E-mail rechtsgeldig

Per e-mail kan een overeenkomst (contract) rechtsgeldig worden gesloten of juist worden opgezegd. Ook verklaringen in e-mail kunnen dienen als rechtsgeldig bewijs.

In Nederland geldt geen eis dat een overeenkomst (contract) op schrift moet worden vastgelegd, behalve bij een zeer beperkt aantal overeenkomsten. Daarom is het mogelijk om een overeenkomst te sluiten per e-mail. Ook de opzegging kan per e-mail gebeuren. Wel moet de elektronische verklaring dan aan een aantal bijzondere eisen voldoen.

Ook bij communicatie tussen burger en overheid kan e-mail als een rechtsgeldig medium worden gebruikt. Wel moet de ontvanger van de berichten vooraf hebben ingestemd met elektronische communicatie.

Overeenkomsten per e-mail

Een overeenkomst per e-mail is rechtsgeldig. De wet stelt namelijk geen eisen aan de vorm waarin je een overeenkomst sluit, behalve bij een paar speciale gevallen (zoals koop van een huis). Net zoals je mondeling iets kunt kopen, mag dat dus ook per mail.

Aanbod en aanvaarding

In Nederland geldt dat een overeenkomst gesloten is als de ene partij een aanbod doet, waar de andere partij mee akkoord gaat. Hoe het aanbod of de aanvaarding daarvan gedaan worden, is in de meeste gevallen niet relevant. De enige echte uitzondering is als één van de partijen eist dat je via een bepaald kanaal communiceert. Als dat vooraf gemeld is, zit je aan dat kanaal (bv. e-mail of fax of aangetekende post) vast.

Een uitgetypt en door beide partijen getekend contract is een manier, maar zeker niet de enige. Op een veiling geef je bijvoorbeeld met handopsteken aan dat je bereid bent het bedrag te betalen. Als de veilingmeester dan “eenmaal, andermaal, verkocht” zegt en met zijn hamer slaat, heb je het gekocht.

E-mail bindend

Wie dus een e-mail stuurt met daarin een koopopdracht, zit aan die overeenkomst vast. Dat geldt ook voor het drukken op een knop met “Bestelling plaatsen” er op trouwens. Zo’n overeenkomst is dan wel een koop op afstand en daar gelden bijzondere regels voor.

Overeenkomsten: breed begrip

Overeenkomsten zijn trouwens niet alleen formele contracten zoals het afnemen van diensten, het kopen van producten of het huren van een huis of een kettingzaag. Juridisch gezien is elke afspraak tussen twee personen een overeenkomst. Iemand die een camera leent, sluit een overeenkomst met de eigenaar daarvan. Als hij dan later mailt “ik zal je de camera volgende week teruggeven”, dan zit hij aan die afspraak vast. En die e-mail is daar bewijs van.

Schriftelijk

Bij sommige soorten contracten stelt de wet expliciet de eis dat deze schriftelijk vastgelegd moeten worden. Het achterliggende idee is dat deze soort overeenkomsten zo belangrijk zijn dat er extra garanties geboden moeten worden. Dergelijke contracten of handelingen konden tot voor kort dus niet per e-mail worden afgedaan. Het wetboek is op dit punt echter aangepast: e-mail wordt onder omstandigheden gezien als een “geschrift”.

Het Burgerlijk Wetboek regelt in artikel 227a van boek 6 dat overeenkomst die schriftelijk gesloten moet worden, ook via een elektronisch document (zoals e-mail) afgehandeld mag worden als er aan vier eisen voldaan is.
  1. Raadpleegbaar door partijen: het moet door beide partijen gemakkelijk te lezen en te verwerken zijn. Een bestandsformaat gebruiken dat de wederpartij niet kan openen, maakt de overeenkomst ongeldig.
  2. Authenticiteit voldoende gewaarborgd: de overeenkomst moet niet makkelijk te manipuleren of te wijzigen zijn. Een optie om hieraan te voldoen, is de tekst te voorzien van een digitale handtekening van beide partijen.
  3. Dateerbaar: vaak is het belangrijk om te weten wanneer een overeenkomst is gesloten, bijvoorbeeld omdat hij na een zekere tijd vervalt. De datum moet af te leiden zijn uit het elektronische document.
  4. Partijen moeten identificeerbaar zijn: wie een overeenkomst sluit, moet wel kunnen weten met wie. Ook hier kan een digitale handtekening helpen, want deze zijn vaak via certificaten aan identiteiten gekoppeld. Andere manieren om de identiteit van partijen vast te kunnen stellen, mogen natuurlijk ook.

