Gap-analyse in 4 stappen

Door middel van een gap-analyse weten we waar we moeten snijden, herstellen, uitbreiden of veranderen om ons bedrijf naar het next level te brengen.

We kunnen veel gaan gissen over wat er aan de hand is en binnen ons team kunnen bovendien er verschillende meningen zijn over hoe we onze doelstellingen moeten bereiken. In plaats van in het donker rond te tasten, leidt een Gap-analyse van de kloof ons door een gedetailleerd onderzoek van waar onze organisatie momenteel is en waar we willen zijn. Hierdoor kunnen we namelijk handelen op basis van feiten, niet op basis van veronderstellingen. 

Wat is een Gap-analyse?

Een gap-analyse stelt organisaties in staat om te bepalen hoe ze hun bedrijfsdoelstellingen het beste kunnen bereiken. Het vergelijkt de huidige status met een ideale status of doelen, die tekortkomingen en kansen voor verbetering belicht.

Wat kan een Gap-analyse voor ons betekenen?

Een gap-analyse is een methode waarbij we de werkelijke prestaties of resultaten vergelijken met wat werd verwacht of gewenst. Het analyse proces identificeert sub-optimale of ontbrekende strategieën, structuren, capaciteiten, processen, technologieën of vaardigheden, en beveelt vervolgens stappen aan die ons helpen onze doelen te bereiken.

Door de huidige staat te vergelijken met de beoogde staat, kunnen organisaties of teams bepalen waaraan ze moeten werken om hun resultaten te verbeteren. Het doel daarbij is om sneller op het juiste pad te komen. Bedrijven kunnen gap-analyse ook gebruiken om te kijken naar kenmerken zoals taakcompetentie, prestatieniveau en productiviteit.

Als je jezelf afvraagt ​​hoe je een gap-analyse uitvoert, volg je deze vier eenvoudige stappen. Bovendien kunnen we deze tips ongeacht onze branche in elke discipline toepassen en onze bedrijfsdoelstellingen bereiken.

1. Analyseer de huidige status

Eerst moeten we kiezen op welk gebied van ons bedrijf we ons willen concentreren en beginnen met de huidige status. We moeten ontdekken waar onze organisatie momenteel is voordat we een plan kunt maken om onze doelen te bereiken. 

Ons klanten-serviceteam meldt bijvoorbeeld dat veel telefoontjes zijn met klantreacties van frustraties bij de klant. 

Of is ons product het probleem? Of heeft ons ondersteuningsteam eigenlijk meer training nodig voor het afhandelen van moeilijke problemen? We zullen het pas weten als we ons erin graven. Dat betekent dat we met de betrokken mensen moet praten, gegevens moet verzamelen en onze KPI’s moeten onderzoeken. Om deze informatie te begrijpen en onze huidige status te visualiseren, gebruiken we een gap-analyse-tool – een customer journey map, empathy map, service blueprint of process flow. 

Als we willen weten wat de frustratie van klanten veroorzaakt, kunnen we kwantitatieve informatie verzamelen, zoals de NPS-score van ons bedrijf of het aantal negatieve reviews dat we elke week afhandelen. We kunt ook kijken naar kwalitatieve informatie, zoals opmerkingen van klanten of feedback van onze supportdesk over het huidige belproces.

Zelfs als we een meer strategisch gebied van ons bedrijf willen analyseren, blijft het analyse-proces hetzelfde. Doelstellingen kunnen zijn:

• Een verkoopteam met dezelfde bedrijfsvisie.
• Het meest geliefde bedrijf in de branche worden.
• Verbeteren van de product-pitch van de sales afdeling.

Onderzoek bovendien de gevallen de omzetgroei, doelstellingen en conversiepercentages. 

Het belangrijkste in dit stadium is echter het begrijpen van wat de oorzaak is van het probleem. Dat is veel gemakkelijker zichtbaar te maken als we alle factoren geanalyseerd hebben. In feite moet onze gap-analyse alles evalueren wat we momenteel doen, zodat we een totaaloverzicht krijgen.

