SISP 1.2 Het Projectplan

sispInleiding projectplan

Het belangrijkste mijlpaalproduct van fase SISp1 is het Projectplan. In het vervolg van de methode worden per fase ook plannen gemaakt maar het projectplan is duidelijk anders van aard. In het Projectplan worden belangrijke zaken vastgelegd en fungeert als contract voor de loop van het project. Zaken die vastgelegd worden zijn:

* De opdracht, korte maar duidelijke omschrijving van de doelstelling van het project.
* De projectorganisatie, welke SIPS teams worden er ingericht.
* De fasering van het project; bij kleine projecten kan de projectgroep besluiten om (delen van) fases over te slaan.
* De afbakening /scope; welke processen, systemen, afdelingen en functionaliteiten behoren tot het project.
* Vergader frequentie.
* Resources. De beschikbare middelen. Gaat in veel gevallen over tijd en geld.
* Reviewers, welke deskundigen zullen de opgeleverde producten beoordelen.
* Risico analyse.
* Communicatie plan.

Projectplan: Opdracht

Officieel komt de opdracht van de opdrachtgever. Om tot een juiste formulering te komen vindt vaak vooraf overleg plaats over de inhoud. De opdracht is bij voorkeur in één zin te vatten. Bijvoorbeeld:
“Selecteer en implementeer een software pakket waarmee een geïntegreerd boekhoudsysteem voor de financiële administratie kan worden opgezet.”
Deze opdracht is niet voldoende om de scope van het project helder in beeld te brengen. Voor een goeie afbakening is meer overleg nodig.

Projectplan: Projectorganisatie

De omvang van de projectorganisatie is afhankelijk van de omvang van het project. Minimaal is er een opdrachtgever en een projectgroep. In veel gevallen is dat voldoende om het project uit te voeren. Bij een groot project maakt de opdrachtgever deel uit van de SISp-opdrachtgeversgroep. De projectgroep stuurt meerdere teams aan.

Bij projecten van een maximale grootte wordt voor iedere fase een apart SISp-team samengesteld op het moment dat de betreffende fase start.
* SISp-Requirementsteam
* SISp-Selectieteam
* SISp-Proeftuinteam
* SISp-Voorbereidingsteam
* SISp-Implementatieteam
* SISp-Beheerteam.

SISp-communicatieteam.
Dit team zorgt voor de communicatie naar de belanghebbenden die niet bij het project zijn betrokken en de communicatie binnen het project. Hierdoor is het Communicatieteam het meest aangewezen team om de projectadministratie bij te houden.

Projectplan: fasering

* Een SISp-team is specifiek gekoppeld aan een fase binnen het project en rapporteert aan de projectgroep. Gedurende het project kunnen SISp-teams starten en eindigen afhankelijk van welke fase op dat moment loopt.

* De projectgroep blijft echter van begin tot eind verantwoordelijk.

* In de SISp1 fase (projectinitiatie) is inhoudelijk nog niet veel bekend over de oplossing die gekozen zal worden en is het aantal SISp-teams minimaal.

* Bij grote projecten kan het voorkomen dat de projectgroep besluit om de teams Communicatie en Requirements al te laten starten voordat het projectplan definitief is opgeleverd (en SISp1 is afgerond) Het SISp- Communicatieteam start met het maken van het communicatieplan en informeert de organisatie over de start van het project. Het ISSP-Requirementsteam start met het inventariseren van de bedrijfsprocessen die door het project geraakt worden.

* Naarmate de grootte van een project toeneemt kan de behoefte ontstaan om specifieke taken van de projectgroep te delegeren aan speciale teams (SISp-X) Denk hierbij aan een SISp-kwaliteitsteam of een SISp-juridischteam

* De omvang van de projectorganisatie is dynamisch en groeit en krimpt naarmate het project vordert.

