Verdien geld, breng de verwerkingskosten omlaag

Tijdens de informatie-analyse wordt een kosten/baten-analyse gemaakt van het te bouwen systeem t.o.v. het bestaande systeem. Omdat in deze fase meestal nog sprake is van aannames en verwachtingen kunnen met name eindgebruikers niet bepalen of de gepresenteerde cijfers juist zijn. Niet zelden worden de kosten van het te bouwen systeem voor zowel de realisatie als de exploitatie te optimistisch ingeschat. We moeten natuurlijk uitgaan van de betrouwbaarheid van de deskundigen en hun optimisme zien als het vertrouwen in hun eigen technieken. Niet te min komt het voor dat de cijfers bewust gunstiger uitvallen om zo het nieuwe informatiesysteem gemakkelijker te kunnen verkopen.

In de beheerfase is het aan te raden om de exploitatiekosten/baten van een informatie­systeem regelmatig door te rekenen en te vergelijken met andere platformen. Soms komt men bij deze berekeningen tot de conclusie dat de nieuwbouw van een systeem niet duurder is dan een jaar aan exploitatiekosten, terwijl de nieuwe exploitatiekosten nog maar een fractie blijken te worden van de huidige.

Het juist vooraf schatten van de verwerkingskosten van een informatiesysteem blijkt in de praktijk een moeilijke zaak. Het analyseren van de verwerkingskosten wordt dus actueel zodra het informatiesysteem in gebruik is genomen. Op dat moment is ook duidelijk welke posten de hoogste kosten genereren. Het is zaak deze posten één voor één aan te pakken.

Onderkennen kostenposten.

De kosten voor hardware zijn in de afgelopen jaren sterk afgenomen zodat het doorberekenen van die kosten niet meer zo zwaar weegt. Er is dan ook een tendens waarneembaar waarbij systemen als gevolg van de lage hardware kosten worden overgedimensioneerd. Dit heeft een gunstige invloed op de performance van systemen en geeft meer tevreden gebruikers.

Deze situatie heeft met name een voordeel als de verwerking niet geoutsoursed is en intern plaatsvindt. Daar kan namelijk een kostenbespa­ring op hoog gekwalificeerd personeel (DBA) plaatsvinden door te concentreren op hardware.

Nu de verleiding zo groot is om bij een afnemende performance direct aan hardware uitbreiding te denken worden meer structurele oplossingen vaak over het hoofd gezien. Een bekend voorbeeld is het trager worden van het informatiesysteem naarmate de bestanden groeien. Logisch dat in zo’n geval wordt gekeken naar de uitbreiding van hardware. Het uitbreiden van hardware moet in zo’n geval echter als laatste redmiddel worden gezien. Als eerste moet worden geanalyseerd of de bestands­indelingen wel juist zijn, misschien kan er een index worden toegevoegd of moet er een reorganisatie plaatsvinden.

Als de verwerking is uitbesteed liggen de kosten vaak anders, elke handeling en elk verbruik wordt doorberekend. Het is daarom zaak om deze kosten zeer gespecificeerd zichtbaar te maken zodat sturing mogelijk is.

De volgende kosten kunnen bij voorkeur per programmamodule worden omgeslagen en dienen voor alle nieuwe alternatieven en de oude situatie te worden bepaald. Als deze cijfers op papier staan kan een goede vergelijking tussen de verschillende alternatieven worden gemaakt.