2. Identificeer de ideale toekomst voor de Gap-analyse

Als we eenmaal een goed beeld hebben en begrijpen hoe ons team of organisatie momenteel functioneert, is het tijd voor idealisme. Waar zouden we willen zijn? Wat zou er moeten gebeuren on zo ver te komen? Maak je bovendien nog geen zorgen over hoe we daar komen, dat is de volgende stap. Op dit moment is de sky the limit. We moeten groot dromen.

Misschien hebben we een uitzonderlijk marketingteam dat alle content uitbesteedt, maar na het uitvoeren van een content-audit, realiseren we ons dat ons merk niet langer samenhangend is omdat het we het laten uitvoeren door een uiteenlopende groep freelancers. Onze droom zou namelijk kunnen zijn om de controle over het contentcreatieproces terug te krijgen om je merkidentiteit terug te winnen. 

Een ander voorbeeld is een magazijn dat aan bepaalde veiligheidsvoorschriften moet voldoen. De unitmanager besluit echter dat hij meer willen doen dan voorschriften naleven. Zijn ideaal is om de voorschriften te overtreffen zodat hij meer getalenteerde en toegewijde werknemers kan aantrekken en behouden.

In beide scenario’s schiet de huidige prestatie duidelijk tekort en moeten we wijzigen. Maar in plaats van blindelings vooruit te hollen, helpt het voorstellen van het ideaal ons om een ​​hoger doel te bereiken. Een goed hulpmiddel voor gap-analyse hier zou een brainstormbord of een mindmap zijn om de creativiteit van ons team echt te benutten.

Maar hoe bereiken we het ideaal op een realistische manier? Daarvoor komt het aan op hard werken.

3. Zoek de kloof en evalueer oplossingen, de daadwerkelijke Gap-analyse

Als we de eerste twee stappen afzonderlijk afronden, krijgen we geen geweldige resultaten. De doelen kunnen verheven en onbereikbaar aanvoelen. Als we de analyse en de gewenste toekomst echter samenvoegen, wordt duidelijk wat er ontbreekt tussen onze prestaties en ons potentieel. We moeten tevens beslissen welke oplossingen de kloof het meest effectief zullen overbruggen.

Hoe we de kloof overbruggen, hangt uiteindelijk af van de prioriteiten van onze organisatie en team. Werk samen om te ontdekken wat het beste werkt. 

4. Maak en implementeer een plan om de kloof te overbruggen

Nadat we de mogelijke manieren om de kloof te overbruggen in kaart hebt gebracht en hebt besloten welke het beste zou zijn, moet we waarschijnlijk ook anderen in onze organisatie daarvan overtuigen. De wijzigingen die we aanbrengen, kunnen ook van invloed zijn op andere teams en afdelingen, dus het is belangrijk om een ​​plan te bedenken. 

We stellen een duidelijke strategie en bruikbare doelstellingen vast die ons te helpen de transitie te realiseren en iedereen aan boord te krijgen. 

Wanneer we bijvoorbeeld presenteren aan management of directie, moeten we een tijdlijn of planning hebben voor het uitrollen van de geplande wijzigingen. We kunnen echter ook een uitgebreider actieplan maken dat specifieke taken toewijst aan teams of individuen.

Vervolg op de Gap-analyse

Als de Gap-analyse eenmaal is afgerond kan het niet anders dan dat er een of meerdere projecten uit voortvloeien. Deze projecten hebben hun eigen dynamiek en doelstelling. Het is uiteindelijk de vraag of de ideale wereld maakbaar is. Dat hangt vooral af van budget, beschikbare tijd en technologie. Een ding is wel duidelijk, we staan aan het begin van een grote stap voorwaarts.

Discussieer mee op LinkedIn.