De synergie van integraal ketenbeheer

In eerdere afleveringen van het vierluik over ketenbeheer kwamen beheerprocessen aan de orde. Martin Carbo behandelt in dit laatste artikel de synergie van de bedrijfsprocessen, door het doormeten van deze processen bij KPN te belichten. Hierbij legt hij een relatie met de beheerprocessen, waarmee ketenbeheer pas echt ‘integraal ketenbeheer’ wordt. De voordelen blijken talrijk te zijn.

Vierluik integraal ketenbeheer

Dit is het vierde artikel in de reeks over integraal ketenbeheer. In het eerste artikel is integraal ketenbeheer gedefinieerd. Hierbij is vastgesteld  dat dit op drie lagen moet worden ingevuld: bedrijfsprocessen, informatiesystemen, beheerprocessen. Het tweede artikel is ingegaan op de monitoring van  informatiesystemen die samen ketens vormen, en de consequenties hiervan voor de beheerprocessen. In het derde artikel zijn de ICT-architectuuraspecten  en een aantal do’s en don’ts besproken. Dit laatste artikel beschrijft de synergie en de integrale controle van bedrijfsprocessen.

Goede resultaten door synergie en integrale bewaking van het bedrijfsproces

Globalisering, fusies, uitbestedingen en dergelijke vereisen synergie en het samensmeden van bedrijfsprocessen tot ketens. De kans op fouten in de gegevensverwerking van  bedrijfsprocessen neemt daarmee de laatste tijd sterk toe, waardoor de kwaliteit van bedrijfsprocessen meer onder druk komt te staan. Kwaliteitsbeheersing wordt steeds complexer. Veel Nederlandse bedrijven besteden momenteel dan ook aandacht aan dit fenomeen, niet in de laatste plaats vanwege de komst van de Amerikaanse Sarbanes-Oxley-wet. Voor invulling te geven aan een oplossing voor dit probleem is het belangrijk eerst het probleemgebied goed in kaart brengen. In de backoffice van bedrijven zijn systemen geïntegreerd tot een kritisch productieproces. Zo worden bijvoorbeeld in de verkoopketen klant- en ordergegevens in aparte systemen geregistreerd en uiteindelijk omgevormd tot een factuur. In dit proces wordt de informatie gebundeld, verantwoord in de boekhouding en geregistreerd, zodat de incasso kan worden bewaakt. Dit samenspel van systemen vergt een kritische controle op kwaliteit. Kleine veranderingen in de configuratie kunnen immers grote gevolgen hebben voor klanten en organisatie, bijvoorbeeld door foutieve facturen.

Struikelblokken

De bewaking van dit soort systeemketens vergt een aparte benadering, gezien de grote hoeveelheid systemen en interfaces. Afwijkingen in een systeem kunnen pas laat worden gesignaleerd door het karakter van het proces (bulkverwerking). Om de betrouwbaarheid van de keten te kunnen bewaren moet rekening worden gehouden met de volgende struikelblokken:

• Complexiteit van het proces.
• Beoordeling van het proces.
• Actualiteit van de meting.
• Tijdigheid van de financiële verantwoording.
• Vervuiling administraties.

Wetgeving

De Sarbanes-Oxley-wet (SOX) verlangt van bedrijven die aan de Amerikaanse beurs zijn genoteerd, onder andere dat ze volledig zicht hebben op hun interne  geldstromen en daar garanties voor afgeven. Ook de Nederlandse Code Tabaksblat vraagt van beursgenoteerde bedrijven een actievere interne beheersing en rapportage hierover. Verantwoording over het toepassen van de Code vindt plaats via het jaarverslag.

Verder lezen: Download hier het complete artikel als PDF

Boek:

Ketenbeheer in de praktijk, ISBN:9789071501852