Retrospective, hoe leer je van de Sprint?

In de Sprint Retrospective evalueert het Scrum Team zichzelf en maakt het een plan voor verbeteringen die tijdens de volgende Sprint kunnen worden uitgevoerd. Hoe goed een Scrum- team ook is, er is altijd gelegenheid om te verbeteren.

De Sprint Retrospective vindt plaats na de Sprint Review en voorafgaand aan de volgende Sprint Planning. Het komt neer op een vergadering van maximaal drie uur voor een sprint van een maand. Voor kortere Sprints is de vergadering gewoonlijk korter. Af en toe zal er een hot topic ontstaan ​​of een teamconflict escaleren. Dan zal de retrospectieve langer duren. Van belang is dat alles wordt besproken.

De Scrum Master organiseert de vergadering en zorgt ervoor dat iedereen vooraf voldoende informatie krijgt. Alle teamleden zijn aanwezig, niet alleen de Scrum Master maar ook de Product Owner moet deelnemen. Teamleden die het team willen verlaten zijn misschien niet zo gemotiveerd maar hun bijdrage is belangrijk. Het gaat er om dat het volledige team aanwezig is.

Tijdens de Sprint Retrospective bespreekt het team:

• Wat er goed ging tijdens de sprint.
• Wat er aan sprints kan worden verbeterd.
• Hoe het team de verbeteren in de volgende Sprint gaat aanpakken.

De rol van de Scrum Master tijdens de Sprint Retrospective

De Scrum Master moedigt het Scrum Team aan om:

• Tot het verbeteren van het ontwikkelingsproces en de methodes.
• Het effectiever maken van de volgende Sprint.
• Het leuker maken voor de volgende Sprint.
• Alle werkprocessen in aanmerking te nemen voor verbetering.
• De definitie van “Done” ter discussie te stellen.
• De hele sprint tegen de product- of organisatienormen te houden.

Het Scrum Team plant tijdens iedere Sprint Retrospective activiteiten om de productkwaliteit te verbeteren. Tevens beoordeelt het team of deze verbeteringen niet in strijd zijn met de normen van de organisatie.

Vergadertechnieken

Hoewel een goed Scrum-team constant op zoek is naar verbetermogelijkheden, is de Sprint Retrospective het moment waarop iedereen bij elkaar zit en alle gedachten gedeeld kunnen worden. De  korte, speciale vergadering is gepland om doelbewust na te denken over manieren om de sprints te verbeteren.

Er zijn veel manieren om een ​Sprint Retrospective uit te voeren. Vaak wordt aanbevolen om er een start-stop-doorgaan-vergadering van te maken. Dit is de eenvoudigste en vaak de meest effectieve manier om een ​​retrospective uit te voeren. Met behulp van deze benadering wordt elk teamlid gevraagd om specifieke dingen te noemen die het team zou moeten doen:

• Het team moet beginnen met.
• Moet stoppen met.
• Door blijven gaan met.

Er zijn veel variaties op dit eenvoudige formaat. 

• De Scrum Master bereidt de Sprint Retrospective vergadering voor door iedereen te vragen om tijdens de scrum ideeën te onthouden.
• Hij vraagt iedereen in de kamer of iets moet worden gestart, worden gestopt of doorgegaan.
• Hij vraagt iedereen zich te focussen op zaken waar mee gestopt moet worden omdat er te weinig aandacht is voor het stoppen. 
  
  Nadat over de ideeën is gebrainstormd, wordt er gestemd op welke specifieke items tijdens de komende sprint wordt gefocust. Aan het einde van de sprint begint de retrospective vaak met het beoordelen van de verbeterpunten die geselecteerd waren in de vorige sprint retrospective.

Implementeren van verbeterpunten

Tegen het einde van de Sprint Retrospective vergadering benoemd het  Scrum Team de verbeteringen die het in de volgende Sprint zal implementeren. Het implementeren van deze verbeteringen in de volgende Sprint zal het Scrum Team zelf beoordelen. Hoewel verbeteringen op ieder moment kunnen worden geïmplementeerd, biedt de Sprint Retrospective een formele mogelijkheid om de aanpassingen te beoordelen.

