Outsourcing van onderhoud en verwerking

Eén van de manieren om tot een betere kostenbeheersing te komen is het uitbesteden van (onderdelen van) de automatisering. In veel gevallen kunnen voornamelijk de verwerkingskosten door uitbesteding worden gedrukt doordat meerdere organisaties van dezelfde leverancier gebruik maken. Er draaien dan meerdere systemen van verschillende organisaties op één machine. Schaalvoordelen geven hierbij de doorslag. Het rekencentrum zal dan aan een aantal eisen moeten voldoen zodat geen vermenging van belangen ontstaat. Het besluit om tot uitbesteding hangt echter af van meerdere voorwaarden.

Keuzes maken bij uitbesteden.

Een keuze voor uitbesteden wordt niet van de ene op de ander dag gemaakt, het is een wens die langzaam in de organisatie vorm krijgt. Het gaat bijvoorbeeld al langer vaak fout, of de kosten blijken over een lange termijn onbeheersbaar. Stap voor stap worden een aantal activiteiten uitgevoerd die de uiteindelijke uitbesteding van werkzaamheden tot gevolg hebben.

stap A. Voorwaarden bij uitbesteden.

Voordat wordt gekozen voor uitbesteden van welke service ook dient eerst aan een aantal voorwaarden worden voldaan. Om te voorkomen dat het uitbesteden uitdraait op een mislukking dient er eerst overeenstemming binnen het management van de organisatie over deze voorwaar¬den te zijn. De voorwaarden zijn :
1. Het uitbesteden van de werkzaamheden moet binnen de strategie van de organisatie passen. Een beslissing om de automatisering uit te besteden staat vaak niet op zichzelf, meestal ligt er een beleidsbeslissing om zich alleen nog met de kernactiviteiten bezig te houden aan ten grondslag. Aan de andere kant kan de organisatie tot de conclusie komen dat de automatiseringsactiviteiten niet bedrijfseigen zijn en door een gebrek aan expertise tot problemen leiden.
2. Er moet een geschikte partner zijn die de werkzaamheden kan uitvoeren. Voor het uitbesteden van de automatiseringsactiviteiten moet worden gezocht naar een partner die : Ervaring heeft met vergelijkbare informatiesystemen; in staat is om de automatisering beter te managen; niet van de organisatie als klant afhankelijk wordt; de omvang van de werkzaamheden aan kan en voldoende expertise heeft om aan waarde toe te voegen aan de samenwerking. Ten slotte dient de partner een gunstige financiële positie te hebben.
3. De kosten/baten-analyse moet gunstig uitvallen. Door de automatiseringskosten van collega organisaties te vergelijken met de eigen kosten kan worden ingeschat of uitbesteden kan lonen. Een gedetailleerde kosten/baten-analyse kan pas worden gemaakt als een afweging per activiteit wordt gemaakt.
4. De gebruikers moeten bereid zijn over te stappen en voldoende tijd kunnen vrijmaken.
De overstap op naar een andere aanbieder kost altijd meer tijd dan verwacht. Zo zal er uitgebreid getest moeten worden om te bepalen of alle overgenomen applicaties nog goed werken en de gegevens niet zijn verminkt. Daarnaast hadden de gebruikers natuurlijk een collegiale band met de eigen automatiseerders terwijl er nu een zakelijke relatie ontstaat.
5. Het overtollig personeel moet bij de partner of elders aan het werk kunnen. Door activiteiten uit te besteden zal het betreffende personeel zonder werk komen te zitten. Voor deze mensen zal een goede regeling getroffen moeten worden. In veel gevallen worden ze met behoud van rechten bij de partner te werk gesteld. Als tegenprestatie verplicht de organisatie zich dan om gedurende enige jaren diensten te blijven afnemen.
6. De klanten van de organisatie moeten geen al te grote bezwaren maken. De automatiseringspartner kan het eigendom zijn van een concurrent van uw klanten. Deze belangen vermenging moet worden voorkomen. Daarnaast kunnen in de organisatie gegevens over klanten zijn opgeslagen die niet voor andere ogen bestemd zijn; de privacy moet worden gewaarborgd.

stap B. Afwegingen bij uitbesteden.

