Wat is Informatiemanagement?

Informatiemanagement, zoals we dat vandaag kennen, omvat zowel elektronische als fysieke informatie. De organisatiestructuur moet in staat zijn om alle informatie gedurende de gehele levenscyclus te beheren, ongeacht de bron of het formaat (gegevens, papieren documenten, elektronische documenten, audio, video, enz.) voor levering via meerdere kanalen, waaronder mobiele telefoons en webinterfaces.

Definitie Informatiemanagement

Volgens Wikipedia is informatiemanagement (IM) het verzamelen en beheren van informatie uit een of meer bronnen en het verspreiden van die informatie naar een of meer doelgroepen. Dit betreft soms ook degenen die een aandeel hebben in, of recht hebben op die informatie. Management betekent dus de organisatie van en controle over de structuur, verwerking en levering van informatie.

Informatiemanagement is daarom de manier waarop een organisatie met informatievoorzieningen omgaat. De doelstelling van informatie-management is het zorgdragen voor de beschikbaarheid van de gevraagde informatievoorzieningen, zodat de organisatie de geplande resultaten kan leveren. Op strategisch en tactisch niveau gaat het om zowel de strategie als het ontwerpen en plannen van informatievoorzieningen. Op operationeel niveau betreft het functioneel beheer en gebruik van informatievoorzieningen. Een informatievoorziening is -net zoals personeel of andere faciliteiten- te beschouwen als een resource. Vanuit alle processen bestaat er een vraag naar informatievoorzieningen. De bundeling van deze vraagfunctie wordt informatie-management genoemd. Alle overige processen rondom ICT noemen we ICT-serviceprocessen. Deze processen betreffen het aanbod, de ontwikkeling en het technisch beheer van informatievoorzieningen.

Deelgebieden Informatiemanagement

Informatiemanagement heeft betrekking op data die voorkomt in alle bedrijfstoepassingen. Deelgebieden van Informatiemanagement zijn Enterprise Content Management (ECM) , Elektronisch Records Management (ERM) , Business Process Management (BPM) , Taxonomy en Metadata, Kennis Management (KM), Web Content Management ( WCM), Document Management (DM) en Social Media Governance.

Informatiemanagement vereist de goedkeuring en naleving van de volgende principes:

• Informatie-assets zijn bedrijfsactiva. Dit principe moet door de hele organisatie worden erkend, anders is elke businesscase en ondersteuning voor IM zwak.

• Informatie moeten we beschikbaar maken en delen. Natuurlijk is niet alle informatie voor iedereen toegankelijk, maar in principe verhoogt het delen de waarde van informatie.

• Informatie die de organisatie we moeten bijhouden, beheren en bewaren. Met andere woorden: het bewaren en archiveren van informatie. Als we een document opslaan, verwachten we dat het later nog steeds beschikbaar is.

Belang binnen de organisatie

Informatiemanagement is een bedrijfsverantwoordelijkheid die thuis hoort van het hoogste management tot de front0ffice medewerker. Organisaties moeten hun medewerkers verantwoordelijk houden om informatie op gepaste en verantwoorde wijze vast te leggen, te beheren, op te slaan, te delen, te bewaren en aan te bieden. Een deel van die verantwoordelijkheid ligt in het trainen van de medewerkers om vertrouwd te raken met het beleid, de processen, de technologieën en de beste werkwijzen voor Informatiemanagement.

Discussieer mee op LinkedIn.