Hoe stel je een projectteam samen?

Je schat in dat je projectteam de implementatie van de software waar je aan werkt binnen twee maanden zal afronden. Zeg dat je een team van 5 consultants nodig hebt om dit project in twee maanden te doen. Maar je opdrachtgever heeft een ander idee. Hij denkt namelijk dat je met 10 consultants het werk in 4 weken kan afronden. Heeft hij gelijk?

Helaas kunnen we niet simpelweg een projectteam opschalen door het zomaar te verdubbelen omdat:

• Het managen van een projectteam met tien leden iets totaal anders is dan het managen van een projectteam met vijf leden. Het zal namelijk meer inspannen vergen om dat team te managen en de uitvoeringstijd van het project zal toenemen.
• Als het aantal leden in een projectteam toeneemt, kunnen we de projecttaken verdelen om de uitvoeringstijd te verlagen. Maar het delen van taken die slechts door één persoon kunnen worden uitgevoerd, kan de productiviteit sterk negatief beïnvloeden.

Het organiseren van het projectteam is een van de meest gecompliceerde taken binnen ‘Project Management‘. In ieder softwareproject speelt het projectteam bovendien een zeer centrale rol. Een belangrijke eigenschap van een succesvolle projectmanager is het kunnen coördineren en leiding geven aan een technologisch hoogwaardig projectteam en daardoor waarde toevoegt aan het project.

Wat is een ‘Projectteam’?

Een Projectteam bestaat uit een groep mensen die met elkaar werken om zo de doelstelling van het project te halen. De projectmanager is aangesteld om het projectteam op te bouwen en te leiden om de projectdoelstellingen te halen.

Hoe maak je een effectief projectteam?

De volgende eigenschappen zijn essentieel om een ​​zeer effectief team samen te stellen

• Sterke samenwerking – Samenwerking is met anderen werken en samen een toegewezen taak te verwezenlijken. Een goed projectteam heeft manieren om onderlinge problemen op te lossen door effectief samen te werken. Zij zijn dus bereid om elkaar te ondersteunen in het werk.
• Verbondenheid – In een sterk projectteam zetten alle leden zich in voor gemeenschappelijke projectdoelstellingen. Zij nemen verantwoordelijkheid voor hun taak en die van het team. Ieder lid spant zich dus daar voor in.
• Effectieve communicatie – Een belangrijke factor voor een succesvol projectteam is communicatie. Leden spreken hun ideeën helder en verklaarbaar uit, zodat ze elkaar kunnen begrijpen.
• Delen – In een projectteam heeft ieder lid zijn sterke en zwakke punten. In een goed team zijn de leden bereid om informatie, kennis en ervaring te delen om zodoende elkaar vooruit te helpen.

Ontwikkel een Human Resource Plan

Human resource planning (HRP) is een proces dat voorziet de huidige en toekomstige human resource behoeften van een organisatie. HRP richt zich op het vinden van de beste match tussen teamleden en projecten en een tekort of overschot aan mankracht te voorkomen. De uitwerking is verdeeld in 3 stappen:

Stap 1. Vraagprognose

In deze stap voorspelt de Projectmanager de totale human resource requirements op basis van de verschillende projectplannen.

De omvang en de samenstelling van het projectteam stellen we vast op basis van de kenmerken van het project. Als we eenmaal begrijpen welk type team we nodig hebben, dan weet we ook welke rollen we voor dat team moeten zoeken.

Het aantal leden in het projectteam is gebaseerd op een balans van de hoeveelheid projectactiviteiten en de complexiteit van het project.

Voor complexe projecten met een hoog volume geldt dat het projectteam in de startfase in omvang zal groeien om zo deze complexiteit te realiseren. In dat geval kunnen meerdere personen samen één rol vervullen en met elkaar de verantwoordelijkheden op zich nemen.

Stap 2. Competentie Evaluatie

De competenties van teamleden is een belangrijk punt dat we in de planning mee moeten nemen. We moeten teamleden met verschillende competenties aan de juiste taak toewijzen. Dat betekent dus dat we de juiste professionals moeten selecteren.

Om fouten te vermijden, moet je voordat je de leden een taak toewijst, als projectmanager een aantal factoren overwegen:

• De vaardigheden die de leden nodig hebben om verschillende projecttaken af ​​te ronden.
• De vaardigheden moeten we meten tegen de projectmissie en het projectdoel. Als de beschikbare mensen onvoldoende competenties hebben, dient de projectmanager plannen te maken hoe ze deze vaardigheden kunnen opdoen.
• Voor een evenwichtige opbouw naar ervaring moeten we kennis-overdracht te faciliteren, ervaringsopbouw te versnellen, en bovenal herhaling van fouten uit het verleden te voorkomen. Dit is de lange termijn doelstelling bij het selecteren van projectteamleden.

Stap 3. Trainingsplan

• Onderken de tekorten: In sommige gevallen zijn er leemtes tussen de competenties van het lid en de vraag naar de vaardigheid voor het project. Het is verantwoordelijkheid van de projectmanager om te bepalen welke vaardigheden de leden nog niet hebben om zo een ​​passend trainingsplan voor hen te maken.
• Training: Onderdeel van de Human Resource Planning is een afweging van hoe we bestaande medewerkers kunnen opleiden om de vaardigheden en vereiste competenties te verkrijgen. Het trainingsplan moeten we bovendien direct na het onderkennen van het tekort schrijven en toepassen.
• Evaluatie: De trainingsprogramma’s moeten we vaak controleren en evalueren om ervoor te zorgen dat ze effectief zijn. Het trainingsprogramma kunnen we eventueel wijzigen.

Discussieer mee op LinkedIn.