Sharing IT Best Practices with youSharing IT Best Practices with you
Verwerkingskosten
Met een steeds grotere vraag naar Data Management voor Big Data oplossingen en de inzet van Cloud computing voor de opslag van data is het logisch dat er ook kritisch wordt gekeken naar de verwerkingskosten.
Tijdens het opstellen van de requirements, in de Informatie-Analyse fase, maak je een kosten/baten-analyse van het te bouwen systeem t.o.v. het bestaande systeem. Als onderdeel van de Business case moeten deze cijfers inzicht geven of de bedachte oplossing ook financieel haalbaal is. Omdat in deze fase meestal nog sprake is van aannames en verwachtingen kunnen met name eindgebruikers niet goed bepalen of de gepresenteerde cijfers juist zijn. Niet zelden worden de kosten van het te bouwen systeem voor zowel de realisatie als de exploitatie te optimistisch ingeschat. We moeten natuurlijk uitgaan van de betrouwbaarheid van de deskundigen en hun optimisme zien als het vertrouwen in hun eigen technieken. Niet te min komt het voor dat de cijfers bewust gunstiger uitvallen om zo het nieuwe informatiesysteem gemakkelijker te kunnen verkopen. Ook intern kijkt de IT afdeling verlekkerd naar dat mooie nieuwe system.
In de beheerfase is het aan te raden om de exploitatiekosten/baten van een informatiesysteem regelmatig door te rekenen en te vergelijken met andere platformen. Soms komt men bij deze berekeningen tot de conclusie dat de nieuwbouw van een systeem niet duurder is dan een jaar aan exploitatiekosten, terwijl de nieuwe exploitatiekosten nog maar een fractie blijken te worden van de huidige.
Het vooraf juist schatten van de verwerkingskosten van een informatiesysteem blijkt in de praktijk een moeilijke zaak. Het analyseren van de verwerkingskosten wordt dus actueel zodra het informatiesysteem in gebruik is genomen. Op dat moment is ook duidelijk welke posten de hoogste kosten genereren. Het is zaak deze posten één voor één aan te pakken.
De kosten voor hardware zijn in de afgelopen jaren sterk afgenomen zodat het doorberekenen van die kosten niet meer zo zwaar weegt. Er is dan ook een tendens waarneembaar waarbij systemen als gevolg van de lage hardware kosten worden overgedimensioneerd. Dit heeft een gunstige invloed op de performance van systemen en geeft meer tevreden gebruikers.
Deze situatie heeft met name een voordeel als de verwerking niet geoutsoursed is en intern plaatsvindt. Daar kan namelijk een kostenbesparing op hoog gekwalificeerd personeel (data management – DBA) plaatsvinden door te concentreren op hardware.
Nu de verleiding zo groot is om bij een afnemende performance direct aan hardware uitbreiding te denken zie je meer structurele oplossingen vaak over het hoofd. Een bekend voorbeeld is het trager worden van het Big Data informatiesysteem naarmate de bestanden groeien. Logisch om in zo’n geval te kijken naar uitbreiding van de hardware. Het uitbreiden van hardware moet in zo’n geval als laatste redmiddel worden gezien. Als eerste moet worden geanalyseerd of de bestandsindelingen wel juist zijn, misschien kan er een index worden toegevoegd of moet er een reorganisatie plaatsvinden.
Als de verwerking is uitbesteed bij een cloud provider liggen de cloudkosten vaak anders, daar wordt betaald voor het gebruikt. Elke handeling en elk verbruik wordt doorberekend, van afschrijving door de gebruiker is geen sprake. Het is zaak om deze verwerkingskosten zeer gespecificeerd zichtbaar te maken zodat sturing mogelijk is.
De volgende verwerkingskosten kunnen in een on premise omgeving bij voorkeur per programmamodule worden omgeslagen en dienen voor alle nieuwe alternatieven en de oude situatie te worden bepaald. Als deze cijfers op papier staan kan een goede vergelijking tussen de verschillende alternatieven worden gemaakt.
