Projectmanagers managen verwachtingen

Hoe ziet het dagelijks leven van projectmanagers eruit? Veel vergaderingen? Beoordelen van het projectplannen, de budgetten, de planning en de projectstatus? Of proberen ze de interactie tussen het projectteam, de stuurgroep, de opdrachtgever en de gebruikers te managen?

Een projectmanagers doet deze dingen dagelijks. Project Management is een optelsom van:

• Vaardigheden.
• Tools.
• Kennis die nodig is om een ​​projectteam te leiden.

Dit zorgt er voor dat we het project effectief kunnen plannen en uitvoeren om de oplevering te realiseren.

Als je een carrière als project manager overweegt is het nuttig om trainingen te volgen om geloofwaardig over te komen. Maar ook om je te verdiepen in wat het werk precies inhoud. Anders heb je veel geld en tijd geïnvesteerd om er achter te komen dat deze baan niets voor je is.

Projectmanagers doen meer dan delegeren en communiceren

Misschien dacht je dat projectmanagers alleen maar aan de medewerkers hoefde te vertellen wat voor werk ze moeten doen. Dat ze daar dan verslagen voor het hoger management voor maken. Als je echter eenmaal hebt deelgenomen aan een project en projectteams hebt geleid wordt duidelijk dat een projectmanager iemand moet zijn met meer vaardigheden dan dat. Je zou ook kunnen denken dat projectmanagers vooral technische kennis en vaardigheden nodig hebben. Hun succes lijkt af te hangen van hun technische kennis in een projectomgeving. Ook dat is maar ten dele waar.

Een effectieve projectmanager heeft niet alleen een technische kant. Hij of zij heeft ook soft skills nodig om met mensen om te kunnen gaan. In veel projecten besteedt een projectmanager wel 90 procent van zijn tijd aan de menselijke kant van het werk. Blijft er slechts 10 procent over voor de technische kant.

Het managen van verwachtingen

Op een gemiddelde dag besteden projectmanagers veel tijd aan de verwachtingen en behoeften van anderen. De opdrachtgever, de gebruikers, de stuurgroep, de financiële afdeling en het projectteam, ze doen allemaal een beroep op de projectmanager. Ieder van deze partijen heeft verschillende verwachtingen, en die verwachtingen veranderen voortdurend terwijl het project vordert.
Om verder te kunnen met het project moet een projectmanager soms een conflict tussen de teamleden oplossen. In andere gevallen moet hij of zij tijd besteden aan de gebruikers of investeerders. Bijvoorbeeld voor een presentatie of het toelichten van de projectstatus.

In dit soort situaties heeft de projectmanager maar één tool tot zijn beschikking, communicatie. De stijl en aanpak van communicatie varieert per stakeholder, evenals de boodschap die dat overgebracht moet worden. Iedere dag moet een projectmanager communiceren met verschillende partijen. De over te brengen boodschap zou kunnen gaan over risico’s, projectstatus of resource problemen. Om het dagelijks werk van een project effectief te kunnen managen, moet een projectmanager over bepaalde communicatie capaciteiten beschikken. Het kan formele communicatie zijn, zoals rapporten of presentaties of informele, zoals een telefoongesprek of een e-mail.

Het trainen van projectmanagers

Het volgen van een projectmanagement training met aandacht voor het leren van verschillende communicatiestijlen kan een belangrijke bijdrage leveren aan het effectief managen van een projectomgeving. Communicatie is een integraal onderdeel van de vaardigheden die een projectmanager moet hebben. De waarde ervan kunnen we niet genoeg benadrukken.

Trainingen helpen om kritische technische vaardigheden over te brengen:

• Skills die een projectmanager moet hebben in een projectomgeving.
• Begrip van de tools om de projectkosten, de planning, de risico’s en de kwaliteit betreffende het project te managen.

Softs kills

Training is eveneens cruciaal voor Projectmanagers voor het aanleren van de nodige soft skills. Net zo belangrijk als de kritische technische vaardigheden. In de praktijk blijkt dat soft skills een van de kritische aspecten is die een projectmanager moet beheersen bij het dagelijks werk om een project effectief te managen.

Door middel van ervaring leert de projectmanager dat er geen standaard is voor communicatiestijlen en leiderschapstijlen in een project. De projectmanager moet zijn stijl kunnen aanpassen op basis van de veranderende behoeften en status van het project. Daarin speelt zijn persoonlijkheid ook een belangrijke rol bij de invulling.

Training en ervaring

Training en ervaring zijn beide kritieke stukken van de puzzel, omdat ze verschillende doelen dienen. Trainingen bieden een projectmanager de tools, de theorieën en de concepten die nodig zijn om effectief te zijn in zowel softe als de technische vaardigheden. Maar een kans om ervaring op te doen is nodig om deze concepten en tools toe te passen. Dan verandert theorie in praktijk. Dit levert vaak het kippen-en-ei-scenario voor studenten op. Hoe krijg je ervaring zonder de baan? Dat is precies de reden waarom serious games zo populair zijn. In een simulatie laten zij zien welke problemen zich in de praktijk allemaal voor kunnen doen met betrekking tot:

• Projectscope.
• Tijd.
• Kosten.
• En risicomanagement binnen een project.

Discussieer mee op LinkedIn.