1.   Gebruik van computercapaciteit (uitgedrukt in CPU-seconden en disk-IO).
2.   Gebruik van opslagruimte.
3.   Personeelskosten nieuwbouw applicatie.
4.   Apparatuur/softwarekosten (ontwikkeltools) nieuwbouw applicatie.
5.   Personeelskosten systeembeheer.
6.   Energiekosten.
7.   Communicatiekosten (netwerk).
8.   Huisvestingskosten.
9.   Materiaalkosten.
10. Verzekeringskosten.
11. Kosten van onderhoud apparatuur.
12. Afschrijving van de apparatuur.
13. Invoeringskosten nieuwe applicatie.
14. Conversiekosten t.b.v. nieuwe werkwijze.
15. Opleidingskosten voor de nieuwe werkwijze.
16. Kosten voor de aanpassingen en invoering van nieuwe procedures.
17. Kosten voor de aanpassingen en invoering van nieuwe documentatie.
18. Kosten voor nieuw te bouwen apparatuur.
19. Kosten voor het verhelpen van storingen.
20. Kosten voor het testen van de nieuwe apparatuur.
21. Kosten voor het testen van de nieuwe applicatie.

Voor de kostenposten waarvoor een afschrijvingstermijn geldt dient rekening te worden gehouden met de te verwachten levensduur van het informatiesysteem in de huidige vorm. Tevens moet bij het bepalen van de kosten rekening worden gehouden met hoogte van het risico dat tijdens het ontwikkeltraject veranderingen in de functionaliteit worden doorgevoerd. Naarmate dit risico groter is zal de kostenbepaling lange tijd voorlopig en onzekerder zijn.

Begroten en plannen zijn een onderdeel van elke Ontwikkelfase. Per fase wordt een meer gedetailleerde begroting gemaakt. Door telkens een meer verfijnde begroting te make­n is het mogelijk om de vinger beter op de knip te houden dan wanneer eenmalig een begroting wordt gemaakt. Tevens kunnen de op deze manier verkregen cijfer dienen als leermateriaal voor volgende begrotingen. Op deze wijze kunnen ook in het voortra­ject steeds betere begrotin­gen worden gemaakt. Voorwaarde is natuurlijk wel een toegankelijke administratie waarin begrote en werkelijke kosten zijn opgenomen.

Bij de keuze voor een alternatieve oplossing moet niet alleen een kostenvergelijking doorslaggevend zijn, er moet ook altijd worden gezocht naar een balans tussen de kosten en de kwaliteit van het product.

Een scherp oog voor de kostenontwikkeling van nieuwe technologieën kan veel geld besparen. Als bekend is dat de meest ideale oplossing van een probleem gevonden kan worden in een veel duurdere nieuwe technologie kan het lonend zijn om de ontwikkeling even af te wachten. Als nieuwe technologieën gemeen goed worden, worden ze meestal ook goedkoper. Een kostenvergelijking kan dan heel anders uitvallen. Tevens zijn dan de meeste kinderziektes verholpen en zijn inmiddels meer technici bekend met de techniek.

Boeken over dit onderwerp

ITIL 2011 Editie – Pocketguide (NL)

Auteur: Jan van Bon
Deze pocketguide voorziet in dezelfde behoefte als de vorige edities: het bieden van een nauwgezette samenvatting van ITIL, gebaseerd op ITIL 2011 Editie.
Europrijs: 18,55
Bestellen

ITIL Service Operation – 2011 Edition

Auteur: Office of Government Commerce
Dit boek introduceert Service Operation en legt de activiteiten uit op het gebied van levering en controle en beschrijft welke Service Operations hierbij ondersteuning geven.
Europrijs: 85,0
Bestellen



Meer boeken over financieel management vinden.


-- Printbare PDF-versie --


No votes yet.
Please wait...

Aanvullingen

Geef zelf een aanvulling.

Geef een aanvulling

Licentie: Creative Commons (Naamsvermelding/Gelijkdelen)

Checklisten:
Invulling kostenmanagement 18 vragen.
Kosten/baten-analyse projecten 48 vragen.
Kosten/batenanalyse systeemconcept 29 vragen.
Kosten/baten-analyse Informatie Analyse 23 vragen.
Kosten/baten-analyse Ontwerp 25 vragen.
Kosten/baten analyse Realisatie 26 vragen.
Doorbelasting productiekosten 16 vragen.
Sidebar