Tools perfectioneren het werken met Remote Teams

Om te werken met Remote Teams heb je tools nodig. Deze tools zullen de samenwerking, coördinatie en het algemene Project Management gemakkelijker maken. Er zijn meerdere type tools op de markt en laten we enkele van deze tools bekijken zodat het managen van je externe team beter verloopt.

In een technologisch geavanceerde samenleving is het gebruik van samenwerkings- en managementtools nauwelijks te vermijden. Deze tools vereenvoudigen de workflow en verbeteren de efficiëntie van de medewerkers. Er zijn de vijf effectieve manieren om het werken met teams op afstand te managen. Er zijn meerdere tools voor op de markt maar laten we beperken ons tot enkele types. Zij hebben bewezen dat het managen van je externe team beter verloopt als je ze gebruikt.

Project Management Tools voor Remote Teams

Een Project Management tool helpt bij het voltooien van deliverables voor een project en dient vooral eenvoudig in het gebruik te zijn. Ten behoeve van Remote Teams kent dit soort tools de volgende eigenschappen:

• Het helpt om op de hoogte te blijven van de voortgang van je Remote Team voor elke activiteit die in het kader van een project wordt uitgevoerd.
• Het tool ondersteunt bij het organiseren en plannen van de taken.
• In het tool wordt vastgelegd hoeveel tijd aan elk van deze taken is besteed.
• Het houdt bij welke de nieuwste updates zijn opgeleverd aan de gebruiker.

Als een beginnend Project Manager weet je niet waar je moet starten. Daarom is het belangrijk om een PM ​​tool te kiezen met een eenvoudige gebruikersinterface. Veel tool kan je eerst uitproberen voordat je ze aanschaft.

Live Chat-tools

Om contact te houden, is het belangrijk dat je ten volle gebruik maakt van een live chatservice zoals Skype. Dit helpt bij het beantwoorden van de vragen van het Remote Team. Je kunt ook onderweg contact houden als je een mobiele app gebruikt. Op deze manier blijf je en je Remote Team up-to-date met de nieuwste ontwikkelingen binnen het project.

Tools voor bestandsbeheer

Het gestructureerd opslaan van bestanden is een aspect dat veel projecten al van af de start missen. Resultaat? Verlies van belangrijke bestanden en documenten die essentieel zijn voor de oplevering van project deliverables. Probeer daarom een tool  voor bestandsbeheer in het project te integreren. Denk bijvoorbeeld aan Dropbox,  daarmee kunnen gebruikers, interne teams en remote teams gemakkelijk bestanden delen en opslaan.

Tijd Tracking Tools

Het is belangrijk om te weten hoeveel werk er in een bepaalde hoeveelheid tijd is geleverd. Hierdoor weet je of het contact met de medewerkers op afstand vruchtbaar verloopt of niet. Het helpt enorm als de Tijd Trackings Tools met elkaar geïntegreerd zijn. Op die manier is een totaaloverzicht van het project te maken. Samen met een nauwkeurige timing en een eenvoudige interface helpt de Tijd Tracking oplossing om het project op tijd op te leveren.

Tools voor videocommunicatie

Als de communicatie toch stroef verloopt, kan je videocommunicatietools inzetten voor een soepeler verloop. Door een zichtbare gezichtsuitdrukking wordt de communicatie met het remote team persoonlijker. Opdrachten en feedback worden op zo efficiënter doorgeven. In feite zijn dit de meest aanbevolen tools om de workflow met remote teams te managen.

Tools voor Remote Teams

Project Management brengt veel verantwoordelijkheden met zich mee. Je moet ervoor zorgen dat het werk goed wordt verdeeld en op tijd voltooid. Daarbij moet de kwaliteit ook nog eens aan de verwachtingen van de opdrachtgever voldoen. Omdat het aantal projecttaken groot is wordt vaak een remote team ingehuurd. Op die manier wordt bespaard op rekrutering van medewerkers en is de kwaliteit beter gewaarborgd.

Maar ook remote teams kennen veel uitdagingen. Om ze te overwinnen kan je tools inzetten die de bedrijfsprocessen ondersteunen en verbeteren. Ze voorkomen niet alleen een hoop verwarring maar er zijn meer voordelen. Als je het goed organiseert verhoog je met de juiste tools de kwaliteit en is het werk eerder klaar.

Discussieer mee op LinkedIn.