Alles wat je moet weten over risico assessments

Een risico kunnen we definiëren als een onzekere gebeurtenis die een project kan stilleggen waardoor we de projectdoelstellingen niet kunnen halen. De zogenaamde showstopper. Geen enkel project is volledig immuun voor projectrisico’s.

Met behulp van een zorgvuldig plan kunnen we bekende risico’s voorzien en elimineren. Onbekende risico’s zijn echter moeilijker aan te pakken. Om mogelijke projectrisico’s te onderkennen, te vermijden of de impact ervan te minimaliseren maken organisaties gebruik van een risico assessment strategie. Een risico assessment bestaat uit de volgende elementen:

Risico assessment per fase van een project

Een risico onderkennen

Het onderkennen van het risico is de eerste stap en vereist de actieve betrokkenheid van alle teamleden, ongeacht hun rol. Daarbij komt iedereen die betrokken is bij een deel van het project in aanmerking om deel te nemen aan de discussie.

Het doel van deze stap is om de waarschijnlijke risico’s te identificeren die in latere  fases van het project kunnen optreden . Aangezien meerdere factoren tot het falen van het project kunnen leiden, moeten de belangrijkste onderdelen worden besproken:

• Technisch.
• Materiaal.
• Kosten.
• Mensen.
• Financieel.
• Management.
• Planning.

Als het hele team deelneemt, krijg je meer inzicht in mogelijke problemen, anders mis je er misschien een paar. We kunnen de projectrisico’s bespreken. Vastleggen, of documenteren kan in een projectmanagementtool zoals Monday.com.

We beginnen de discussie over ervaringen met problemen uit het verleden. Zo zorgen we er voor dat ze geen invloed hebben op het huidige project.

Risico evaluatie, leer van voorgaande projecten

Kansberekening van risico’s

Als we te maken hebben met meerdere risico’s om te elimineren, is het van cruciaal belang om te analyseren wat de waarschijnlijkheid van het optreden daarvan is door eerdere projecten te analyseren. De evaluaties van eerdere projecten kunnen aanwijzingen bevatten die we kunnen volgen of de teamleden vragen naar hun ervaringen met showstoppers in andere projecten. Zo kunnen we onderkennen welke risico’s ons project mogelijk kunnen treffen.

Daarna bepalen we welk risico we als eerste moeten afwenden en wat we later moeten aanpakken. We categoriseren de risico’s als hoog, gemiddeld en laag zodat we ze goed kunnen managen.

Bij het bepalen van de waarschijnlijkheid van de projectrisico’s, kunnen we beter vertrouwen op het analyseren van de input dan af te gaan op onze intuïtie.

Impactanalyse van risico’s

Verschillende gebeurtenissen in de levenscyclus van het project kunnen uiteenlopende gevolgen hebben. Met andere woorden, een ongewenste gebeurtenis kan op het ene project een grotere impact hebben dan op het andere project. Voor we echter de impact hebben vastgesteld is het onmogelijk om een ​​ risicomanagementplan te maken.

We concentreren ons op het minimaliseren van de impact van de individuele risico’s. Omdat de kansberekening al gemaakt is kunnen we het scheiden van risico’s op basis van impact toepassen:

• Lage waarschijnlijkheid – Hoge impact.
• Hoge waarschijnlijkheid – lage impact.
• Lage kans – lage impact.
• Hoge waarschijnlijkheid – Hoge impact.
• Hoge waarschijnlijkheid – lage impact.

We richten onze energie eerst op de “high probability high impact” -risico’s, daarna kunnen we de  risico’s met een lagere impact aanpakken.

Bovendien moeten we ook meer te weten komen over het type impact dat samenhangt met ieder geïdentificeerd risico. Het risico kan namelijk een bedreiging vormen voor de planning, de budgettering of op een andere factor binnen de projectdriehoek.

Er moet worden besloten welke factoren het belangrijkste zijn. Is het de planning, het budget of een andere factor? Als we eenmaal prioriteiten hebben gesteld, kunnen we een  realistische verwachtingen voor het project afgeven.

Vermijden van risico’s

Als we een projectrisico vinden dat we kunnen vermijden, dan kunnen we overwegen dan om dit risico al aan het begin van het project te elimineren. Bij het vermijden van een risico’s maken we meestal gebruik van technische strategieën die een slagingspercentage van 100 procent hebben.

Verzachten van een risico

Hoewel sommige risico’s kunnen worden vermeden, is dat niet altijd mogelijk. Er zijn risico’s die we niet kunnen vermijden. Als voor ons project bijvoorbeeld een hoge ziekteverzuim dreigt, zouden we mensen kunnen reserveren die kunnen invallen. Op deze manier kunnen we voorkomen dat een dergelijk risico het project lam legt.

Voor dergelijke dreigende en onvermijdelijke projectrisico’s moeten we een risicomanagementplan hebben. Het doel van dit plan is te zorgen voor een minimale impact op het  project als een dergelijke gebeurtenis optreedt.

Volgen van het risicomanagementplan

De echte waarde van een risico assessment wordt echter pas duidelijk na de succesvolle toepassing van het risicomanagementplan. Zelfs als we het meest uitgebreide risicoplan opstellen, valt of staat de werking er van bij de toepassing. Daarvoor hebben we een risicobewakingsplan nodig. Een risicobewakingsplan ondersteunt ons bij het bewaken van ons project en het signaleert wanneer we een maatregel moeten inzetten. Bovendien helpt risicobewaking ons bepalen of alle betrokkenen het plan goed volgen.

Discussieer mee op LinkedIn.