10 tips voor de juiste KPI

KPI is de afkorting van Key Performance Indicator. Het is een indicator waarmee we de prestaties van een dienstverlenende organisatie kunnen uitdrukken. Ze kunnen specifiek gericht zijn op medewerkers, bedrijfsprocessen, klanten, financiën of IT prestaties. In de IT gebruiken we ze vaak gebruikt om vast te stellen of iedereen alle afspraken uit de SLA wel nakomt. De prestaties moeten we echter eerst meten om te kunnen rapporteren.

Een opsomming van 10 KPI tips

Waar moeten we rekening mee houden? 10 tips die ons kunnen helpen:

1. Voordat we een KPI daadwerkelijk implementeren moet duidelijk zijn hoe we die KPI gaan meten. Daarbij moeten we niet alleen het management betrekken maar ook de medewerkers.
2. Als we een KPI implementeren moeten we eerst toetsen of de KPI goed aansluit bij de targets van de business unit of van het gehele bedrijf. Indien de KPI namelijk niet goed aansluit bij de targets sturen we de unit later verkeerd aan en halen we de doelstellingen niet.
3. Als de unit of het bedrijf nog geen ervaring heeft in het werken met KPI´s moeten we beginnen met het opstellen en benoemen van eenvoudige KPI´s. Pas als er meer routine is kunnen we naar complexere KPI’s gaan kijken.
4. In bepaalde business-software moeten we waarschijnlijk aanpassingen doen om de KPI´s uit te kunnen rekenen. Daarom moeten we applicatiebeheer betrekken bij dit proces van het opstellen van de KPI´s. Later betrekken we ook de ontwikkelaars. Tijdens het selecteren van een SaaS oplossing kan blijken dat bepaalde KPI’s niet worden ondersteund. Dit kan dus betekenen dat deze specifieke SaaS toepassing afvalt.
5. De rapportage over de KPI´s moet overzichtelijk zijn. Het is een goede optie om de KPI´s op te nemen in de kwartaalcijfers van de organisatie. Zo kunnen we dan vier keer per jaar rapporteren over de KPI´s. In het begin is dit voldoende omdat we pas goed kunnen sturen als de cijfers betrouwbaar zijn. Dit is pas na enige tijd het geval.
6. Het aantal KPI´s waaraan we meten moet zo laag mogelijk zijn. Hoe minder knoppen er zijn om aan te draaien hoe beter we de afstelling kunnen doen.
7. De KPI´s moeten tot stand komen in overleg met verschillende afdelingen omdat alle betrokkenen de KPI´s op dezelfde manier moeten interpreteren. Een KPI is niet dus alleen op een bepaalde afdeling is gericht.
8. Het opstellen van KPI´s mogen we niet onderschatten. Alle betrokkenen moeten er daarom voldoende tijd voor uittrekken. Op deze manier stellen we alleen daadwerkelijk nuttige KPI’s vast die we ook nog eens op een correcte manier meten.
9. Voor de implementatie van de KPI´s moeten we vaststellen hoe vaak we iedere KPI moeten berekenen of meten. Ook moeten we vaststellen wie of welke afdeling dat gaat doen.
10. Het ligt voor de hand om de KPI meetresultaten overzichtelijk weer te geven in grafieken. Deze grafieken kunnen we bovendien samenvatten in de Balanced Scorecard. Het is echter belangrijk om te beginnen met het opstellen van KPI´s die we goed kunnen meten. Als de meetwaardes bekend zijn, kunnen we die verwerken in een mooie grafische weergave of een Balanced Scorecard.

Wat wordt gemeten, wordt ook beheerd

Binnen veel organisaties rekent men de prestaties af aan de hand van de KPI’s. De IT afdeling zal er daarom voor zorgen dat ze de KPI’s halen en daar zullen daar actief beheer op inzetten. Binnen de organisatie zijn er altijd compliance en governance afspraken waar iedereen aan moet voldoen. Het is daarom een goed plan om KPI’s op compliance en governance afspraken te definiëren, dan weet je ook zeker dat ze actief worden beheerd. 

Discussieer mee op LinkedIn.