Sharing IT Best Practices with youSharing IT Best Practices with you
IT begroting
De huidige economische onzekerheden maken het lastig om een goede IT-begroting te creëren. Corona problemen zorgen er daardoor voor dat het maken van een bestedingsplan moeilijk is. We maken ons zorgen over het mogelijk verlies van medewerkers en het toenemen van de schuldenlast. Voorkom een mogelijke financiële crisis en stap over op een Agile IT-begroting waar we ons aan kunnen houden.
De definitie van Investopedia is als volgt:
Een begroting is een schatting van inkomsten en uitgaven over een bepaalde toekomstige periode en wordt gewoonlijk op periodieke basis samengesteld en opnieuw geëvalueerd. Er kunnen begrotingen worden gemaakt voor een persoon, een groep mensen, een bedrijf, een regering of zo ongeveer alles dat geld verdient en uitgeeft.
Het bestedingsplan is een afgeleide van de begroting en laat ons zien hoeveel geld we wanneer kunnen uitgeven. Een goed bestedingsplan begint met een gezonde begroting. Als we rekeningen moeten betalen of reserveren voor een groot project, is een begroting onze eerste stap om het bestedingsplan te realiseren. Volg deze stappen om een realistische begroting op te stellen.
Begin met hoeveel geld we elke maand aan vaste inkomsten ontvangen van IT-klanten. Als de inkomsten variëren, kunnen we een gemiddelde gebruiken. Hoe nauwkeuriger, hoe beter. Wees echter niet te optimistisch, houdt rekening met klanten die deze crisis mogelijk niet overleven. Vergeet anderzijds andere inkomstenbronnen niet, zoals subsidies, steunpakketten, rente, dividenden en huurinkomsten.
Mooi als we nog reserves uit 2023 hebben, maar wat kunnen we het beste ermee doen? Als we een hoge renteschuld hebben, kunnen we die misschien het beste aflossen. We kunnen die schuld zelfs tegen een lagere rente consolideren om meer te sparen en sneller af te betalen. In de huidige crisis is het misschien een goed idee om deze reserves op een spaarrekening te zetten en vervolgens een noodfonds voor de komende 3 maanden op te bouwen. Andere bedrijven kiezen misschien voor toekomstgericht investeren. In ieder geval moet duidelijk zijn hoe deze reserves in de IT-begroting van volgend jaar doorwerken.
Nu we ons budget kennen, kunnen we bekijken waar het naartoe gaat.
We weten nu de zekere maandelijkse inkomsten, maar weten we ook waar het allemaal naartoe gaat? Alle bedrijven noteren iedere cent die ze uitgeven.
Om een goede begroting te kunnen maken is het noodzakelijk om onze maandelijkse uitgaven op te splitsen in specifieke segmenten. Voor veel IT-bedrijven zal dit gegroepeerd zijn in lonen, huisvesting, maintenance, energie en kantoor. Bedenk dat sommige uitgaven niet maandelijks worden gefactureerd.
Bedrijven die leveren aan de land- en tuinbouw sector hebben te maken met seizoenskosten. Hun uitgaven kunnen dan sterk per maand verschillen. Maar denk ook aan jaarlijkse lidmaatschappen van brancheorganisaties. We bekijken dus ook de voorgaande maanden om een totaal beeld te krijgen van onze maandelijkse uitgaven.
Als onze uitgaven hoger zijn dan al onze inkomsten, hebben we twee opties. Meer verdienen of minder uitgeven. Over het algemeen, maar nu zeker, is het gemakkelijker om uitgaven te verminderen dan om meer geld te verdienen. Kijk nogmaals naar de kosten en bepaal waar we kunnen verminderen. Energie? Minder trainingen? Als we meer besparen dan we uitgeven, doen we het geweldig. Zijn we tevreden met de besparingen?
Laten we er in ieder geval voor zorgen dat we niet meer uitgeven dan we verdienen. Breng de begroting in evenwicht om alles te accommoderen waarvoor we moet betalen. Een gemakkelijke manier om dit te doen is met behulp van een Excel sheet.
Door de verschillen te berekenen weten we welke ruimte er in 2021 is voor IT-projecten. Investeringen van uit de reserves of projectleningen kunnen we ook in de IT-begroting opnemen. Als het verschil nul of negatief is ontstaat er een probleem voor de IT en met name voor het bedrijf. Technologische ontwikkelingen staan dan stil, terwijl concurrenten wel hun kansen benutten.
Soms zijn er echter andere business units zoals Marketing of Production die een IT project willen opnemen in hun begroting. Als IT wel bij zo’n project betrokken is, is bepalend wie van beide uiteindelijk de leverancier betaalt hoe het project in de boeken komt te staan.
