Het managen van project risico’s m.b.v. een goede planning

Alle projecten hebben risico’s. De sleutel tot het managen van een project is niet om risico’s te vermijden, maar om ze te begrijpen.

Risico’s zijn de mogelijkheid van een gebeurtenis of een randvoorwaarde die een project negatief kan beïnvloeden. Risicomanagement is echter het proces om de bekende risico’s te identificeren, te beperken en te managen. Zo vergroten we de kans op een succesvolle afronding van de projectdoelstellingen.

Praktijk voorbeeld van project management risico’s

Je bent als projectmanager klaar met het opzetten van het projectplan voor een marketingcampagne. Terwijl je team het plan beoordeeld, wijst iemand je op de rode balkjes op de Gantt-chart. Je legt uit dat dit het kritieke pad is. Bovendien wijs je er op dat er drie van deze paden in het project zitten. Je legt ook uit dat het kritieke pad die taken bevat die, indien zij van doorlooptijd veranderden, de einddatum van de planning beïnvloeden. Een ander teamlid wijst erop dat de einddatum niet kan verschuiven. Dat komt omdat dat de startdatum is voor de nieuwe internetwebsite die door het marketingteam tijdens de campagne wordt gebruikt.

Met deze waarschuwingen in gedachten, ga je terug naar je stappenplan en bekijkt de taken die op het Critical Path pad liggen. Er zijn een aantal taken die lang lopen omdat er maar één persoon op ingepland is. Je realiseert je plotseling dat deze persoon niet alleen een nieuwe inhuurkracht is met weinig ervaring. Maar ook dat deze werkzaamheden op het stappenplan het trainingsbudget zullen uitputten. Je stelt dus vast dat er te veel risico op deze taken liggen. Met gebruik van de planningssoftware begin je om twee ervaren IT professionals toe te wijzen aan de latere taken op het kritiek pad. Tevens verlaag je de doorlooptijd van die taken omdat je weet hoeveel sneller de ervaren medewerkers de klus zullen klaren. Als bij toverslag zijn er minder van de Gantt balken rood, en je hebt meer vertrouwen in de goede afloop van het project.

Alle projecten bevatten risico’s

Het is belangrijk om te weten dat alle projecten risico’s bevatten. Risico’s hebben we echter niet alleen in grote projecten. De fout die project managers aan het begin van kleine projecten vaak maken is namelijk dat ze risicovolle situaties over het hoofd zien. Daarom geven we hier een lijst van typische aanleidingen die in een project kunnen leiden tot een risicovolle situatie.

Aanleiding	Project Management risico’s
Kritieke taken	Let op de taken die op het kritieke pad (Critical Path) liggen. Zij hebben de grootste impact op de einddatum van het project.
Meerdere kritische paden	Als we meerdere kritieke paden hebben, besteedt dan er dan meer aandacht aan. Meerdere kritische paden vergroten het aantal onbekende factoren in ons project. Een taak die niet op het kritieke pad lag, kan plotseling op het kritieke pad verschijnen, of kan het met slechts een kleine wijziging in de looptijd een extra kritisch pad creëren.
Externe taken	Taken die extern worden opgepakt, hebben meer risico dan taken die bij interne medewerkers zijn belegd. Als we met een externe leverancier werken, moeten we meer gedetailleerde naar de voortgang vragen dan we zouden doen bij onze eigen teamleden. Externe taken die gepland zijn aan het einde van een project hebben een groter risico dan externe taken op andere momenten in het project. Vergeet niet dat een leverancier zowel eigen medewerkers als ZZP-ers inzet op het project. In beiden gevallen is er sprake van externe afhankelijkheden maar beide moeten we op dezelfde manier afhandelen tijdens het bijwerken van de status in de planning.
Onervaren teamleden	Zorg ervoor dat we inwerktijd inplannen voor teamleden die nieuw zijn in het IT vak. Onervaren teamleden die we tegen het einde van het project aan het het team toevoegen, met de einddatum inzicht, hebben meer inwerktijd nodig dan op andere tijdstippen in de levenscyclus van het project het geval zou zijn. De ervaring die tijdens de loop van het project is opgedaan moeten ze ook nog tot zich nemen.
Projecten die langer duren dan een jaar	De meeste projecten duren korter dan een jaar om af te ronden. Projecten die langer dan een jaar duren, hebben meer onbekende factoren en bevatten dus meer risico’s ten aanzien van de beschikbaarheid van ervaren medewerkers, technologische veranderingen en het budget dat telkens moet worden aangesproken.
Te veel taken op hetzelfde moment	Controleer de planning op een te groot aantal taken die gelijktijdig plaatsvindt. Zelfs als verschillende professionals deze taken uitvoeren kunnen het er te veel tegelijkertijd zijn die een risico in zich dragen. Dit komt vooral voor bij gelijktijdige taken tegen het einde van het project.
Ontwikkel een stappenplan van achter naar voren	Beginnende project managers maken vaak de fout om taken te koppelen voordat alle taken geïnventariseerd en gegroepeerd zijn. In een notendop zijn hier de stappen die we moeten nemen bij het ontwikkelen van een projectplanning: Maak een lijst met taken, groepeer gerelateerde taken onder dezelfde noemer, bepalen de doorloop van taken op het laagste niveau, koppel tenslotte de taken. Onthoud: het is niet nodig om alle taken te koppelen.
Het verleden negeren	Een organisatie wordt volwassen door te leren van de successen en de problemen van eerdere projecten. Documenteer hoe we met risico’s in een project omgaan, met name in de eindfase van een project. Sommige organisaties hebben een afdeling (project management office) die verantwoordelijk is voor het vastleggen van de geschiedenis van de succesen en de fouten van een project. Op deze manier wordt een organisatie succesvol, terwijl het aantal fouten terugloopt.

Discussieer mee op LinkedIn.