Help! Er zit een beleidsmedewerker in mijn projectteam

Soms kan er een beleidsmedewerker zitten in ons projectteam. IT is een totaal andere discipline dan het vormen van beleid en niet ieder projectteam is happy met zijn of haar komst. Maar als hij flexibel is en initiatief toont kan zijn bijdrage erg waardevol zijn. Zeker als hij in staat is om tijdig autonome beslissingen te nemen wordt dat binnen de IT zeer gewaardeerd.

De dagelijkse taken van een beleidsmedewerker omvatten het onderzoeken en adviseren over lastige kwesties en het onderhouden van contacten met interne en externe belanghebbenden.

Typische werkzaamheden van een beleidsmedewerker

Normaal gesproken werkt hij in verschillende functies in de openbare, private- of liefdadigheidssector:

• Overheid: Onderzoeken, ontwikkelen en implementeren van overheidsbeleid dat iedereen raakt. Deze rol kan bestaan ​​uit het adviseren van hogere of gekozen functionarissen zoals parlementsleden.
• Private sector (interne beleidsrollen): De beleidsmedewerker ontwikkelt en implementeert het beleid dat een organisatie nodig heeft om effectief te kunnen werken.
• Liefdadigheidsinstellingen: Onderzoeken, bewaken en gericht zijn op beïnvloeding van het beleid ten gunste van een zaak. Deze rol omvat vaak communicatie, campagnes en publieke zaken.

Verantwoordelijkheden van een beleidsmedewerker

• Advies geven aan senior managers, belanghebbenden en besluitvormers.
• Het coördineren van vergaderingen soms inclusief de agenda.
• Het schrijven van rapporten en toespraken.
• Mondelinge briefings en presentaties geven.
• Overleg voeren met interne en externe belanghebbenden – inclusief collega’s en klanten.
• Verzamelen en analyseren van data en informatie.
• Op de hoogte blijven van sociale, politieke en economische ontwikkelingen en anderen hierover informeren.
• Werken met een breed scala aan mensen en organisaties, inclusief senior managers, functionarissen van openbare functies en leden van het publiek.
• Beheren en bijhouden van politieke of organisatorische prioriteiten.
• Expertise ontwikkelen op een bepaald gebied, of adviseren in een generalistische hoedanigheid.
• Beleid evolueert snel, dus een beleidsmedewerker moet zich aanpassen aan veranderende situaties of prioriteiten.

Kwaliteiten

Een goede beleidsmedewerker beschikt over de volgende kwaliteiten:

• Schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden, om complexe informatie op te vangen en op een duidelijke en toegankelijke manier aan verschillende doelgroepen te presenteren.
• Sociale vaardigheden, om te werken en relaties op te bouwen met een breed scala van mensen met verschillende opvattingen.
• Het vermogen om verschillende perspectieven te begrijpen en succesvol te kunnen beïnvloeden en onderhandelen.
• Effectieve onderzoeks- en analysevaardigheden die nodig zijn om een ​​bewijsbasis op te bouwen waaruit hij kan werken.
• Het vermogen om kennis van een beleidsterrein of -gebieden te verwerven en te behouden.
• Inzet voor het ontwikkelen en leveren van beleid om de voor het bevorderen van een bepaald doel.
• Blijk geven van een groeiende belangstelling voor het beleidsterrein en de organisatie waarin de beleidsmedewerker werkt.

Niet ieder IT project is beleidsgevoelig of zo groot dat het veel impact op het beleid heeft. Dan zal een beleidsmedewerker alleen betrokken zijn als het te automatiseren bedrijfsproces zijn eigen werk betreft. Voor grote gevoelige projecten geldt echter dat de kennis, ervaring, netwerk en kwaliteiten van een beleidsmedewerker iets toe kunnen voegen aan het projectteam. De projectmanager zal hem hartelijk verwelkomen.

De pijn tussen beleid en project

Als we bovenstaande lijstjes bekijken bekruipt je al snel het gevoel dat het vooral om een aantal soft skills gaat. De functie past bij een bepaald type mens. Dit is een andere type mens dan de typische IT mens. Mijn ervaring is dat als je een beleidsmedewerker om een ontwerpbeslissing vraagt hij eerst in zijn hoofd alle stakeholders afloopt. Wat wil wie en hoe gaat het vallen. Hij zoekt naar een compromis waar iedereen mee kan leven. Dit komt niet altijd ten goede aan de kwaliteit van de software. De IT vraagt om heldere eenduidige beslissingen die niet leiden tot halfbakken oplossingen.

De volgende pijnpunten kan je tegenkomen:

• Beleid is en blijft een hele tijd vloeibaar. Feitelijk is het niet zinvol om een project te starten voordat het beleid gestold is. Anders wordt het schieten op een bewegend doel. Een project is niets anders dan invulling geven aan vastgesteld beleid. Een project is dus een verandertraject naar nieuw beleid. Helaas kan gestold beleid soms ook weer smelten, met alle gevolgen van dien.
• Aan het begin van het project stellen we de requirements op. Het beleid is een van de bronnen voor de requirements. Er zijn echter nog meer bronnen en dan kunnen we tegenstellingen aan het licht komen. Tijdens de vorming van het beleid is daar onvoldoende rekening mee gehouden. Dit leidt dan weer tot feedback en zal het beleid even doen smelten.
• Er issues zijn die om een wijziging van het beleid vragen. Niemand durft zomaar een knop door te hakken en het project ligt stil. De deadline komt in gevaar terwijl de kosten oplopen.
• De eindgebruiker die met de software moet gaan werken zijn meestal praktijk gericht en kennen de regels ook heel goed. Zij waren echter niet betrokken bij het opstellen van het beleid. Ze lopen bij het testen soms tegen beslissingen die helemaal niet kunnen of strijdig zijn met andere beleidslijnen. Dit leidt ook weer tot vertragingen.

De beleidsmedewerker in het projectteam

Deze pijnpunten pleiten er voor om een beleidsmedewerker in ons Agile projectteam op te nemen. Hij heeft invloed op de stakeholders en kan zorgen voor olie tussen de raderen. Bovendien heeft hij veel kennis van de materie en de richting waarin het beleid zich ontwikkeld.

Deze persoon moet echter een aantal extra eigenschappen hebben boven de eerder genoemde kwaliteiten.

• Organisatievaardigheden, om prioriteiten te bewaken, deadlines te halen en projecten te managen.
• Een flexibele houding ten opzichte van veranderende prioriteiten en een snel evoluerende externe omgeving.
• Het vermogen om beleidswijzigingen te vertalen naar de backlog in Agile – Scrum projecten.
• Een goed oordeel en initiatief, om zelfstandig beslissingen te nemen of te adviseren over de meest effectieve manier van handelen. De bedoeling is dat het project niet vertraagt.

De beleidsmedewerker kan één worden met het projectteam en een belangrijke rol op zich nemen als:

• Lid van de stuurgroep om het project richting te geven.
• Product Owner om de wensen van de organisatie te vertalen naar software en deze vervolgens te toetsen.
• Reviewer om te deliverables te toetsen aan het vastgestelde beleid.
• Projectleider als het zwaartepunt van het project bij de implementatie van het beleid ligt en niet bij de software.

Een beleidsmedewerker kan nooit eeuwig lid blijven van het projectteam. Dan zal zijn netwerk vervagen en zijn kennis verouderen. Hij heeft de meeste waarde in zijn blijvende rol als beleidsmedewerker.

Discussieer mee op LinkedIn.