ISO 16175 Norm voor digitale archiefvorming

ISO 16175-1 stelt fundamentele principes en functionele vereisten vast voor software die we gebruiken voor het maken en beheren van digitale informatie in kantooromgevingen. Het is tevens de bedoeling dat we de norm gebruiken in combinatie met ISO 16175-2 en ISO 16175-3.

De norm biedt:

• Leidende principes, best practices, implementatierichtlijnen en geeft tevens een overzicht van risico’s en maatregelen.
• De toepassing levert verbeterde ondersteuning voor auditactiviteiten op het gebied van geautomatiseerde informatievastlegging.
• Ondersteuning van goed bestuur (bijvoorbeeld verantwoording, transparantie en betere dienstverlening) door een goed archiefbeheer.
• Het maximaliseren van consistentie tussen verschillende rechtsgebieden bij het formuleren van functionele vereisten voor het beheren van records.

Principes en functionele vereisten voor archieven in elektronische kantooromgevingen

ISO 16175 biedt dus internationaal overeengekomen principes en functionele vereisten voor software die we gebruiken voor het maken en beheren van digitale informatie in kantooromgevingen.

De standaard is verdeeld in drie delen.

1. Overzicht en verklaring van principes – beschrijft daarvoor de basisprincipes voor het beheer van archieven in een digitale omgeving.
2. Richtlijnen en functionele vereisten voor digitale archiefbeheersystemen – beschrijft daarvoor de functionele vereisten voor softwaresystemen die hoofdzakelijk zijn ontworpen om records te beheren.
3. Richtlijnen en functionele vereisten voor records in bedrijfssystemen – beschrijft daarvoor de functionele vereisten voor het beheer van informatie die we bewaren in bedrijfssystemen.

Gebruik van de ISO 16175 standaard bij de overheid

Deze ISO standaard is bovendien uitermate geschikt voor gebruik door overheidsinstanties. De ISO-norm helpt bij de maximalisatie van de consistentie in de software. Het maken en beheren van koppelingen tussen de diverse agentschappen voor van digitale informatie en archieven wordt daarom een stuk eenvoudiger. De standaard ondersteund deze organisaties om:

• De functionaliteit voor informatie- en records management te reviewen, of de conformiteit van een bestaand systeem beoordelen.
• Informatie- en records managementfunctionaliteit te identificeren zodat deze wordt opgenomen in de ontwerpspecificatie voor het bouwen, upgraden of selecteren van nieuwe systemen.

De principes en functionele requirements in de standaard stellen organisaties in staat hun bedrijfsinformatie beter te beheren door middel van:

• De ondersteuning van bedrijfsbehoeften door grotere effectiviteit en efficiëntie van de verwerking mogelijk te maken.
• Te zorgen voor meer verantwoordelijkheid, transparantie en verbeterde dienstverlening.
• Vergroting van het algemene bewustzijn van de automatiseingsmogelijkheden voor archieven en records management.
• Een basis bieden voor overheidsinstanties, nationale archieven en het bredere vak van informatiebeheer om in contact te treden met bestaande en nieuwe softwareleveranciers.

Softwareleveranciers zouden zelf hun producten aan de hand van deze standaard moeten beoordelen. Waar nodig aanpassen kunnen ze aanpassingen doorvoeren.

Haal het meeste uit ISO 16175

De functionele vereisten, uiteengezet in de norm, zijn gebaseerd op de minimumvereisten voor recordsfunctionaliteit. De standaard bevat daarom geen specificaties voor het langdurig bewaren van digitale documenten. Deze vereisten moeten we dus afzonderlijk behandelen in het kader voor digitale bewaring van de archiefwet.

De best practices voor werkzaamheden in het kader van ISO 16175 zijn terug te vinden in de volgende modules:

• ISO 16175 Module 2 – Richtlijnen en functionele vereisten voor records in systemen voor digitale archiefbeheersystemen
• ISO 16575 Module 3 – Richtlijnen en functionele vereisten voor records in bedrijfssystemen

Omdat de ISO 16175 standaard de basis is vormt voor de beginselen en functionele requirements voor records in elektronische kantooromgevingen is hij van belang voor iedere kantoororganisatie en de functionele beheerders die daar werken.

Discussieer mee op LinkedIn.