KPI`s en de Balanced Scorecard

De Balanced Scorecard geeft een overzicht van verschillende prestatie-indicatoren die prestaties van een organisatie meten.

Wat zijn KPI`s?

Kritische Prestatie Indicatoren (KPI) zijn variabelen om prestaties van een organisatie te meten. Ondernemingen hebben doelstellingen voor de lange termijn en daaraan gekoppeld doelstellingen voor de korte termijn. Hieruit kunnen operationele doelstellingen voortvloeien. In dit geval kunnen KPI`s worden opgesteld om de prestaties van een organisatie te meten. De uitkomsten van deze metingen kunnen vergeleken worden met de norm die je eraan stelt. Aan de hand van die vergelijking weet je of je zaken moet verbeteren binnen de organisatie en op welke punten.
Nadelen van KPI`s zijn dat je de norm regelmatig zal moeten bijstellen en dat het opstellen ervan op sommige punten binnen de organisatie moeilijk is. Vaak zijn bepaalde processen moeilijk meetbaar te maken die wel van invloed zijn op de prestaties van een onderneming. Bovendien is het moeilijk om de juiste KPI`s op te stellen. Het komt vaak voor dat er teveel KPI`s worden opgesteld door een onderneming.

Wat houdt de Balanced Scorecard in?

In de Balanced Scorecard zijn de prestaties verdeeld naar vier perspectieven die van invloed zijn op de prestaties van een organisatie. Deze vier perspectieven zijn financiën, klant, medewerker en organisatie.
Voordat de Balanced Scorecard bestond werd er vooral naar financiële maatstaven binnen een organisatie gekeken. Maar de Balanced Scorecard kijkt ook naar de niet-financiële maatstaven die van invloed zijn op de prestaties van de onderneming. Uiteindelijk zijn de prestaties van de niet-financiële aspecten terug te vinden in de financiële prestaties van een onderneming.
De Balanced Scorecard geeft weer op welke aspecten van de organisatie de zaken goed lopen en op welke aspecten er zaken moeten worden verbeterd. Het is een instrument dat het management informatie verschaft om de organisatie te sturen. De vier perspectieven van de Balanced Scorecard hangen onderling samen. Dit betekent dat het één invloed heeft op het ander.

De vier perspectieven van de Balanced Scorecard

De KPI`s die worden berekend in de Balanced Scorecard zijn verdeeld naar vier perspectieven die belangrijk zijn voor de organisatie. Deze vier perspectieven zijn financien, klant, medewerker en organisatie.

• Financiën

Volgens de theorie van de Balanced Scorecard vertalen de prestaties in de andere drie perspectieven zich uiteindelijk in het financiele perspectief. Het perspectief financien geeft een inzicht in het verleden van de organisatie. De andere drie perspectieven zijn beter geschikt om te sturen op de toekomst, omdat je gericht kunt kijken waar zaken verbeterd kunnen worden. Maar dat zie je terug in het financiele perspectief.

• Klant

De klanten zijn heel belangrijk voor een organisatie. Want zonder klanten is er weinig om voor te werken. Bij dit perspectief gaat het erom wat de klant van je denkt. KPI`s die in dit perspectief vaak aan bod komen hebben meestal te maken met klanttevredenheid, levertijden en service.

• Medewerker

Bij dit perspectief gaat het erom of de medewerkers binnen je organisatie tevreden zijn. Over het algemeen presteren tevreden medewerkers beter. Een ander aspect van het perspectief medewerker is het niveau van de medewerkers. Het is belangrijk dat de kennis van de medewerkers actueel blijft zodat het niveau hoog blijft. Dat bereik je als organisatie door het aanbieden van cursussen en trainingen.

• Organisatie

Met dit perspectief kijk je als organisatie naar de prestaties  van jezelf. Hierbij wordt gekeken of de belangrijkste bedrijfsprocessen verlopen zoals het zou moeten volgens de procesbeschrijving. Het gaat in dit geval vooral om de processen die van invloed zijn op de klant- en medewerkertevredenheid en processen die van invloed zijn op het behalen van de financiele doelstellingen.

De voordelen van de Balanced Scorecard

De Balanced Scorecard heeft veel voordelen. De belangrijkste voordelen zijn:

• Er wordt niet alleen gekeken naar de financiele aspecten van een organisatie, maar ook naar de andere aspecten zoals klant, organisatie en medewerkers.
• Doordat er KPI`s worden gemeten is de strategie van de organisatie zichtbaar en kun je als organisatie controleren of je op koers zit op weg naar een doelstelling.
• De Balanced Scorecard is een goed instrument om voorspellingen mee te doen.
• Met behulp van de Balanced Scorecard kan de strategie op lange termijn worden vertaald naar prestaties op korte termijn.
• Bepaalde doelstellingen kunnen worden vertaald naar doelstellingen per afdeling zodat de afdelingshoofden weten wat er verwacht wordt van hun afdeling.
• In de doelstellingen die worden opgesteld worden duidelijke termijnen gesteld. Dit geeft duidelijkheid binnen de organisatie.

De nadelen van de Balanced Scorecard

Het implementeren van een Balanced Scorecard is iets waar meer bij komt kijken dan je misschien zou denken. Hieronder een aantal nadelen van de Balanced Scorecard:

• Vaak worden er KPI`s bedacht die de prestaties meten van de organisatie. Maar vaak moeten gegevens vanuit een applicatie worden gemeten. Dan kan het voorkomen dat een applicatie moet worden aangepast om de KPI te kunnen meten. Dit kost ook extra geld.
• Het rapportageformat waarin de resultaten van de KPI`s komen te staan wordt complex, omdat er moet worden beschreven wie verantwoordelijk is voor iedere KPI.
• Het vastleggen van duidelijke doelstellingen en KPI`s is erg complex. Dat is niet iets wat door één persoon gedaan moet worden, maar door meerdere personen in overleg met de betrokken afdelingshoofden.
• Het is moeilijk om de doelstellingen en KPI`s van verschillende afdelingen op elkaar af te stemmen.
• Vaak is het lastig om van een belangrijk proces binnen een organisatie een meetbare indicator op te stellen.
• Er zijn KPI`s die weinig beïnvloedbaar zijn, maar waar managers toch op kunnen worden afgerekend. Dit is meer een nadeel van prestatie-indicatoren in het algemeen.

Discussieer mee op LinkedIn.