Het autorisatieformulier

Meer nog dan bij een interne verwerkingsorganisatie is bij het uitbesteden een goed formulier voor het toekennen van autorisaties van belang. De leverancier kent de organisatie immers nog niet en is niet verantwoordelijk voor onterechte autorisaties. Met behulp van een algemeen autorisatieformulier kunnen nieuwe gebruikers aan een informatiesysteem worden toegevoegd. Bij de uitgifte van autorisaties zijn er een aantal zaken die in de gaten moeten worden gehouden.

In de eerste plaats is het zo dat de gebruiker geautoriseerd wordt om een bepaalde taak uit te voeren, de rechten die hij daarvoor binnen een systeem krijgt dienen slechts als hulpmiddel. In de tweede plaats dient bekend te zijn welke autorisaties een gebruiker al heeft zodat gecontroleerd kan worden of de regels van functiescheiding goed worden toegepast. Het zou immers erg vervelend zijn als gebruikers in staat blijken fraude te plegen dankzij het feit dat ze daarvoor voldoende rechten hebben.

Naast dit formulier bestaat er binnen de organisatie een parafenlijst met de parafen van alle medewerkers. Tevens is op dit formulier aangegeven waarvoor deze medewerkers geautoriseerd zijn. Zodoende kan iedere medewerker controleren of de autorisatie wel terecht is, of dat de medewerker wel bevoegd is om een bepaalde aanvraag uit te voeren.

Autorisatieformulier gebruiker

De volgende onderdelen op het Autorisatieformulier Gebruiker worden nader toegelicht :

• Aanvrager : De aanvragen is niet de medewerker die de autorisatie krijgt, maar de medewerker die de autorisatie voor hem aanvraagd. Meestal is dit een lijnfunctionaris die hiervoor zelf is geautoriseerd.

• Handtekening : Handtekening van de aanvrager. Deze handtekening dient op juiste te worden gecontroleerd aan de hand van de parafen lijst.

• Functie : De functie van de aanvragen dient tevens ter verificatie te worden vermeld zodat wordt voorkomen dat de aanvrager autorisaties uitgeeft van systemen waarvoor hij niet geautoriseerd is.

• Aanmelddatum : Datum waarop de autorisatie is aangevraagd. Aan de hand van deze datum kan achteraf worden vastgesteld hoe lang het heeft geduurd voordat de autorisa­tie werd ingevoerd.

• Gebruiker : Volledige naam van de te autoriseren medewerker.

• Afdeling/Groep : Organisatorische eenheid waarbij de medewerker werkzaam is.

• Gewenste ingangsdatum : De datum waarop de autorisatie ingaat kan afwijken van de aanmelddatum maar moet daarna liggen. Het is aan te raden om de autorisaties ruim van te voren aan te melden zodat de werkzaamheden die bij het autoriseren horen kunnen worden ingepland.

• Kamernummer : Kamer waar de medewerker zijn vaste werkplek heeft, waar hij werkt als hij de autorisatie nodig heeft.

• Telefoonnr. : Telefoonnummer van de medewerker die de autorisatie krijgt. Bij calamiteiten moet de verwerkingsorganisatie direct contact op kunnen nemen met de gebruikers. Tevens kan de medewerker bij een spoed autorisatie direct op de hoogte worden gesteld dat de autorisatie is toegekend.

• Einddatum geldigheid : In veel gevallen zal deze rubriek leeg worden gelaten omdat er een permanente autorisatie wordt toegekend. Het komt echter voor dat bepaalde werkzaamheden slecht van korte duur zijn, medewerkers op contract worden aangeno­men of vakantiewerk komen verrichten. In die gevallen wordt de Einddatum geldigheid toegepast.

• Autorisatie : Aanvragen/Wijzigen/Intrekken : De aard van de autorisatie dient hier te worden aangegeven.

• User-id : Nieuwe medewerkers krijgen meestal een gebruikersnaam die van hun eigen naam is afgeleid. Deze gebruikersnaam wordt in het vakjargon User-id genoemd.

Tot nu toe zijn aanvrager en medewerker geïdentificeerd, de feitelijke autorisatiekenmer­ken volgen hieronder. Als uit meerdere pakketten of faciliteiten per autorisatie kan worden gekozen, dient de naam van de keuze achter het item te worden gezet.

• Autorisatie communicatie : Voor elektronische communicatie buiten het gebouw kunnen de volgende autorisatie plaatsvinden; inbel-faciliteiten; uitbel-faciliteiten; mailing pakket en eventueel andere communicatie :

• Autorisatie Software : De volgende autorisaties zijn mogelijk; tekstverwerking pakket; database pakket; spreadsheet pakket; opvraagtaal; maatwerkpakketten; eventueel overi­ge pakketten.

• Autorisatie Formulieren : Aangegeven wordt of de medewerker gerechtigd is om de formulieren zoals die binnen de organisatie worden gebruikt te ondertekenen.

• Procedurele autorisaties : Binnen de organisatie bestaan vele procedures, verschillende daarvan hebben betrekking op geautomatiseerde processen waarbij gegevens het informatiesysteem verlaten of in het systeem worden opgenomen. Bij de overdracht van deze gegevens moet voor de ontvangst worden getekend zodat fraude tegen kan worden gegaan. Met dit formulier kunnen de volgende overdrachten worden geregeld :

In ontvangst nemen van informatiedragers; Aanvragen van uitvoer en het aa­n­vra­gen van invoer.

• Algemene opmerkingen : Op deze plaats kunnen aanvullende opmerkingen worden geplaatst, bijvoorbeeld voor de extra autorisatie voor het overdragen van bestanden, het doorgeven van rechten en de toekenning van subautorisaties(rollen of modules) binnen een informatiesysteem.

• Uitvoering/aanvrager : Tenslotte tekenen betrokkenen voor de juiste uitvoering van het toekennen van de autorisaties. De aanvrager dient in principe te controleren of de autorisatie juist is doorgevoerd.

Klik hier voor een voorbeeld autorisatieformulier.

Boeken over dit onderwerp

De commerciële revolutie

Auteur: Wessel Berkman
Wessel Berkman legt in dit bijzondere boek overtuigend uit hoe je ervoor zorgt dat ook jouw organisatie op commercieel vlak klaar is voor de eenentwintigste eeuw.
Europrijs: 34,99
Bestellen

Semco in de polder

Auteur: Allard Droste
In dit boek lees je hoe ondernemer Allard Droste op geheel eigen wijze de onorthodoxe managementstijl van het Braziliaanse Semco een Hollands tintje geeft.
Europrijs: 22,5
Bestellen

Meer boeken over formulieren vinden.


-- Printbare PDF-versie --


No votes yet.
Please wait...

Aanvullingen

Geef zelf een aanvulling.

Geef een aanvulling

Licentie: Creative Commons (Naamsvermelding/Gelijkdelen)

Checklisten:
Toegangsbeveiliging 58 vragen.
Sidebar