VOIP checklist voor IP telefonie project

Aanleidingen om voor VOIP te kiezen kunnen zijn: Besparen telefoonkosten, uitbesteding telefooncentrale, gratis onderling bellen en verhuizing of nieuwbouwproject.

Veel bedrijven zijn overgestapt op VOIP, ofwel bellen en bereikbaar zijn via het internet. Onderzoek heeft aangetoond dat bedrijven daadwerkelijk overgaan tot een VOIP implementatie in de volgende gevallen:

• Uitgevoerd telecommunicatie advies waarin de telecommunicatie infrastructuur in kaart is gebracht en bovendien met de bedrijfsdoelstellingen is vergeleken. Conclusie is vaak dat een besparing op telefoonkosten via internet bellen voor een vast bedrag per maand mogelijk is, mits de telefooncentrale, routers en modems zijn afgeschreven.
• Uitbesteding telefooncentrale, ofwel waarbij een organisatie een tijdelijke opvang telefooncentrale of overname telefooncentrale overweegt, omdat telefonie kennis ontbreekt en er geen budget is om te investeren in telecommunicatie infrastructuur (wan, lan, telefooncentrale, etc.). Een vast bedrag per maand voor de infrastructuur biedt dan veel voordelen.
• Gratis onderling bellen tussen vestigingen vormt eveneens een aanleiding om internet bellen te overwegen. Met behulp van zakelijke VPN oplossingen en EVPN leggen we een permanente verbinding tussen de vestigingen aan, zodat we gratis onderling kunnen bellen maar ook snel toegang hebben tot de bestanden en informatiesystemen van de andere vestigingen.
• Een (interne) verhuizing naar een nieuw pand waarbij we de gehele inrichting van telecommunicatie infrastructuur moeten aanleggen vormt de laatste maar wellicht de meest voorkomende reden om over te gaan op VOIP oplossingen. Met name bij een nieuwbouwproject kunnen we de gehele telecommunicatie infrastructuur (WAN, LAN, telefooncentrale, etc.) op de toekomst afstemmen, zodat we niet alleen nu kosten besparen, maar ook direct op alle technologische ontwikkelingen kunnen inspelen.

ROI checklist VOIP: wanneer is internet bellen voor jouw bedrijf interessant?

De belangrijkste vraag die we moeten stellen wanneer we overwegen om over te stappen op internet bellen is: hoe bepalen we of VOIP interessant is voor onze onderneming?

Deze checklist dient om inzicht te krijgen in de Return on Investment (ROI) van internet bellen. Na het invullen van de vragen hebben we meer zicht op hoeveel telefoonkosten we kunnen besparen en krijgen we bovendien een idee waar de verbeterpunten binnen ons bedrijf liggen. Na het invullen van de checklist hebben we uiteindelijk meer kennis om met onze telecom specialist te onderhandelen over VOIP oplossingen en het bijbehorende implementatietraject.

Overzicht van uw telefoonkosten en belpatronen

Aan de hand van de telecom facturen, telecom contracten en aanvullende specificaties kunnen we onze telecom uitgaven (vaste telefonie mobiele telefonie, servicenummers en datacommunicatie) in kaart brengen:

1. Hoeveel minuten worden er per maand binnen uw organisatie gebeld?
2. Hoeveel minuten van het totaal wordt er gebeld met eigen medewerkers en vaste klanten?
3. Wat is het aantal minuten per maand dat men naar het buitenland belt?

Welke ICT en telecom oplossingen zijn er binnen je bedrijf geïmplementeerd of wil je in de toekomst gaan gebruiken?

Breng in kaart of w de volgende diensten hebben of wensen om onze telefonische bereikbaarheid te vergroten en efficiency/productiviteit te verbeteren:

1. Telefooncentrale (mogelijkheid om telefoontjes intern/extern door te schakelen en kosteloos intern te bellen).
2. Telefonische bereikbaarheid (met PC, laptop, PDA, smartphone, vaste of mobiele telefoon toegang tot de applicaties op ons bedrijfsnetwerk).
3. Flexibele werkplekken (thuis, onderweg en op kantoor kunnen inloggen en toegang hebben tot onze bedrijfsgegevens).
4. Virtueel call center (24 x 7 bereikbaarheid en doorschakeling naar externe bereikbaarheiddiensten met 1 druk op de knop).
5. videoconferencing (plug ‘n play met klanten, collega’s communiceren).
6. Unified messaging (voicemail, fax en mail in een in-box).
7. Collaborative working (met meerdere mensen werken aan een en hetzelfde document, on-line en real-time).
8. Instant messaging (direct en snel berichten versturen zoals bij SMS).
9. Click2Talk en Click2Chat functies (bereikbaarheid vergroten door on-line en real-time met bezoekers op je website te communiceren).

 Belangrijkste input variabelen en indicatoren VOIP implementatie

Met behulp van bereikbaarheidtesten en een gesprek met onze telecom/ICT specialist kunnen we een antwoord krijgen op de volgende vragen:

Technisch:

1. Zijn we met onze bedrijfssystemen afhankelijk van een internetverbinding?
2. Hebben we al een bedrijfsnetwerk?
3. Is ons netwerk geschikt voor PoE (Power over Ethernet)?
4. Wat is onze huidige bandbreedte? (snelheid waarmee je bestanden kunt binnenhalen en versturen download/upload).
5. Hoeveel FTE’s zijn er binnen ons bedrijf betrokken bij het operationeel houden en updaten van de telecommunicatie structuur?
6. Wat zijn de huidige kosten die we uitgeven aan: service & onderhoud telefooncentrale, vaste en directe lijnen, nummerblokken (aantal en nummer reeksen), huur/service apparatuur, totale kosten abonnementen per maand?
7. Wat is de leeftijd van onze huidige telefooncentrale, telefoon toestellen, modems en routers?
8. Hoeveel telefoontoestellen zijn er binnen ons bedrijf aanwezig?
9. Hoeveel gegevens in onze bedrijfsadministratie en andere ondersteunende toepassingen (CRM, Inkoop, etc) zijn incompleet of dubbel ingevoerd?

 Organisatorisch:

1. Hoe vaak moet een klant langer wachten dan 4 seconden voordat de telefoon opgenomen wordt?
2. Wat is de gemiddelde wachttijd, voordat een klant de juiste persoon aan de lijn krijgt?
3. Hoeveel procent van de klanten die we per telefoon te woord staan krijgt meteen antwoord en hoeven we niet te terug te bellen?
4. Hoeveel vergaderingen zijn er per maand tussen medewerkers van verschillende vestigingen die ook on-line kunnen plaatsvinden?
5. Hoe vaak moeten onze medewerkers terugkomen naar de zaak om klantgegevens in te voeren of op te halen?
6. Wisselen onze medewerkers vaak van plaats/hebben we flexibele werkplekken?
7. Hebben we de beschikking over meerdere externe bedrijfsnummers?
8. Overwegen we bovendien om over te gaan op één centraal telefoonnummer?

Gebruik checklist voip bij onderhandeling met VIOP leverancier

Op het moment dat je bovenstaande vragen heeft beantwoord en hieraan ook een kostenplaatje hebt toegekend, is het voor veel telecommunicatie / VOIP leveranciers mogelijk om een raming uit te brengen. Uiteraard zult je vervolgens in detail de technische en organisatorische consequenties moeten uitwerken, maar met de checklist heb je voldoende aandachtspunten om een gesprek met een telecom specialist, zoals bijvoorbeeld KPN of Tele2 aan te gaan.

Klik hier voor het oorspronkelijke artikel op managementkennisbank.nl.

Discussieer mee op LinkedIn.