In Dual Track sprints waarbij aparte tracks voor onderzoek en delivery zijn gebruiker we de Retrospective ook om alignment tussen deze sprints te borgen.

Leren van de Sprint Retrospective

De Sprint Retrospective kan een enorme impact hebben. Het belangrijkste deel wordt echter vaak vergeten; het leergedeelte.

Vaak leren teams niet echt van hun Retrospectives. Voor de meeste is een retrospective in Scrum slechts een eenvoudig mechanisch proces dat wordt gebruikt om ideeën te genereren over hoe het team kan verbeteren. Sprint Retrospectives zijn in Scrum echter veel meer dan dat.

Hoewel je het leren niet mag beperken tot Sprints Retrospectives, zijn ze vaak het moment waar het grootste deel van het leren plaatsvindt. Dit komt omdat het momenten zijn waarop het team informatie verzamelt over wat er tijdens de sprint is gebeurd en in staat is om uitdagingen te benoemen. Als resultaat van al het leren dat plaatsvindt tijdens deze sessies, bedenken teams nieuwe werkwijzen en verkeerde denkpatronen te vermijden.

Als we ons concentreren op het leren in plaats van het resultaat, zal een Sprint Retrospective altijd succesvol zijn. De teamleden genereren tijdens de Sprint Retrospectives vaak een aantal inzichten. Je krijgt ideeën voor verbetering en gaat de volgende sprint in om ze uit te proberen. Vervolgens bekijken we de acties die tijdens de sprint zijn uitgevoerd en bepalen we of we zijn verbeterd.

Maar wat gebeurt er als je een keer niets kunt verbeteren? Heb je dan het gevoel dat je gefaald hebt? Dat is niet goed.

Richt je Sprint Retrospectives op het leren, niet op het resultaat

Neem aan dat het belangrijkste punt van de Agile Retrospective is om iets te leren en niet alleen is om verbeterpunten te genereren. 

Dus door ons te concentreren op het leren in plaats van op het resultaat, kunnen we tijdens de Sprint Retrospective terugkomen op onze leerpunten en zien wat de resultaten zijn. Er zijn twee opties:

1. De aanpassing heeft gewerkt  waardoor het team productiever werd. Er werd minder tijd aan besteed in de dagelijkse stand-ups.
2. De aanpassing hielp niet. Het verhogen van de productiviteit moet ergens anders worden gerealiseerd.

De uitkomst van de les wordt als herinnering op de leermuur geplaatst. Je zou kunnen denken dat dit irrelevant is. Als je deze aanpak echter gebruikt creëer je een cultuur van leren en experimenteren.

Op deze manier kan je altijd het succes vieren, want in plaats van vast te stellen dat iets niet werkte, kan je vaststellen dat het team iets heeft geleerd.

Scrum als kwaliteit systeem

Sprint Retrospectives zijn de hoekstenen van iedere beoordelings- en verbetercyclus. Heel de opzet van Scrum is feitelijk een kwaliteit systeem volgens de ideeën van Deming. Deming bedacht de Plan – Do – Check – Act kwaliteit cycle. Deze PDCA cyclus zie je terugkomen in scrum waarbij de Sprint Retrospective naast het testen van de software één van de Check elementen is.

Retrospective in een SaaS project

Bij SaaS projecten worden vaak workshops georganiseerd waarbij consultants de gebruikers-requirements boven tafel zien te krijgen. De workshop is de start van een sprint die gaat over een deelsysteem of een functie van de software. Na implementatie is er gelegenheid om te testen of de software naar wens werkt. Door de workshop te laten starten met een stuk evaluatie van de vorige sprint wordt een retrospective in een SaaS project ingebouwd. De volgende sprint start dus met het geleerde uit de voorgaande sprint.

Discussieer mee op LinkedIn.