SISP 0.6 Projectstart, ICT-Strategie en project opdracht

sispAanleiding voor een project

Voor het starten van een project is er altijd een aanleiding. Goede aanleidingen zijn:
– Groei van de organisatie vraagt om meer functionaliteit en capaciteit.
– De organisatie fuseert.
– Het aantal bedrijfsprocessen neemt toe.
– De bedrijfsprocessen worden complexer.
– De huidige oplossing mist functionaliteit en rapportage mogelijkheden.
– De huidige oplossing is verouderd.
– Er is een nieuwe release van het huidige pakket maar men stapt liever over op iets anders.
– De leverancier van het huidige pakket bevalt niet en het contract loopt af.
– Met nieuwe software moet een kostenbesparing worden bereikt.

Voorwaarden voor een succesvol SISP-project

Voordat de selectie van een pakket wordt gestart is het belangrijk stil te staan bij een aantal voorwaarden. Deze voorwaarden zijn namelijk bepalend voor het slagen van het project. Neem daarom de tijd om uit te zoeken hoe het in de organisatie zit wat betreft deze voorwaarden en begin niet lichtzinnig aan de selectie van een standaard pakket.
Maatwerk of standaard?
De eerste keuze die er moet worden gemaakt is of het probleem met maatwerk software of standaard software moet worden opgelost.
Voor de hand ligt het om jezelf af te vragen of er überhaupt een software pakket bestaat waarmee het probleem opgelost kan worden. Dit is inderdaad een belangrijk criterium dat de keuze voor een standaard oplossing kan uitsluiten. Het antwoord op deze vraag is echter niet altijd gemakkelijk bij aanvang van het project te geven zodat ook andere criteria een rol spelen. Bij het gebruik van deze methode gaan we er van uit dat er voor gekozen is om een standaard software pakket te selecteren.

ICT-strategie

Een belangrijke richting bepaler van het automatiseringsproject is de ICT-strategie van een organisatie. De ICT-strategie is afgeleid van de Bedrijfsstrategie en geeft in het ideale geval aan hoe het ICT-landschap er over vijf jaar uit moet zien. De aanwezigheid van een ICT-strategie geeft ook behoorlijk veel houvast bij een keuze voor maatwerk of standaard software. Uit deze strategie worden de eisen afgeleid waar het nieuwe systeem straks aan zal moeten voldoen.
Belangrijke onderwerpen binnen de ICT strategie
1. Wat is de informatiebehoefte?
– Wat zijn de primaire en secundaire bedrijfsprocessen?
– Welke (management)informatie is nodig om deze processen aan de gang te houden?
– Komen er nieuwe bedrijfsprocessen bij of vervallen er bedrijfsprocessen?
2. Hoe werken de mensen in de toekomst samen?
– Alleen binnen de eigen organisatie of ook met partners buiten het bedrijf.
– Op een vaste plek of ook thuis of op een derde werkplek?
– In afdelingen verdeelt of in tijdelijke samenwerkingsverbanden?
3. Wat het ICT-platform is waarop de applicatie worden aangeboden?
– Is er een eigen serverruimte of is er een voorkeur voor cloudoplossingen?
– Wat is het voorkeurs hardware platform?
– Wat is de voorkeur database?
– Draait de applicatie bij voorkeur op de client of wordt hij via het web aangeboden?
4. Hoe ziet de ontwikkelomgeving eruit?
– Is er een eigen ontwikkelteam of wordt alles buitenshuis gerealiseerd?
– Is er een voorkeur voor standaard of maatwerk oplossingen?
– Is er een voorkeurs ontwikkelomgeving?
5. Hoe ziet het applicatielandschap er uit?
– Wat zijn de gewenste applicaties?
– Waar zitten de knelpunten?
– Welke stappen moeten worden genomen?