In de praktijk kan hieraan worden voldaan door het contract als PDF-bestand vast te leggen. Voor extra zekerheid kan het document bij een onafhankelijke derde worden geregistreerd (zie Bewijs door registratie voor diverse instanties die dit kunnen).

Ontbinding en opzegging elektronisch

Een elektronisch gesloten contract mag ook elektronisch worden opgezegd. Dit is echter alleen nog nooit bij de rechter getest.

Artikel 267 van boek 6 bepaalt dat als een overeenkomst langs elektronische weg is gesloten, hij tevens door een elektronische verklaring kan worden ontbonden. Ook deze verklaring moet voldoen aan de hierboven genoemde eisen van raadpleegbaarheid, verifieerbaarheid en de identiteit van de partijen.

Veel elektronische dienstverleners zetten in hun algemene voorwaarden dat overeenkomsten (zoals abonnementen op telefonie of Internet) alleen schriftelijk kunnen worden opgezegd. In theorie kan zo’n overeenkomst dus ook per digitaal getekende e-mail worden opgezegd. In de praktijk is het wachten op de eerste klant die hierover naar de rechter stapt, zodat hier jurisprudentie over komt.

Uitzonderingen

Bij de volgende soorten overeenkomsten geldt het bovenstaande niet. Hierbij moet dus nog steeds een stuk papier worden gebruikt.

  • Overeenkomsten over onroerende zaken (zoals huizen), met uitzondering van huurovereenkomsten – die mogen dus wel elektronisch geregeld worden.
  • Zekerheden stellen door privé-personen, bijvoorbeeld een borg of garantie afgeven, als dit niet past bij de overeenkomst.
  • Overeenkomsten waarbij een rechter, notaris of vergelijkbare instantie ingeschakeld moet worden.
  • Testamenten, legaten en andere overeenkomsten die met erfrecht of familierecht te maken hebben.

Verklaringen in e-mail

Een eenzijdige verklaring is geen contract. Er is geen expliciete regel hoe de rechter om moet gaan met zo’n verklaring als die elektronisch wordt afgegeven. Maar het is ook niet verboden om een verklaring in e-mail te gebriuken in de rechter.

Nu kan in een e-mail een overeenkomst worden gesloten, maar er kan ook enkel eenzijdig iets worden verklaard. Bijvoorbeeld “ja het was mijn schuld dat je auto beschadigd is” of “ik heb je server gehackt”. Een dergelijke verklaring in een e-mail kan dienen als bewijs bij de rechter. Het is geen dwingend bewijs in die zin dat de rechter het moet geloven. Maar je komt een heel eind, zeker als er een digitale handtekening op staat.

De Nederlandse rechter kijkt niet zwart-wit naar bewijs maar weegt bewijsmiddelen tegen elkaar af. Als er zo’n e-mail ligt en de wederpartij ontkent niet deze gestuurd te hebben, dan zal hij de auto wel beschadigd of de server gehackt hebben. Ontkent de wederpartij wel, dan moet de rechter inschatten wat geloofwaardiger is: de e-mail of de ontkenning.

E-mail met de overheid

Communicatie met de overheid moet volgens de wet vaak schriftelijk. Zo is een besluit of beschikking normaal alleen geldig als het op schrift wordt gemeld. Maar sinds 2004 zijn er mogelijkheden om elektronisch besluiten te nemen, en ook om bezwaar aan te tekenen.

Besluiten en beschikkingen van de overheid (bestuursorganen) moeten schriftelijk worden gegeven, zo bepaalt de Algemene Wet Bestuursrecht (Awb). Vaak zat noch de burger, noch de ambtenaar te wachten op stukken papier heen en weer. Vandaar dat sinds 2004 een bericht (zoals een beschikking, besluit of mededeling) van of naar de overheid ook elektronisch kan. Dit staat in Aanvraag Vergunning elektronisch aangeven uitvoer, vervoer en invoer van de douane.

Wel moet de ontvanger van de berichten vooraf hebben ingestemd met elektronische communicatie. Gemeentes en andere instanties moeten dus expliciet aankondigen dat ze bijvoorbeeld bezwaarschriften elektronisch willen ontvangen, en op welk adres. Als dat niet gebeurt, moet het bericht nog steeds op papier worden ingediend.

