Verschuift Capex werkelijk naar Opex in het SaaS model?

Capex en Opex, kunnen we daar überhaupt nog wel over spreken bij SaaS (Software as a Service)? Het SaaS model heeft voor nieuwe aankoopopties gezorgd die verder gaan dan traditionele eeuwigdurende softwarelicenties. Dit heeft op zijn beurt nieuwe mogelijkheden geopend voor financieringsmodellen die we kunnen gebruikt om de software te betalen.

Voor de meeste bedrijven zijn softwarelasten ingewikkeld vanuit een boekhoudkundig oogpunt. Het inkoopproces kan lang zijn en tevens een aantal verschillende afdelingen binnen een organisatie omvatten. Volgens onderzoek van Gartner kunnen bij een typisch aankoopproces van bedrijfssoftware vijf tot vijftien mensen betrokken zijn bij de besluitvorming.

Waarschijnlijk ben je geen accountant en heb je misschien wel enige basiskennis van de afschrijving van software-investeringen. Eerst en vooral is er de uitdaging om te bepalen welk deel van de kosten onder de kapitaaluitgaven (Capex) valt en welk deel onder operationele kosten (Opex). Als zodanig kan het moeilijk zijn om de TCO en de mogelijke financiële implicaties en voordelen van software-investeringen volledig vast te stellen.

Capex en Opex vertegenwoordigen twee verschillende categorieën voor het administreren van bedrijfskosten. Beide kosten verschillen van aard en in de fiscale afhandeling.

De definitie van Capex en Opex

Capex dekt de belangrijkste investeringen in ons bedrijf en gaat van onze resultatenrekening naar de balans. Dit is belangrijk omdat, als we de aangeschafte software langer dan een jaar gebruiken, deze als een activa wordt opgenomen. Vervolgens zullen we deze kosten over een aantal jaren afschrijven.

Opex daarentegen vertegenwoordigt de kosten die zijn opgenomen als onderdeel van de winst- en verliesrekening van ons bedrijf. Dat komt omdat de bedrijfskosten zijn gerelateerd aan uitgaven die op permanente basis worden gemaakt. Denk daarbij aan de lopende kosten van zakendoen zoals lonen en telefoonabonnementen. Vanuit fiscaal oogpunt zijn ze fiscaal aftrekbaar in het jaar waarin ze zijn gemaakt. Deze kosten vormen het grootste deel van de normale bedrijfskosten van een bedrijf. Over het algemeen proberen we altijd een manier te vinden om deze kosten te verminderen.

Hoe kan het SaaS-model helpen?

SaaS is een leveringsmodel waarbij we de software gebruiken op basis van een abonnement. Vanuit een operationeel perspectief vindt hosting vindt extern plaats. Het SaaS-model maakt een boekhoudkundige verschuiving van uitgaven mogelijk. Artikelen die we normaal als een Capex verkrijgen, kunnen we nu toewijzen als Opex kosten. Dit zal een positief op de cashflow van ons bedrijf hebben en voorkomen dat we de gehele aankoop in één jaar moeten doen.

Het verschuiven van kapitaaluitgaven (Capex) naar bedrijfskosten (Opex) kan een slimme manier zijn voor organisaties om hun budgetten vanuit boekhoudkundig oogpunt te vergroten. Dit is precies de flexibiliteit die SaaS ons biedt.

Bovendien biedt SaaS meer boekhoudkundige voordelen. Dezelfde voordelen gelden namelijk voor de bijhorende IT-infrastructuur en de bedrijfsvoering. Met SaaS verdwijnen de vereisten om dure hardware of infrastructuur (nog meer CapEx) aan te schaffen en om deze systemen te onderhouden en te managen. Op deze manier kunnen we ons budget gebruiken om meer te bereiken.

Bespreek de werkelijke impact met de finance afdeling, de boekhoudregels kunnen van land tot land verschillen.