Bottom line

Bij aanvang van een project is het echter meestal vaag of er een vijfjaars visie is. Als er geen ICT-strategie is, zal de visie op ICT door middel van een aantal interviews van het management boven water moeten komen voor dat we verder kunnen. De keuze voor een pakket is immers een keuze voor jaren en gaat bepalen hoe er binnen de organisatie wordt gewerkt.
Voor de keuze tussen maatwerk of standaardsoftware kan een belangrijk uitgangspunt gehanteerd worden binnen de organisatie: “Er wordt alleen voor maatwerk gekozen als dit van strategisch toegevoegde waarde is of wanneer een standaard pakket niet over de benodigde functionaliteit beschikt”.
Aan de andere kant moet worden gewaakt voor de gedachte dat onze bedrijfsprocessen niet zo bijzonder zijn en we dus voor standaard gaan. Er moet wel onderzocht worden of dit echt zo is.
Bent u kaar voor een standaard software pakket?
De keuze voor een standaard software pakket is niet alleen maar gebaseerd op logica, ook gevoelsmatig komen er zaken aan de orde waarmee de organisatie aan de slag moet. Denk eens na over de volgende vragen:
1. In een standaard pakket zijn de bedrijfsprocessen op een standaard wijze opgenomen. Is het mogelijk om de bedrijfsprocessen aan te passen aan een standaard werkwijze?
2. De functionaliteit van de standaardsoftware willen we zo min mogelijk veranderen. Is het mogelijk om de functionaliteit voor 80% zo te laten als hij is?
3. In lang niet alle gevallen is een software pakket sneller ingevoerd dan maatwerk software. Is het mogelijk om enkele maanden of zelfs jaren te investeren in de implementatie van een pakket?
4. Alleen de beste medewerkers zijn in staat om hun collega’s mee te krijgen in de veranderingen van de bedrijfsprocessen. Is het mogelijk om de beste medewerkers vrij te maken voor dit project?
Is de scope van het project helder?
De beantwoording van deze vraag is de sleutel tot het succes van het project. Als deze vraag in SISP0 niet goed beantwoord is, is de kans groot dat er tijdens het project grote problemen ontstaan. Zelfs in SISP6 kan dit nog tot mislukking leiden.
De vraag die beantwoord moet worden is “Waar hebben we het eigenlijk over?” of “Wat is de afbakening van het project?”. Hoort de HRM-module er nu wel of niet bij? Mogen we ons nu wel of niet bemoeien met de bedrijfsprocessen van de productie afdeling? Enzovoort.
Allemaal vragen die door de opdrachtgever beantwoord moeten worden. De opdrachtgever zal dus van te voren goed moeten nadenken over de scope en daar verder in het project niet van moeten afwijken. Als hij wel afwijkt leidt dit onherroepelijk tot uitloop en extra kosten. Als er zich showstoppers voordoen ontkom je soms niet aan veranderingen maar verre weg het beste is om alle veranderverzoeken op te sparen en deze mee te nemen naar de onderhoudsfase van het pakket. In die fase kunnen ze dan apart gecalculeerd worden of als meerwerk in een apart project worden aangepakt.

Opdracht formulering

Veel hangt dus af van welke opdracht de opdrachtgever aan het projectteam geeft.
– Een goede opdracht kan vaak in één zin helder geformuleerd worden.
– Daarnaast wordt aangegeven welke resultaten er dankzij het uitvoeren van de opdracht worden verwacht.
De projectleider zal deze opdrachtomschrijving overnemen in het Projectplan en daar vertalen naar taken die toe te wijzen zijn naar de verschillende medewerkers. Dit wordt verder uitgewerkt in fase SISP1, Projectmanagement.
Welke vragen stelt de opdrachtgever zichzelf?
Bij het opstellen van de opdracht zal de opdrachtgever zich vragen stellen als
– “Welk probleem lost dit project op?”,
– “Ligt aanleiding in het verlengde van de bedrijfs- en ICT-strategie?”,
– ”Is de aanleiding niet ingegeven door bedrijfspolitieke redenen?”,
– “Wat verwacht ik te bereiken met het project?”,
– “Kan ik met dit project de concurrentie verslaan?”,
– “Dient deze opdracht wel het doel van de organisatie?”.

(Dit artikel kwam tot stand in samenwerking met Suzette de Raadt)

Boeken over dit onderwerp

Office 2013 Step by Step

Auteur: Beth Melton
Leer snel werken met de belangrijkste programma’s uit de Office 2013-suite: Word 2013, Excel 2013, PowerPoint 2013 en Outlook 2013.
Europrijs: 39,95
Bestellen

Handboek Power BI

Auteur: Peter ter Braake
Microsoft Power BI voor Excel is een verzameling nieuwe functies in Excel die u (wel) makkelijk in staat stelt zinvol gebruik te maken van alle beschikbare gegevens.
Europrijs: 29,95
Bestellen

Meer boeken over Acrobat vinden.


-- Printbare PDF-versie --


Aanvullingen

Geef zelf een aanvulling.

Geef een aanvulling

Licentie: Creative Commons (Naamsvermelding/Gelijkdelen)

Checklisten: Geen
Sidebar