Projectplan: Afbakening / Scope

Een belangrijk onderdeel van het projectplan is de afbakening / scope. Hierin wordt beschreven wat allemaal tot het project behoort. Dit kunnen zijn;
* Bedrijfsprocessen, welke bedrijfsprocessen zal het pakket gaan dienen.
* Organisatie onderdelen, welke afdelingen zijn hierbij betrokken.
* Functionaliteiten, zijn er specifieke functionaliteiten op dit moment die in ieder geval moeten worden ingevuld.
* Systemen, welke systemen zijn betrokken. Misschien zijn er koppelingen voorzien met relatiegegevens of financiële systemen.
Hier wordt ook aangegeven wanneer het project klaar is en kan worden beëindigd. Soms kan het zinvol zijn om ook aan te geven wat nadrukkelijk niet tot het project behoort.
In de afbakening wordt het overzicht met project randvoorwaarden opgenomen.
De afbakening is een belangrijke basis voor de planning en het zorgt voor helderheid tijdens het verloop van het project.

Projectplan: Resources

De opdrachtgever moet middelen beschikbaar stellen aan de projectleider die daar vrij over kan beschikken om het project uit te voeren.
* Tijd
* Geld
* Infrastructuur
In deze fase van het project is er nog maar weinig bekend over een mogelijke eindoplossing en moet geschat worden op basis van aannames.
Er zit een wrijving in deze fase tussen de opdrachtgever en de projectleider. De laatste heeft duidelijke behoefte aan een behoorlijk budget om een kwalitatief goede oplossing neer te kunnen zetten. De opdrachtgever zal de kosten zo laag mogelijk willen houden.
Het budget en de planning zullen na de derde fase (wanneer een pakket is geselecteerd) moeten worden bijgesteld.

Projectplan: Reviews

Om de kwaliteit van een project te borgen worden reviewers aangesteld. Ieder mijlpaalproduct zal worden getoetst. De toetsing, review kan worden gedaan door projectleden, opdrachtgever of materiedeskundigen. In het projectplan wordt vastgelegd wie welke producten gaat reviewen.

Projectplan: Communicatieplan

Een grote faalfactor van ieder project is een slechte communicatie. Dit kan zijn een slechte communicatie binnen het projectteam. Hierdoor word mogelijk de kwaliteit en doorlooptijd negatief beïnvloed. Maar ook de communicatie buiten de projectorganisatie is van groot belang. Tijdige en gerichte communicatie naar de organisatie /gebruikers/klanten vergroot de acceptatie van het nieuwe systeem.
Binnen de SISp methode wordt altijd in het projectplan een communicatie plan opgenomen en zal binnen iedere fase een communicatie activiteit plaatsvinden. Dus ook bij kleinere projecten, waarbij geen apart communicatie team is ingericht.
In het communicatieplan wordt beschreven met wie (doelgroepen /sub doelgroepen) wordt gecommuniceerd (de boodschap die wil je delen) en op welke manier (middelen; mail, nieuwsbrief, intranet, workshops etc.) dit zal plaatsvinden.
Een goede communicatie kan grote invloed hebben. Door in een vroeg stadium te gaan communiceren en dit gericht volgens een vooraf vastgestelde strategie te doen kan bijdrage in de acceptatie van de verandering die een invoering van een nieuw systeem hoe dan ook teweeg brengt.

Projectplan: Startup

Als eerste projectbijeenkomst wordt een startup georganiseerd. Hierbij kunnen naast de opdrachtgever, projectleider en alle projectleden ook mogelijke gebruikers/klanten worden uitgenodigd.
Aan de hand van het concept projectplan wordt het doel en beoogde resultaat van het project bediscussieerd. Het is mogelijk dat tijdens de startup de inhoud van het projectplan nog verder wordt aangescherpt.
Het resultaat van deze bijeenkomst wordt na afloop verwerkt in het projectplan en deze wordt (na nog een leesrondje) definitief gemaakt. Het project kan beginnen.


-- Printbare PDF-versie --


Auteur: Wim Hoogenraad op 17 november 2016
Categorie: Methoden
Tags:, , , , , , ,
Licentie: Creative Commons (Naamsvermelding/Gelijkdelen)

Checklisten: Geen

Geef een aanvulling

Je moet ingelogd zijn om een aanvulling te geven.

Laatste artikelen