Zodra we ons project starten kunnen er twee dingen gebeuren: We gebruiken ofwel minder middelen (tijd, geld, enzovoort), of we gebruiken er meer. Daarom is het dagelijks bijwerken van het bestedingsplan is van cruciaal belang.
De situatie die de meeste discipline en feedback vergt, is wanneer het budget van een project onvoldoende blijkt te zijn. Meestal zijn er geen fouten gemaakt tijdens het budgetteren, maar is er eerder sprake van onverwachte obstakels die optreden tijdens de uitvoering van het project, zoals:
Het voordeel een Agile aanpak is dat er acties in de methodologie zitten die de Productowner vroegtijdige waarschuwen. Tijdig bijsturen behoort vaak nog tot de mogelijkheden.
De dagelijkse voortgangsvergaderingen zijn de belangrijkste activiteit. Het geeft ons dagelijkse feedback over de voortgang en het burn-downpercentage. Het legt eventuele obstakels bloot die van invloed kunnen zijn op de projectkosten. Op het moment dat het burn-down-percentage minder is dan verwacht, hebben we de mogelijkheid om de Productowner te waarschuwen en hem vroegtijdig te laten meedenken als er beslissingen moeten worden genomen.
Een ander belangrijk gebied is het aanpassen van het budget en het verkrijgen van goedkeuring wanneer de projectomvang verandert. Agile-methodieken maken het mogelijk om de scope tijdens het project aan te passen. Er is echter de discipline nodig om het bestedingsplan telkens aan te passen als we de projectscope aanpassen. Deze voortdurende aanpassing voorkomt ‘budget shock’ en zorgt ervoor dat ons project niet weer over de begroting gaat. Als we de begroting echter in beton hebben gegoten heeft echter wel gevolgen voor de andere IT-uitgaven
Enkele tips bij het opnemen van IT-projecten in een Agile IT-begroting:
De haalbaarheid van Projectdoelen kunnen we het beste vooraf met behulp van een uitgewerkte businesscase bepalen. In ieder geval voor we ons geld verspillen aan verkeerde bestedingskeuzes. Bij het opstellen van de IT-begroting vraag je jezelf af: “Hoe wil ik dat mijn financiën er over een jaar uitzien?”
Vraag jezelf af: “Wil ik dit of heb ik het nodig? Zal het uitgeven van dit geld ons dichter bij de financiële doelen van het bedrijf brengen of verder weg? Kunnen we zonder leven?” Stel duidelijke prioriteiten voor het bedrijf en maak de beslissingen gemakkelijker te nemen. Behandel de Agile IT-begroting als een Scrum Backlog, bepaal wat belangrijk voor het bedrijf is en begin daar.
Ik heb altijd de gewoonte om een post Onvoorzien op de begroting te zetten van 10%. Doe dat ook als het enigszins kan, want in een jaar kan veel op je afkomen. We moeten wendbaar zijn om te kunnen anticiperen. Met wat overschiet biedt ruimte voor de mooiste projecten zoals Netwerkmonitoring of Performance verbeteringen. Is dan ook ruimte voor gewaagde projecten die soms mislukken. Maar voor ideeën om de concurrentie voor te blijven is altijd plaats.
Stem de uitgaven zoveel mogelijk af met de Financial Executives op het moment waarop we de inkomsten ontvangen. Dit betekent dat de projectplanning moet aansluiten op het bestedingsplan. Samen met de beschikbaarheid van een IT-team kan het startmoment zomaar een paar weken eerder of later zijn. Het doel is om zo min mogelijk geld te hoeven lenen om de projecten uit te voeren, dat scheelt rente.
We proberen binnen de Agile IT-begroting te blijven door het elke 2 weken het bestedingsplan te herzien. Dit geeft ons snel inzicht hoe het met de uitgaven staat, wat er moet veranderen en of we ons aan de financiële doelen houden.
Het kan een maand of twee duren om op schema komen met het bestedingsplan. We hebben tot nu toe al die tijd geleefd zonder een Agile IT-begroting, dus we moeten de tijd nemen om ons aan te passen. Als het eenmaal draait moeten we telkens vooruit kijken naar het bestedingsplan. Door invloed van de huidige crisis en andere projecten kan het bestedingsplan veranderen. Wij moeten daarop meebewegen.
Discussieer mee op LinkedIn. 
Mogelijk is dit een vertaling van Google Translate en kan fouten bevatten. Klik hier om mee te helpen met het verbeteren van vertalingen.