SaaS maakt het eenvoudiger om grote projecten goed te keuren

We zien dat veel bedrijven een grote overstap maken naar SaaS vanuit het softwarelicentiemodel. Gebruikers geven nu echt de voorkeur aan SaaS. En niet alleen vanwege lagere upfront kosten. Op de supply chain-markten dringt SaaS de uitvoeringskosten terug. SaaS-solution providers kunnen de software (Public Cloud-oplossingen) niet aanpassen. Bovendien zijn veel aanbieders van Private Cloud-oplossingen terughoudend in het uitvoeren van maatwerk. Hierdoor zijn softwareimplementaties sneller en dalen de implementatiekosten.

Het SaaS inkoopproces is niet sneller

Als we softwaremanagers spreken horen we niet dat het inkoopproces van SaaS sneller verloopt. Als SaaS leidt tot een verschuiving van Capex naar Opex zou je dit wel verwachten. Of verwart men hier SaaS met een private cloud webapplicatie?

Capex en Opex inkoopprocessen zijn verschillend

Een Capex-project doorloopt een gedetailleerd budgettair proces. Daarbij projecteren we de kosten en kostenbesparingen voor meerdere jaren. Als er kapitaalkosten aan verbonden zijn zullen slechts relatief weinig projecten het groene licht krijgen. Eerst moet de business case bewijzen dat we voldoende rendement uit de investering (ROI) halen om de risico’s te rechtvaardigen. We zien dit veel in aanbestedingstrajecten van de overheid.

In een Opex project daarentegen kan een manager met het eigen budget ervoor kiezen om een ​​uitgave te doen als hij denkt dat het hen helpt hun einddoelstellingen te behalen. Dit lijkt veel gemakkelijker en sneller.

SaaS dwingt inkoop om op andere punten te letten

De rol van inkoop is de afgelopen tien jaar enorm veranderd, vooral door de introductie van het SaaS gebaseerde leveringsmodel. Dit heeft de manier waarop bedrijven software selecteren en implementeren enorm veranderd.

In het verleden verzonden inkoopteams lange RFP’s naar leveranciers en beoordeelden ze alle reacties. Het kostte vaak maanden aan evaluatie voordat ze hun conclusies aan de opdrachtgever rapporteerden.

Toen het SaaS-leveringsmodel zo’n 20 jaar geleden werd geïntroduceerd, dwong dat inkopers om hun focus en prioriteiten te verleggen. Er was geen andere keuze dan de aanpak volgens de SaaS-manier over te nemen. Dit houdt tevens in dat we een efficiënter intern proces moeten inrichten voor de evaluatie van nieuwe software.

Aangezien ze de voor- en nadelen van elke nieuwe software-aankoop afwegen is het voor inkopers belangrijk om de kostenvoordelen van SaaS oplossingen mee te nemen. In veel gevallen zullen die doorslaggevend zijn.

Of gaat het toch om Capex?

Wat is het probleem? Kort gezegd de implementatiekosten. Voor verschillende SaaS oplossingen kunnen de implementatiekosten oplopen van enkele tienduizenden dollars tot meer dan een miljoen dollar. Zelfs als een manager over een groot budget beschikt kan hij de initiële kosten van een implementatie niet op zich nemen. Hij moet nog steeds een Capex-begrotingsproces doorlopen om goedkeuring te krijgen. Bovendien is de implementatie niet eenvoudig, hij zal zijn beste medewerkers er op moeten zetten.

Veel leveranciers en gebruikers spreken in dit verband over een SaaS oplossing maar het voldoet niet aan de ware betekenis van het begrip. Het lijkt mij namelijk sterk dat een dergelijke oplossing maandelijks opzegbaar is.

Het financieren van Capex uitgaven is een alternatief

Als softwareleveranciers bereid waren om de kosten van een implementatie over verschillende jaren te spreiden, zoals ze doen met de abonnementskosten, kunnen we zeggen dat de markt voor bedrijfssoftware echt is verschoven van Capex naar Opex. Ze zijn echter niet bereid om dit risico op te nemen. En om goede redenen. Het succes van een software-implementatie vereist namelijk dat de klant actief deelneemt, een sterk projectteam heeft en goede beslissingen neemt. De klant is daar pas toe bereidt als er een grote uitgave mee gemoeid is. Er zijn echter leasemaatschappijen die wel bereidt zijn om een slimme constructie te bedenken.

Discussieer mee op LinkedIn.