7 tips om een tender te winnen

Iedere tender is weer anders: een andere opdrachtgever en andere specificaties. Iedere opdrachtgever verlangt weer andere antwoorden. De manier waarop je het bod benadert hoeft echter niet iedere keer anders te zijn.

Veel bedrijven hebben een speciaal team van experts dat zich voortdurend bezig houdt met het bieden op tenders. Ze hebben veel ervaring en kunnen de 7 tips van dit artikel onderschrijven. Deze tips ondersteunen je bij het inschrijven op tenders en maken het hele proces een stuk eenvoudiger.

1. Zorg ervoor dat het om het juiste contract

Het is belangrijk om de volledige bieding goed te analyseren voordat je jezelf vastlegt en een  bieding doet voor het betreffende contract. Neem daar goed te tijd voor. Een bieding schrijven kan een tijdrovend en intensief proces zijn. Doe daarom niet mee aan een aanbestedingsprocedure zonder vast te stellen dat het contract is waar je zeker op wilt bieden en ook zeker weet dat je kan leveren.

2. Controleer of je voldoet aan de tender evaluatiecriteria

Keer op keer komt het voor dat deelnemers zich halverwege het biedproces realiseren dat ze niet volledig aan de beoordelingscriteria voldoen. Neem de tijd om de contractspecificatie en richtlijnen met een fijne kam door te nemen. Markeer eventuele pass / fail-secties en controleer of je aan alle knock-out criteria voldoet – vooral financiële criteria.

3. Overzie de tender voordat je begint met schrijven

Er is waarschijnlijk maar weinig tijd beschikbaar voor de aanbesteding of offerte die je aan het maken bent. Duik echter niet meteen in het schrijven van je antwoorden. Maak eerst een beantwoordingsplan. Dit kan gaan over de belangrijkste onderwerpen die je in de antwoorden moet behandelen om de beoordelingscriteria te halen. Maar het gaat ook om opsommingen van ideeën en aanknopingspunten. Een decompositie van de vragen is nodig om subsecties van je antwoorden te vormen en alles in een goed perspectief te zetten.

4. Beantwoord de vragen

Het klinkt eenvoudig, maar zorg ervoor dat je de vraag beantwoordt. Gebruik geen kopieer- en plakmateriaal dat niet volledig beantwoordt aan de contractspecificatie. Iedere keer als je klaar bent met het schrijven van een antwoord moet je je afvragen of je de vraag volledig hebt beantwoordt. Verplaats je in de schoenen van de beoordelaar. Gebruik de aangegeven woord- of paginalimieten om een uitgebreid antwoord samen te stellen. Als er 500 woorden gevraagd worden, is de kans groot dat een antwoord van 100 woorden de vraag niet volledig beantwoordt. Volledige beantwoording is nodig om de beschikbare punten te scoren.

5. Bewijs je antwoorden

Als je beschrijft hoe je een product of dienst levert of als je je kwaliteitsmanagementsysteem uitlegt, is het niet voldoende om simpelweg te vermelden wat je doet. Je moet nog een stap verder gaan en uitleggen wat het betekent. Je moet bewijs leveren om je punt te maken en in de praktijk precies laten zien waartoe je in staat bent.

6. Review je tender / offerte reactie

Neem altijd voldoende tijd voor jezelf om je aanbesteding of offerte naar behoren te beoordelen. Vraag er bij voorkeur een collega bij om dit voor je te doen. Het is belangrijk om een inhoudelijke controle uit te voeren en niet alleen op de kwaliteit van het schrijven te letten. Of het nu gaat om vakjes die moeten worden aangevinkt, Excel-bladen moeten worden ingevuld of meerdere pagina’s van een online portal. Er zijn verschillende hobbels die genomen moeten worden.  Als je die ze niet controleert, kunnen leiden tot een mislukking als gevolg van niet-naleven van het tender reglement.

7. Neem je tijd voor de tender

Meestal moet je je offerte of tenderreactie indienen via een online portal of e-mail. Neem vooraf de tijd om vertrouwd te raken met het tender proces en specifieke zaken. Met name bij online portals kunnen zich technische problemen voordoen als er veel bedrijven zijn die hun aanbieding tegelijkertijd proberen in te dienen. Laat je offerte niet tot het laatste moment liggen!

Discussieer mee op LinkedIn.