Sharing IT Best Practices with youSharing IT Best Practices with youExcel spreadsheets zijn zo sterk in de bedrijfsvoering van organisaties ingevoerd dat ze vaak het enige administratieve tool zijn waar aan wordt gedacht. 43% van de bedrijven meldt echter dat ze te veel aandacht moeten besteden aan het voltooien van de financiële rapportage- en openbaarmaking van cijfers.
Meer dan 50% noemt legacy IT en systeemcomplexiteit als de zware last die de inzet van Excel noodzakelijk maakt.
De deadline voor ondernemingen om cijfers te publiceren legt een enorme druk op de interne organisatie waardoor men veel business kan mislopen. Bij de invoering van nieuwe regelgeving wenden veel bedrijven zich tot ‘ad hoc’-oplossingen zoals handmatige Excel-spreadsheets. Ze plannen dan om het volgende jaar met een goeie oplossing te komen. Maar als de druk eenmaal van de ketel is laat men het lopen. Voor je het weet is de Excel spreatsheet de standaard oplossing.
In theorie zijn Excel spreadsheets prachtige, toegankelijke, gemakkelijk te gebruiken en gratis tools. Maar de realiteit is dat een op spreadsheets gebaseerde administratie gewoon niet standhoudt. Als het gaat om complexe scenario’s voor het omzetten van data in Excel is dat een moeizaam proces dat kostbare tijd in beslag neemt.
In dit artikel staan vijf belangrijke redenen waarom financiële afdelingen niet kunnen vertrouwen op Excel-spreadsheets.
Het kans op het vinden van boekhoudkundige fouten in Excel spreadsheets is hoog vanwege het grote aantal benodigde menselijke handelingen. Volgens metingen bevat 88% van de spreadsheets fouten. En hoe ingewikkelder de administratie, hoe lastiger en tijdrovender de spreadsheets worden. Het beoordelen van berekeningen en het maken van analytische rapporten kan buitengewoon vervelend worden als de administratie complexe scenario’s bevat, zoals tussentijdse contractwijzigingen of significante financieringscomponenten. De deliverables van het einde van de maand moeten dus gecontroleerd worden op juistheid. Uiteindelijk kunnen boekhoudkundige fouten in financiële overzichten leiden tot onjuiste belastingopgaven, onjuiste bonussen en verkeerde zakelijke beslissingen.
De beveiligingsrisico’s voor financiële afdelingen die vertrouwen op Excel spreadsheets zijn erg hoog. Spreadsheets zijn een statische bron zonder opties voor het bijhouden van transactiewijzigingen. MS Excel kan geen gedetailleerde geschiedenis van wijzigingen aan een reeks van meerdere transacties vastleggen, laat staan van individuele transacties. Daardoor kan het vinden van fouten in een spreadsheet een moeilijke en langdurige taak worden. Om het nog erger te maken, schermen de meeste bedrijven hun spreadsheets niet af met een wachtwoord. Dit maakt bedrijven gevoeliger voor lekken en hacks.
Standaard softwareoplossingen leveren wel audit logs en kennen beveiligingsopties waardoor gebruikers kunnen vertrouwen op de data en wijzigingen in het systeem kunnen volgen. Een paar eenvoudige functies, zoals goedkeuringsschermen, verhogen de beveiliging in tienvoud en garanderen de integriteit van de data. Bovendien kan met standaard software de noodzakelijk management informatie gegenereerd worden.
Excel is niet echt ontworpen met het oog op administraties. Binnen een financiële afdelingen werken meerdere medewerkers samen aan dezelfde administratie. Het gaat vaak om facturatie, debiteuren, crediteuren, projecten, verkopen, voorraden, en het boeken van gewerkte uren. Ook met medewerkers van andere afdelingen zoals bijvoorbeeld HRM wordt vaak samengewerkt. Het opstellen van rapportages uit de administratie is vaak een samenwerkingsactiviteit van een aantal individuen en systemen. Excel staat het echter niet toe dat meerdere gebruikers real-time aan één spreatsheet werken. Dit zou hooguit kunnen met een Microsoft Cloud-abonnement maar dan nog ontbreekt een goede audit log. Tevens is het versiebeheer vaak een probleem voor bedrijven met meerdere kantoren of afdelingen die allemaal op dezelfde spreadsheet vertrouwen. De kans dat er kopieën ontstaan is levensgroot.
Naarmate een bedrijf groeit wordt de administratie breder ingezet. Er komt een punt voor een groeiende organisatie dat de limieten vanwege de schaalbaarheid worden bereikt. Microsoft Excel is geen ideale oplossing voor grote bedrijven met meerdere entiteiten, meerdere valuta’s en grote hoeveelheden transacties. Het schijnbaar oneindige aantal werkbladtabbladen wordt uiteindelijk een last. Naarmate een bedrijf groeit en de omzet toeneemt, kan men een op de cloud gebaseerde oplossing dienovereenkomstig opschalen.
Hoe flexibel is een Excel-rapport? Worden de financiële analyses gepresenteerd op een manier die zowel intuïtief als duidelijk is? Draaitabellen en diagrammen zijn leuk, maar kan het ook beter? Geautomatiseerde standaard softwareoplossingen bieden analysetools met aanpasbare rapporten die je zelf kunt ontwerpen. Net als volledig functionerende dashboards die zijn ingesteld op je specifieke wensen op basis van het detailniveau dat je wil en mag zien.
Wil je nog een upgrade naar de nieuwe regelgeving uitvoeren op je Excel spreatsheets? Het gebruik van spreadsheets om administraties te implementeren moet echt een workaround zijn. PWC zegt: “Omdat een manuele aanpak een hoger risico op menselijke fouten en hulpbronvereisten kan inhouden, moet het niet worden beschouwd als een vervanging voor een duurzame langetermijnoplossing, maar eerder als een tussentijdse aanpak of een noodzakelijke aanvulling daarop. Bedrijven zouden een structuur moeten overwegen die hen zal helpen naar een meer permanente, geautomatiseerde oplossing te evolueren, zelfs bij de implementatie van een gedeeltelijk handmatige aanpak.”
De implementatie en uitvoering van een nieuwe administratie hoeft niet zo riskant of belastend te zijn als met spreadsheets. Toegespitste oplossingen vergroten de transparantie en nauwkeurigheid van data en maken rapportagemogelijkheden voor eindgebruikers mogelijk die veel verder reiken dan die in Excel beschikbaar zijn. Stelt je een wereld voor waarin finance medewerkers data analyseren in plaats van transacties verwerken.
Discussieer mee op LinkedIn.
Mogelijk is dit een vertaling van Google Translate en kan fouten bevatten. Klik hier om mee te helpen met het verbeteren van vertalingen.