meeting

Gebruik de 522 IT checklisten van ITpedia, met in totaal 22028 vragen.

Zoek in de omschrijvingenOmschrijvingAantal vragen
IT projectfaseringBestaat uit meerdere checklisten
Application Services Library (ASL)Bestaat uit meerdere checklisten
ContinuïteitBestaat uit meerdere checklisten
KwaliteitsattributenBestaat uit meerdere checklisten
Functies in de automatiseringBestaat uit meerdere checklisten
WebdesignBestaat uit meerdere checklisten
Of zoek naar een woord: Fulltekst

Laatst gebruikt: Continuiteitsbeheer op: 2017-02-26 09:32 Checklist
Toezenden van eerdere beoordelingen per e-mail.
E-mailadres:


Een goed geplande kickoff meeting zet de toon voor een succesvol project

Uw eerste project bijeenkomst is een gelegenheid om je plan te delen om het project tot een goed einde te brengen. U dient gebruik te maken van deze eenmalige kans om de groep positief te energizen, de juiste verwachtingen te stellen en richting te geven die u zult helpen het project te voltooien op tijd en binnen budget. Als je je niet voorbereidt op deze bijeenkomst,  zul je het project in gevaar brengen vanaf het begin.

Wanneer u de kickoff meeting verlaat, moet iedereen aan het project team op dezelfde verwachtingen werken. Uw voorbereiding vooraf zal bepalen of uw kickoff meeting het grootste voordeel zal bieden aan uw teamleden.

Vergadering voorbereiding

Stap 1: Ontwikkeling van de doelstellingen van het project en de te leveren producten

Vaststelling van deze elementen zullen de beslissingen die je moet nemen bepalen voor met name de personele bezetting van het project en de ontwikkeling van het projectplan. Schrijf ze op en bevestig uw definities met het project eigenaars (de gerechtvaardigden en initiatiefnemers van het project).

Stap 2: Identificeer de leden van het projectteam en hun verantwoordelijkheden

Resource behoeften variëren afhankelijk van de grootte, de complexiteit en aard van het project. De middelen bestaan uit vier belangrijke groepen vanuit uw organisatie om uw project goed te ondersteunen:

Operationeel
Corporate Support
Management
Technische deskundigheid

Het ontwikkelen van een projectteam lijst met contactpersonen die de naam, verantwoordelijkheid, afdeling, fysieke locatie, telefoonnummer, faxnummer en e-mail adres voor elk lid omvat. Deze distibueer je aan je team.

Stap 3: Ontwikkelen van een project aannames lijst

Het is belangrijk voor leden van het projectteam op de hoogte van belangrijke aannames die gelden voor het project. Bijvoorbeeld, de veronderstelling dat elk teamlid is geselecteerd en ter beschikking gesteld aan het project door hun manager om het succes ervan te waarborgen. Wanneer de teamleden aan het project zijn toegewezen moeten ze zich ook committeren aan de taken die ze toegewezen krijgen. Alleen dan kan het project slagen.

Stap 4: Ontwikkelen van het voorlopige projectplan

U kunt veel tijd besparen door alvast vooraf de taken, verantwoordelijkheden en tijdschema’s van het projectplan uit te zetten. Het doorlopen van deze uitwerking zal u helpen te valideren of u de juiste middelen hebt, helpt bij het opsporen van risico’s en het bepalen van de geschikte tijdslijnen voor taken en mijlpalen.

Gebruik welke middelen je nodig hebt om je  te helpen met het projectplan. Het punt wat je wil bereiken is dat je een concept plan klaar hebt liggen waarmee je de kick-off ingaat. Hiermee bespaar je tijd en krijgt het project een ​​snellere start.

Realiseer je dat het plan niet is uitgewerkt tot in elk detail. Eigenlijk zou het dat nooit moeten worden. Tot in de kickoff meeting, is het een goed kennisdocument. Als je in de kick-off het team hebt samengesteld en de verantwoordelijkheden hebt toegewezen, zou je de teamleden moeten vragen de gevraagde verantwoordelijkheden te valideren.  Het plan zal vastgesteld worden op het eerste project status overleg.

Stap 5: Definieer de belangrijkste succesfactoren

Elk project teamlid moet weten wat er nodig is om dit tot een ​​succesvol project te maken. Neem de tijd om de succescriteria te definiëren. Valideer uw lijst met de project eigena(a)r(en).

Feitelijk wordt hier de business bepaald voor de organisatie. Dit is een vaak onderschat onderdeel. Wat is het product en hoe draagt dit bij aan de business voor het bedrijf? Geef hier aandacht aan en het betaald zich terug in een gedragen uitwerking.

Stap 6: Agenda van de project kickoff meeting

Het is belangrijk voor alle leden van het projectteam te participeren in de kickoff meeting. Stuur een vergaderverzoek aan elke deelnemer met een gewenste tijd en datum en neem mee dat er een alternatief kan worden voorgesteld in het geval zij niet beschikbaar zijn. Zelfs als iemand niet beschikbaar is kan deze via telefoon deelnemen.

Je doel is om het hele team tegelijk te spreken zodat ze allemaal dezelfde boodschap te horen krijgen bij de start van het project. Instrueer alle deelnemers om te actief te reageren op de aangeleverde stukken en de agenda van de kick-off om en voor te bereiden op de vergadering door de herziening van de stukken.

Zodra je een harde tijd en datum, schema een conferentieruimte, plan deze voor een 90-minuten durend overleg.
Persoonlijke noot
Het is niet altijd haalbaar is om alle teamleden te krijgen in dezelfde vergaderzaal. Door het opstellen van een solide agenda, het verstrekken van gegevens van tevoren, en het organiseren van de opzet van de vergadering kunt u verzorgen dat op de  kickoff meeting alle deelnemers dezelfde doelstellingen krijgen, zelfs wanneer velen elkaar niet kennen.

Stap 7: Stuur de kickoff meeting gegevens aan alle deelnemers

Op uw aangewezen datum, stuur dan een mail van de vergadering gegevens aan elke deelnemer, met inbegrip van:
Vergadertijd en datum
Agenda van de vergadering
Deelnemers aan het project  contact informatie
Projectplan

Vraag elke persoon om het projectplan zorgvuldig te reviewen. Geef aan dat aanvullende informatie tijdens de kickoff meeting zal worden uitgereikt en dat iedereen vertrouwd moet zijn met zijn of haar deel van het plan. Leg uit dat er een Q & A sessie op de vergadering zal zijn om eventuele vragen te beantwoorden.

Stap 8: Identificeer belangrijke kwesties en de project afhankelijkheden

Review zelf het projectplan voor de kickoff meeting en maak notities over de punten die u wilt maken op de vergadering. Relevante items zijn potentiële knelpunten, gevolgen, risico gebieden, enz.

What’s next?

Na al uw voorbereiding is de volgende stap; hoe je je moet gedragen in een project kickoff meeting. In deel twee van deze serie wordt hier uitvoerig op de beste manier om een ​​project kickoff bijeenkomst te leiden ingegaan.

Het oorspronkelijke artikel stond bij Van Zoelen.


-- Printbare PDF-versie --