Voor de kostenposten waarvoor een afschrijvingstermijn geldt dien je rekening te houden met de te verwachten levensduur van het informatiesysteem in de huidige vorm. Tevens moet bij het bepalen van de kosten rekening worden gehouden met hoogte van het risico dat tijdens het ontwikkeltraject veranderingen in de functionaliteit worden doorgevoerd. Naarmate dit risico groter is zal de kostenbepaling lange tijd voorlopig en onzekerder zijn. Dit maakt het lasting om de business case te blijven verdedigen bij het hoger management.
Begroten en plannen zijn een onderdeel van elke Ontwikkelfase. Per fase maak je een meer gedetailleerde begroting. Door telkens een meer verfijnde begroting te maken is het mogelijk om de vinger beter op de knip te houden dan wanneer je eenmalig een begroting maakt. Tevens kunnen de op deze manier verkregen cijfer dienen als leermateriaal voor volgende begrotingen. Op deze wijze kan je in het voortraject steeds betere begrotingen maken. Voorwaarde is natuurlijk wel een toegankelijke administratie waarin begrote en werkelijke verwerkingskosten zijn opgenomen.
Bij de keuze voor een alternatieve oplossing moet niet alleen een kostenvergelijking doorslaggevend zijn, je moet ook altijd zoeken naar een balans tussen de kosten en de kwaliteit van het product.
Een scherp oog voor de kostenontwikkeling van nieuwe technologieën kan veel geld besparen. Als bekend is dat de meest ideale oplossing van een probleem is te vinden in een veel duurdere nieuwe technologie kan het lonend zijn om de ontwikkeling even af te wachten. Als nieuwe technologieën gemeen goed worden, worden ze meestal ook goedkoper. Een kostenvergelijking kan dan heel anders uitvallen. Tevens zijn dan de meeste kinderziektes verholpen en zijn inmiddels meer technici bekend met de techniek.
Als je cloud computing als alternatief meeneemt in je business case moet je de volgende vraag beantwoorden: Hoe kosteneffectief is het om over te stappen op Infrastructure as a Service (IaaS) ten opzichte van het bouwen van je eigen cloud platform. Als je een IaaS cloud provider vraagt voor een prijsopgave, is het belangrijk om te begrijpen hoe ze de prijzen voor hun diensten vaststellen. De drie grootste kostenposten met betrekking tot een cloud omgeving zijn het netwerk, computing en storage (opslag).
Bij het vaststellen van de prijs berekenen cloudproviders de kosten om het netwerk in stand te houden. Ze beginnen met het berekenen van kosten voor netwerk hardware, onderhoud van de netwerkinfrastructuur en arbeid. Deze uitgaven kan je samenvoegen en delen door het aantal rekken dat een bedrijf nodig heeft voor de IaaS-cloud. Enkele van de factoren die onder deze verwerkingskosten vallen zijn:
Elke organisatie heeft een unieke set requirements, inclusief het gebruik van CPU – rekenkracht. De meeste cloud aanbieders berekenen de kosten van de CPU op basis van de omvang van het GB virtueel RAM dat een klant afneemt, waaronder:
Het bepalen van de opslagkosten is vergelijkbaar met het berekenen van andere verwerkingskosten. De provider berekent hoeveel het kost om aan je storage behoeften te voldoen en nieuwe hardware daarvoor aan te schaffen.
Je cloud computing infrastructuur kosten zijn niet alle kosten die in de prijsopgave staan. Een deel van de kosten om de infrastructuur van het IaaS-platform in het datacenter te koelen staat ook in de offerte. De prijsopgave kan ook kosten bevatten die verband houden met software licenties, hosting, support en andere service onderdelen. Het delen van deze kosten met andere organisaties in de publieke wolk is wat IaaS zo kosteneffectief maakt. Anderzijds betaal je misschien voor elementen waar je helemaal geen gebruik van maakt.
Discussieer mee op LinkedIn.
Mogelijk is dit een vertaling van Google Translate en kan fouten bevatten. Klik hier om mee te helpen met het verbeteren van vertalingen.