Software Robots nemen het kantoorwerk over

In verschillende bedrijfstakken vertrouwen organisaties op routinematige, repetitieve processen om hun doelen te bereiken. Tegenwoordig begrijpen veel organisaties dat het uit handen nemen van de handmatige uitvoering van deze processen door het gebruik van software-robots, aanzienlijke voordelen kan opleveren:

• Minder verwerkingstijd.
• Lagere kosten.
• Verbeterde SLA’s.
• Gelukkigere klanten en medewerkers.
• Software robots leveren aantrekkelijke resultaten en een snelle ROI op.

Zowel voor de Front Office als voor de Back Office Robots bestaan er tegenwoordig software robots. Dit is geen software in de traditionele zin van het woord, geen maatwerk, geen SaaS. Het gaat om kant-en-klare brokken die in staat zijn om een bedrijfsproces te leren en vervolgens te herhalen. Ze nemen routine matige handelingen uit handen en zorgen er voor dat de processen automatisch verlopen. Er zijn wel belangrijke verschillen tussen de Front en de Back office die een nadere toelichting vragen. Deze robots hebben betrekking op twee heel verschillende soorten processen. Bij de implementatie komt automatisch de vraag met welk doel je de robots wil inzetten. Het verlagen van de kosten of het verhogen van de klanttevredenheid?

Wat zijn de belangrijkste verschillen tussen Front Office en Back Office Robots?

Een ​​basisoverzicht van de belangrijkste verschillen:

Back Office Robots:

• Werken zonder menselijke tussenkomst
• Er is sprake van Server side initiatie van de Robots
• Getriggerd door een planning of door monitoring van bijvoorbeeld e-mail

Front Office Robots:

• Werkt niet zonder menselijke tussenkomst
• Werkt standalone
• Geactiveerd door een gebruiker

Verlaag de kosten of verhoog de klanttevredenheid

Waar ligt je focus? Voor alles wat te maken heeft met het verlagen van de kosten, moet je je focussen op Back Office robots. Als je je concentreert op de kwaliteit en de klanttevredenheid dan ligt de focus bij de  Front Office Robots.

Robotic Automation in de Back Office

Back Office Software Robots zijn vooral ontworpen voor het automatiseren van routineprocessen in de backoffice en shared services-organisaties. Geïnstalleerd op virtuele servers verwerken deze robots end-to-end processen, niet gemanaged, zonder enige menselijke betrokkenheid. In wezen het uitvoeren van een taak die de menselijke gebruiker anders handmatig zou doen. Een robot kan elke taak uitvoeren die hem geleerd wordt en deze daarna elke keer snel en nauwkeurig uitvoeren.

Desktopautomatisering in de Front Office

De digitale assistent, de beste vriend van een medewerker

Desktoprobots (aka Attended robots) automatiseren repetitieve bureautaken. Ze bieden medewerkers snelkoppelingen naar data en real-time actiebegeleiding in de  context van het proces. Het doel is de medewerker efficiënter en accurater te laten werken. Medewerkers kunnen zich gaan richten op boeiendere taken en het verbeteren van de klantervaring, in plaats van op processen en systemen. Natuurlijk zijn er ook kostenvoordelen dankzij Software Robots in de Front Office. Het proces verloopt een stuk snellere als een robot het proces overneemt. Dit wordt echter meestal niet als de belangrijkste aanleiding gezien.

Voordelen van Software Robots

Het is een trend om de werkplek steeds meer te digitaliseren. Een van de tools die de volgende stap in dit proces inluiden is de inzet van Software Robots. Bij het ontwikkelen van een nieuwe bedrijfsproces is het aan te raden om Sofware Robots gelijk in het begin te overwegen. Dan komt het  niet als een verrassing als het later als nog moet. De voordelen van Software Robots zijn helder:

• Robots zijn 4-5 sneller dan mensen en werken 24/7.
• 100% nauwkeurigheid en volledig compliant.
• Kostenreductie tot 50%.
• Bestaande IT-middelen kunnen worden gebruikt om verdere investeringen te doen.
• Eenvoudig schaalbaar – naarmate de organisatie groeit zijn Software Robots op te schalen om zo aan de veranderende behoeften te voldoen.

De business case voor Front Office Robots

Het kostenaspect kan een behoorlijke impact hebben. Reden hiervoor is dat het licentiemodel dat door de leveranciers wordt toegepast, impact kan hebben op de totale begroting of op de businesscase van de processen in kwestie.

Enkele leveranciers berekenen de licenties aan de hand van het aantal medewerkers. Ze facturen daarom een robot per medewerker.

Rekenvoorbeeld Front Office

In een callcenter worden 50 gedeelde processen geautomatiseerd. Dan heeft elke medewerker die deze 50 processen moet uitvoeren een Front Office Robot-licentie nodig.

Er zijn ook leveranciers die deze splitsing tussen Front Office Robot en Backoffice Robots niet in het licentiemodel hebben verwerkt. Daar is alleen sprake van een functionele opstelling of een koppeling aan de algemene infrastructuur of aan hoeveel virtuele pc’s / servers de software nodig hebben. De verschillende licentie modellen kunnen bepalend zijn of de business case kan worden gemaakt.

Discussieer mee op LinkedIn.