Het omgekeerde geldt ook: de burger mag alleen elektronische communicatie van de overheid krijgen als hij dit vooraf heeft aangegeven. Logisch ook: hoe weet de overheid immers welk e-mail adres er bij welke burger hoort?

Als een bericht ondertekend moet worden, dan mag ook hier een digitale handtekening worden gebruikt (art. 2:16 Awb). Hierbij gelden dezelfde eisen als bij een digitale handtekening bij contracten.

Vervalsbaarheid van e-mail

E-mail is vervalsbaar. Dat betekent echter nog niet dat e-mail nimmer gebruikt kan worden voor rechtsgeldige contracten of verklaringen. De rechter weegt alle omstandigheden van het geval om te concluderen of hij gelooft wat in een mail staat.

Natuurlijk kan een e-mail vervalst worden. Dit is eenvoudiger dan een handgetekend contract namaken. Maar dat betekent nog niet dat e-mail “dus” geen rechtsgeldige manier is om overeenkomsten te sluiten. Pas wanneer de ene partij betwist dat hij de e-mail heeft gestuurd, moet worden gekeken of de e-mail echt is.

Het hangt daarbij heel erg van de omstandigheden af of de rechter dit zal erkennen. Een algemene regel is niet te geven. Als in een e-mail wordt gerefereerd aan iets dat alleen de echte afzender kon weten, is het redelijk om te concluderen dat die e-mail echt is.

Als alle adresgegevens kloppen met eerdere berichten, dan lijkt het redelijk dat dit bericht van dezelfde persoon afkomstig is. Vervalsingen zijn vaak te herkennen aan het gebruik van andere mailservers. En als de wederpartij zegt dat hij wel een e-mail heeft gestuurd, maar niet met die inhoud, kan hij de echte inhoud overleggen (uit zijn “Verzonden” of “Sent mail” map).

Bij bestellingen kan gekeken worden naar het postadres waar de bestelling afgeleverd is, en naar de adresgegevens van de creditcard-houder. Als deze met elkaar kloppen, dan kan de rechter er ook van uit gaan dat de bestelling of bevestiging echt is. Een vervalser zal niet snel een bestelling uit andermans naam doen en die ook bij die ander laten afleveren. En zelfs als dat wel zo is, dan zal de ontvanger het product terugsturen. Wie dus de echtheid van de mail betwist maar wel het product houdt, staat niet sterk.

Virussen

Een bijzonder geval is een e-mail met een virus. Iemand kan een bestelling plaatsen of een andere overeenkomst aangaan met een mail waar per ongeluk een virus in terecht komt. Als de ontvanger nu een virusscanner gebruikt, is de kans groot dat die mail nooit in de mailbox van de ontvanger terechtkomt. Of wellicht komt de mail wel aan, maar zonder de bijlage waar nu net de bestelling in stond. Veel virussen infecteren immers Word-bestanden of andere bijlagen. Het is helaas nog onduidelijk of zo’n mail nu toch als ontvangen beschouwd moet worden.

Boeken over dit onderwerp

Delen van bedrijfsmiddelen in de telecommunicatie

Auteur: Paul Knol
Telecommunicatiedienstverlening is niet mogelijk zonder dat fysieke infrastructurele voorzieningen (kabels, antennes, apparatuur) worden aangelegd.
Europrijs: 40,0
Bestellen

Handbook of Business Data Communications

Auteur: Hossein Bidogli
Het ‘Handbook of Business Data Communications’ geeft uitgebreide informatie over bedrijfstoepassingen op het Internet en andere kwesties op het gebied van hard- en software. Naast een groot aantal praktijkvoorbeelden beschrijft Bidogli een aantal cases en geeft hij schetsen van de belangrijkste ontwikkelingen op het gebied van datacommunicatie. Tevens passeren persoonlijke, sociale en juridische aspecten van datacommunicatie de revue en is een begrippenlijst van technische termen toegevoegd.
Europrijs: 73,95
Bestellen

Meer boeken over e-mail + rechten vinden.


-- Printbare PDF-versie --


No votes yet.
Please wait...

Aanvullingen

Geef zelf een aanvulling.

Geef een aanvulling

Licentie: Creative Commons (Naamsvermelding/Gelijkdelen)

Checklisten: Geen
Sidebar