken we IT strategieën?

Het is duidelijk dat een goede IT strategie belangrijk is en goed is afgestemd op onze business strategie. Maar hoe ontwikkelen we ​​uitgebreide IT strategieën en hoe implementeren die in ons bedrijf? Er zijn 10 onmisbare stappen die we moeten volgen om ​werkbare IT strategieën te creëren:

1. Het maken van een doelenlijst

We maken een lijst met de doelstellingen van onze IT-afdeling en beschrijven haar missie en visie. Alles op deze lijst moet aansluiten op onze bedrijfsstrategie. Dankzij deze lijst kunnen we onze IT strategie op koers houden.

2. Identificeer de Gaps

Tekortkomingen kunnen we ontdekken door een gap-analyse uit te voeren van onze bestaande IT-infrastructuur en software. Binnen een gap-analyse vergelijken we de prestaties van onze bestaande applicaties en infrastructuur met de gewenste prestaties. Tevens bepalen we wat de ‘gaten’ in de prestaties veroorzaakt, zoals slecht geïmplementeerde software of het inefficiënte gebruik van bestaande infrastructuur.

3. Inventariseer de huidige software

Het kan lastig zijn om bij te houden welke hardware en software door ons is geïmplementeerd, vooral voor internationale bedrijven met veel verschillende business units. We inventariseren al onze huidige software en hardware en hun levensverwachting. Alleen dan kunnen we echt evalueren wat onze IT-mogelijkheden en IT-behoeften zijn.  

4. IT-behoeften beoordelen

Bij het beoordelen van onze IT behoeften houden we rekening met onze bestaande IT-systemen, de gap-analyse en de doelstellingen die we hebben vastgesteld. Onze  gap-analyse kan ons bijvoorbeeld helpen bij het identificeren van een oplossing die we moeten implementeren om ​​inefficiënties in onze bedrijfsprocessen aan te pakken. 

We pakken echter niet alleen onze huidige behoeften aan. Onze IT strategie moet ook de IT-behoeften in de loop van de komende vijf jaar in kaart brengen. Wanneer we bijvoorbeeld de levensverwachting van onze bestaande systemen bepalen, hebben we waarschijnlijk ook verouderde software gevonden die we moeten vervangen.

5. Identificeer technische mogelijkheden

Naast het eenvoudig identificeren van de IT-behoeften moeten we ook grondig kijken naar de specifieke technische infrastructuur die ons bedrijf nodig heeft. Hiermee kunnen we onze architectuur afstemmen op onze bedrijfsstrategie. 

6. Budget toewijzen

Een van de redenen waarom we onze IT behoeften voor de komende vijf jaar moeten bepalen, is dat we een realistische begroting nodig hebben. Omdat de middelen meestal schaars zijn kunnen we niet beschikken over het budget dat nodig is om aan al de IT-behoeften in één keer te voldoen. Daarom moeten we een doordacht plan maken om ons IT-budget op een effectieve manier te besteden.

7. Maak een implementatieplan

Het identificeren van onze IT-behoeften en deze vervolgens aanpakken is een belangrijke eerste stap. Een goede implementatie is echter vereist om voordeel te halen uit alle IT-oplossingen waarin we investeren. Stel een plan op met een realistisch tijdschema voor het implementeren van nieuwe software of het uitvoeren van IT-projecten. In ons implementatieplan moeten we ook opnemen wie daadwerkelijk verantwoordelijk is voor de implementatie. Het implementatieplan moet ook aansluiten bij de bedrijfsdoelen, vooral als die doelen tijdgevoelig zijn en afhankelijk zijn van de implementatie van bepaalde software.

8. Stel een kader vast

We moeten een framework (bijvoorbeeld ITIL) hebben dat aangeeft hoe we onze IT beheren. Dit doen we door de structuur, capaciteiten en competenties van ons team vorm te geven. Het framework moet ook aantonen hoe we onze IT verbeteren, hoe we onze strategieën uitvoeren en hoe we deze afstemmen op onze bedrijfsstrategie.

Bedenk bijhorende KPI-statistieken

Onze IT strategieën moeten normen voor succes bevatten, zodat we de effectiviteit van deze strategieën in de tijd kunnen volgen. We houden met name bij hoe nieuwe software en -infrastructuur daadwerkelijk invloed heeft op de bedrijfsresultaten. Dit vereist dat we op resultaten gebaseerde KPI’s (key performance indicators) bedenken die regelmatig moeten worden gemeten en gerapporteerd. Door deze KPI’s te ontwikkelen en te monitoren, kunnen we beoordelen hoe succesvol onze strategieën zijn. Omdat de IT-strategie een langetermijnstrategie is, stelt dit ons in staat om bij te sturen zodat we ons IT-budget niet verspillen aan oplossingen die niet effectief zijn.

9. Laat IT Strategieën valideren

Er zijn echter nog enkele stappen nodig om te starten met de strategie. Op C-level moet men de strategie onderschrijven. We moeten het management betrekken bij onze IT strategieën met behulp van brede en gerichte berichten, zodat ze begrijpen wat de strategie is en waarom deze belangrijk is.

10. Breng de nieuwe IT strategieën over

Management op het hoogste niveau is echter niet het enige met wie we onze IT-strategie moeten communiceren. Het is belangrijk dat de strategie ook te communiceren met andere belanghebbenden, zoals de betrokken business units. De goedkeuring van het C-level management helpt ons om steun te krijgen voor onze strategie in de rest van de organisatie.

IT strategieën vragen om een proactieve benadering

Een onderdeel van het opstellen van een uitgebreide IT strategie is niet alleen het identificeren van bestaande problemen en uitdagingen binnen onze IT-infrastructuur. Het gaat namelijk ook over het identificeren van potentiële IT-behoeften in de toekomst. Daarom is het beter te kiezen voor een proactieve benadering die minder tijdrovend en kosteneffectiever is dan wachten tot de problemen zich vanzelf voordoen.

Als we proactief te werk gaan, hebben we tijd om onze applicaties naar de cloud te migreren, zodat we niet plotseling zonder resources komen te zitten. Als ons plan om te migreren reactionair is, wat inhoudt dat we hebben gewacht tot onze resource op zijn, hebben we haast. Dit kan veel geld kosten, omdat er fouten worden gemaakt en ons bedrijf door een gebrek aan middelen met IT-uitdagingen wordt geconfronteerd. Daarom kunnen we niet vroeg genoeg beginnen met het opstellen van een uitgebreide IT strategie.

Discussieer mee op ITpedia LinkedIn of op Financial Executives LinkedIn.