Prioriteren van projecttaken, de Best Practices

Het prioriteren van projecttaken is niet altijd even gemakkelijk. Als Project manager kom je soms bij klanten die geen uniform bedrijfsproces hebben en moeite hebben om hun projecten op tijd af te leveren. Ze beginnen hun dag met een lijst met projecttaken, maar plotseling komt er een spoedklus tussendoor. Hun aandacht gaat dan geheel naar andere dringende werkzaamheden.

Dit is een veelvoorkomend scenario waar de meesten van ons mee te maken hebben. Soms moeten we onze aandacht van onze hoofdtaak afhalen en hopen dat het project niet in elkaar ploft. Op deze manier wordt het project voor ons een moeilijke opdracht, toch? Elke projectmanager doorloopt het proces van prioriteren van projecttaken. Dat gaat gepaard gaat met verschillende uitdagingen zoals het omgaan met honderden subtaken.

Best Practices voor het prioriteren van projecttaken

Ongeacht de complexiteit moet ieder project duidelijke prioriteiten hebben. Het succes van het project hangt af van de prioriteiten die je aan de taken geeft. Waarschijnlijk beschik je over de beste projectmanagementsoftware, maar desondanks moet je een aantal technieken beheersen om prioriteiten te kunnen geven aan je projecttaken. Je kunt het prioriteringsproces managen door deze Best Practices te hanteren:

Inschatten van projecttaken

Hoe vaak heb je aan projecten gewerkt waarvan de deadlines te strak waren? Men vergist zich vaak in de hoeveelheid tijd die nodig is om een ​​projecttaak te voltooien. Ze zijn niet bekend met welke aanvullende taken moeten worden gedaan die tijd pikken van de planning. Aanvullende taken zoals inspecties, overdracht, testen en documenteren worden vaak over het hoofd gezien. Het is belangrijk om de tijd nauwkeurig in te schatten en dat is soms makkelijker gezegd dan gedaan. Als je een projectplanning maakt vraag dan de teamleden om je te helpen bij het opstellen van taakschattingen. Een project moet worden gepland door de tijd nauwkeurig te schatten aan de hand van de volgende stappen:

• Begrijp wat belangrijk is
• Blijf bij de projectopdracht
• Stel vast wie de taken daadwerkelijk gaat uitvoeren
• Maak inschattingen met de hulp van deze mensen

Adopteer een Agile Framework

Door een Agile-methode met Agile-werkwijzen te gebruiken, kunnen projectteams beter presteren en onderling beter samenwerken. In veel organisaties is Agile aangenomen als de projectmanagementaanpak die voldoet om in de behoeften van de opdrachtgevers te voorzien. Het Scaled Agile Framework maakt het prioriteren van projecttaken daarnaast ook nog eens veel eenvoudiger.

Blijf op de hoogte van veranderingen

Leiderschap gaat over het nemen van het initiatief om dingen te doen, zonder in te boeten aan kwaliteit of tijdlijnen. Hoe zorgvuldig je de projectentaken ook plant, veranderingen zijn onvermijdelijk. De mate waarin je deze veranderingen weet te managen, bepaalt de toekomst van je project. Het is dus waarschijnlijk dat je op een gegeven moment bezig bent met het managen veranderingen. Dit soort veranderingsprocessen kunnen je weghouden van de echte prioriteiten. Daarom moeten jij en je team zich vlot kunnen aanpassen aan veranderingen. Als je de verandering effectief managed, zal je merken dat de teamleden de verandering snel zullen accepteren.

Maak de projectplanning zichtbaar

Er zijn altijd manieren te vinden die de productiviteit verbeteren en voorrang te geven aan de projecttaken van je team. Een van de populaire manieren is het visueel maken van de planning en de taken. Door de planning voor de teams zichtbaar te maken met behulp van een schema, houdt je niet alleen iedereen op de goede weg, maar krijg je ook zicht op de status van iedere taak. Natuurlijk zullen er momenten zijn waarop de opdrachtgever veranderingen zal eisen waardoor prioriteiten zullen verschuiven en het werk zal vertragen. Dit kan ertoe leiden dat het team tijdelijk minder kritieke taken uitvoert of werkt aan een taak van de plank.

Deadlines toewijzen aan projecttaken

Het geheime woord achter projectmislukkingen is “prioriteren”. Als je je project op prioriteiten probeert aan te pakken, zorg dan voor deadlines. Maak een lijst van alle prioriteiten binnen het project en geef een duidelijke deadline aan iedere taak. Iedereen kent zodoende de voltooiingsdatum van de taak die hen is toegewezen; al voordat ze eraan beginnen te werken. Als ze een taak toegewezen krijgen met een einddatum, zullen ze waarschijnlijk geneigd zijn om die taak te starten voor een andere niet zo urgente taak. Het helder, redelijk en realistisch vastleggen van de data is erg nuttig voor zowel de projectmanagers als teamleden om voorrang te geven aan bepaalde taken.

Stelt jij prioriteiten aan je projecten?

Nadat de projecten zorgvuldig zijn geprioriteerd, zullen de teamleden zich meer inspannen en zich concentreren op wat belangrijk is. Als je deze Best Practices consequent volgt, kunt je er zeker van zijn dat taken op tijd worden uitgevoerd. De teams werken aan de juiste prioriteiten en je werklast wordt minder. Begin dus met het prioriteren van projecttaken en zie hoe projecten soepeler gaan lopen.

Discussieer mee op LinkedIn.