Het komt voor dat organisaties niet alleen de automatiseringswerkzaamheden uitbesteden maar ook de uitvoerende werkzaamheden. Met andere woorden, de gebruikersorganisatie verhuist ook mee. Aan de andere kant is het echter niet zo dat bij uitbesteden de automatisering per definitie volledige buiten de deur wordt gedaan. Per onderdeel en activiteit kan een afweging worden gemaakt. Het is daarbij zaak om eerst elke afdeling in functies op te splitsen in denkbeeldige zelfstandige functies die ieder eenvoudig zijn uit te besteden. De afweging is niet alleen gebaseerd op een kosten/baten-analyse maar ook op een risico-analyse. Er gelden een aantal uitgangspunten die hieronder staan opgesomd :

1. Men moet niet de “Probleemsituaties” willen uitbesteden, maar juist goed lopende systemen. Eerst dienen de problemen intern te zijn opgelost zodat het systeem goed werkt. Door eerst andere systemen uit te besteden heeft men ook de handen vrij om aan een oplossing te werken. Bij het uitbesteden van probleemsituaties worden onnodig grote financiële risico’s gelopen.
2. De materiekennis en de kennis van de functionaliteit horen binnen de gebruikersorganisatie bewaard te blijven. Meestal ligt deze kennis grotendeels bij de functionele applicatiebeheerder. Deze heeft nauw contact met de eindgebruikers en kent als geen ander de plaats van het informatiesysteem binnen de organisatie. Door deze functie uit te besteden loopt men het risico volledig afhankelijk te worden van de automatiseringspartner door verlies aan kennis.
3. Informatiesystemen die worden afgebouwd kunnen beter niet meer worden uitbesteed. Er moet dus worden afgewogen of de investering wel verantwoord is.
4. Informatiesystemen waar weinig onderhoud op is kunnen beter door het huidige onderhoudsteam onderhouden blijven worden. De kosten die gepaard gaan met het opbouwen van kennis over het informatiesysteem zullen verhoudingsgewijs te groot zijn.
5. Complexe informatiesystemen kunnen beter niet worden uitbesteed omdat deze meer probleemsituaties opleveren dan gemiddeld. De automatiseringspartner zal zich in eerste instantie in een al te complex systeem verslikken om er vervolgens een hoger prijskaartje aan te hangen.

Boeken over dit onderwerp

IT Outsourcing

Auteur: Guus Delen
Door globalisering en de ontwikkeling van de netwerksamenleving is outsourcing van IT-taken onvermijdelijk geworden. Aanvankelijk was kostenbesparing de voornaamste drijfveer, maar tegenwoordig dwingt het tekort aan goed geschoold IT-personeel onshore, steeds meer bedrijven tot offshore outsourcing, ongeacht de prijs. Outsourcing is echter verre van eenvoudig. Inmiddels hebben zich na 10 jaar vallen en opstaan een aantal best practices ontwikkeld, die iedereen die met outsourcing te maken krijgt, hetzij in de rol van uitbesteder, van IT-dienstenleverancier of van adviseur, zou moeten kennen.
Europrijs: 29,95
Bestellen

Bedrijfsinformatiesystemen

Auteur: Kenneth Laudon
‘Bedrijfsinformatiesystemen’ is een complete inleiding tot het vakgebied. Deze nieuwe editie is volledig geactualiseerd en toegespitst op het Nederlandse en Vlaamse onderwijs.
Europrijs: 62,95
Bestellen

Meer boeken over outsourcing vinden.


-- Printbare PDF-versie --


No votes yet.
Please wait...

Aanvullingen

Geef zelf een aanvulling.

Geef een aanvulling

Licentie: Creative Commons (Naamsvermelding/Gelijkdelen)

Checklisten:
Invulling service level management 20 vragen.
Selectie Verwerkingsorganisatie 37 vragen.
Aandachtspunten bij uitbesteden 40 vragen.
Sidebar