SaaS uitwijkplan is een stuk makkelijker

Ooit nagedacht over een SaaS uitwijkplan? Of vind je dat niet nodig… Jaren geleden werkte ik aan een uitwijkplan voor een overheidsorganisatie die jaarlijks miljarden aan subsidies uitbetaalde. De regelgeving vereiste dat een aanvraag voor een bepaalde tijd binnen moest zijn, anders werd hij afgewezen. Als alles OK was werd de goedkeuring uitgeprint en verzonden. Wij begrepen het belang van flexibiliteit en het voorbereid zijn op rampen want als het fout zou gaan konden we grote claims verwachten.

Interne uitwijk

Als er iets met de server zou gebeuren (en dat kwam soms voor) werd meteen overgeschakeld op een offline PC systeem met dezelfde functionaliteit. Het kon weliswaar niet de grote aantallen verwerken maar was wel in staat om de eerste klap op te vangen. Gewoonlijk was de server binnen enkele uren weer in de lucht. We konden de aanvragen gewoon blijven afhandelen alsof er niets aan de had was terwijl het technische team de systemen weer online bracht.

Het uitwijkplan

Voor de echt ernstige verstoringen was er een uitwijkplan met werkplekken bij een zusterorganisatie. Daar werd eveneens een container geplaatst met de server zodat we daar konden werken. Het uitwijkplan ging erg ver. Op de uitwijklocatie lagen zelfs lijsten met contactpersonen die we moesten bellen als er iets met een medewerker was gebeurd.
Het hele plan werd jaarlijks geoefend met containers, computers en al. Het is een belangrijke les over professionaliteit.

Wat maakt een SaaS uitwijkplan anders?

Wanneer zich een storing voordoet maken onze klanten zich geen zorgen over wie de schuld heeft. Het enige wat telt is de gebroken belofte die we niet kunnen waarmaken.

Bij Software-as-a-Service (SaaS)  zijn er drie mogelijke storingen:

1. De server van de provider kan vastlopen.
2. Onze internetverbinding kan het laten afweten.
3. Het kantoor kan niet meer te betreden zijn.

Dit maakt een SaaS uitwijkplan een stuk eenvoudiger dan het vroeger was:

• De servers staan niet meer on-premise en zijn de verantwoordelijkheid van de provider. In principe hoeven we ons daar geen zorgen over te maken. De SaaS-leverancier moet zorgen voor een no-fail systeem. Dit zijn 2 of meer server-clusters verspreid over meerdere locaties. Zij dupliceren elkaar voortdurend. Daardoor kan het ene cluster de taken ongemerkt overnemen als de ander down gaat. Let hier op bij het afsluiten van het contract.
• Medewerkers zijn niet meer gebonden aan een vaste werkplek. Bij een calamiteit die het kantoor of de internetverbinding raakt kunnen de medewerkers verder werken op een plek waar wifi is, zo nodig is dat thuis. Bij het verwerken van gevoelige data moeten we vooraf wel checken of de verbinding veilig is.

Wat moeten we regelen in het SaaS uitwijkplan?

In het SaaS uitwijkplan moeten een aantal zaken zijn geregeld die voorzien in de veiligheid van de medewerkers en voortzetting van de bedrijfsactiviteiten:

• Voor de veiligheid van de medewerkers moet er een evacuatieplan zijn.
• Voor de vaste telefoonverbindingen moet een alternatief klaar liggen waarbij de nummers naar een andere locatie worden overgezet.
• Medewerkers moeten instructies krijgen over hun taken tijdens de calamiteit.
• BHV-ers en ontruimers moeten goed getraind en gefaciliteerd zijn.
• We moeten klanten en stakeholders kunnen informeren over de status en de plannen.

Communicatie:

Op het moment van een calamiteit zal systeembeheer nog een laatste poging doen om de systemen gecontroleerd down te brengen. Hoewel hun eigen veiligheid voorop staat zullen ze tot de laatsten behoren die het kantoor verlaten. Hopelijk heb je tegen die tijd al veel SaaS in gebruik zodat dit weinig tijd zal vergen.

Ontruimers, BHV en systeembeheer communiceren op dat moment in een razend tempo en het contact mag niet verloren gaan. Normale GSM’s en Smartphones zijn op zo’n moment niet betrouwbaar genoeg. Zij zoeken immers contact met zendmasten en ook die kunnen uitvallen of op dat moment overbelast zijn.

Het beste is dan een 1 op 1 verbinding via radio.

Vertrouw op portofoons

Omdat een portofoon een 1 op 1 verbinding maakt is het een zeer betrouwbare oplossing. Tijdens de eerste minuten van een ramp zijn de hulpdiensten nog niet aanwezig en zijn de ontruimers, BHV en systeembeheer op elkaar aangewezen. Daarom mag je in een uitwijkplan geen andere oplossing opnemen want betrouwbare communicatie tijdens rampen is van levensbelang. In het oog springende kenmerken van portofoons zijn:

• Portofoons werken zonder tussenkomst van een telecom aanbieder.
• Voor veel portofoons hoef je geen zend-vergunning te hebben. Ze functioneren op de frequentieband PMR446 en DMR446. Zo kunnen we gratis communiceren met alle zenders-ontvangers binnen ons bereik zonder ons zorgen te hoeven maken of de vergunning nog geldig is tijdens een calamiteit.
• Portofoons komen in sets van 2, 4 of 8. De Motorola Portofoon is daarvan een voorbeeld. We moeten een set kiezen die overeenstemt met de omvang van de organisatie.
• Een goed leesbare, stevige display.
• Waterdicht, beschermd tegen spatwater.
• Handsfree communiceren zodat we onze handen vrij hebben tijdens een calamiteit.
• Trilalarm.
• Ingebouwde led-verlichting voor als de stroom is uitgevallen.
• Groepen maken door medewerkers eenvoudig aan elkaar te koppelen.
• 16 kanalen, 121 subkanalen.
• Personaliseringsstickers zodat we medewerkers een eigen portofoon kunnen geven.

De portofoon in het SaaS uitwijkplan

Het is niet voldoende om een set portofoons aan te schaffen en het daarbij te laten. We moeten de portofoon echt opnemen in het uitwijkplan. Denk, om alle voorzorgen te nemen, aan deze maatregelen:

• Test iedere week de werking van de portofoons.
• Check of de accu’s goed worden opgeladen en opgeladen blijven.
• Vervang de accu’s jaarlijks.
• Vervang de portofoons iedere 6 jaar met een interval van 3 jaar. Met andere woorden de ene helft van de set is maximaal 6 jaar oud en de andere helft maximaal 3 jaar. Zodoende zijn er altijd jonge portofoons beschikbaar.
• Bewaar ook een set portofoons op de uitwijklocatie. Bij sommige calamiteiten kunnen we het kantoor niet meer betreden.
• Test de portofoons op locatie ook…

Blijf scherp bij het schrijven van je SaaS uitwijkplan:
Prepare for the worst and hope for the best!