Besparen telefoonkosten, uitbesteding telefooncentrale, gratis onderling bellen en verhuizing of nieuwbouwproject als aanleiding voor voip

Veel bedrijven overwegen momenteel om over te stappen op voip, ofwel bellen en bereikbaar zijn via het internet. Onderzoek heeft aangetoond dat bedrijven daadwerkelijk overgaan tot een voip implementatie in de volgende gevallen:

• Uitgevoerd telecommunicatie advies waarin de telecommunicatie infrastructuur in kaart is gebracht en met de bedrijfsdoelstellingen is vergeleken. Conclusie is vaak dat een besparing op telefoonkosten via internet bellen voor een vast bedrag per maand mogelijk is, mits de telefooncentrale, routers en modems zijn afgeschreven.
• Uitbesteding telefooncentrale, ofwel waarbij een organisatie een tijdelijke opvang telefooncentrale of overname telefooncentrale overweegt, omdat telefonie kennis ontbreekt en er geen budget is om te investeren in telecommunicatie infrastructuur (wan, lan, telefooncentrale, etc.). Een vast bedrag per maand voor de infrastructuur biedt dan veel voordelen.
• Gratis onderling bellen tussen vestigingen vormt een andere aanleiding om internet bellen te overwegen. Met behulp van ip vpn oplossingen en evpn wordt er een permanente verbinding tussen uw vestigingen aangelegd, zodat u gratis ondeling kan bellen maar ook snel toegang heeft tot de bestanden en informatiesystemen van de andere vestigingen. 
• Een (interne) verhuizing naar een nieuw pand waarbij de gehele inrichting van telecommunicatie infrastructuur aangelegd moet worden vormt de laatste maar wellicht de meest voorkomende reden om ovr te gaan op voip oplossingen. Met name bij een nieuwbouwproject kan de gehele telecommunicatie infrastructuur (wan, lan, telefooncentrale, etc.) op de toekomst worden afgestemd, zodat u niet alleen nu kosten bespaart, maar ook direct op alle technologische ontwikkelingen kunt inspelen.

ROI checklist voip: wanneer is internet bellen voor uw bedrijf interessant?

De belangrijkste vraag die u moet stellen wanneer u overweegt om over te stappen op internet bellen is: hoe bepaalt u of voip interessant is voor uw onderneming?

Deze checklist dient om inzicht te krijgen in de Return on Investment (ROI) van internet bellen. Na het invullen van de vragen heeft u meer zicht op hoeveel telefoonkosten u kunt besparen en krijgt u een idee waar de verbeterpunten binnen uw bedrijf liggen. Na het invullen van de checklist heeft u meer kennis om met uw telecom specialist te onderhandelen over voip oplossingen en het bijbehorende implementatietraject. 

Overzicht van uw telefoonkosten en belpatronen

Aan de hand van de telecom facturen, telecom contracten en aanvullende specificaties kunt u uw telecom uitgaven (vaste telefonie mobiele telefonie, servicenummers en datacommunicatie) in kaart brengen:

1. Hoeveel minuten worden er per maand binnen uw organisatie gebeld?
2. Hoeveel minuten van het totaal wordt er gebeld met eigen medewerkers en vaste klanten?
3. Hoeveel minuten per maand wordt er naar het buitenland gebeld?

Welke ICT en telecom oplossingen zijn binnen uw bedrijf geïmplementeerd of wilt u in de toekomst gaan gebruiken?

Breng in kaart of u de volgende diensten heeft of wenst om uw telefonische bereikbaarheid te vergroten en efficiency/productiviteit te verbeteren:

1. Telefooncentrale (mogelijkheid om telefoontjes intern/extern door te schakelen en kosteloos intern te bellen) 
2. Telefonische bereikbaarheid (met PC, laptop, PDA, smartphone, vaste of mobiele telefoon toegang tot de applicaties op uw bedrijfsnetwerk)
3. Flexibele werkplekken (thuis, onderweg en op kantoor kunnen inloggen en toegang hebben tot uw bedrijfsgegevens)
4. Virtueel call center (24 x 7 bereikbaarheid en doorschakeling naar externe bereikbaarheiddiensten met 1 druk op de knop)
5. videoconferencing (plug ‘n play met klanten, collega’s communiceren)
6. Unified messaging (voicemail, fax en mail in een in-box) 
7. Collaborative working (met meerdere mensen werken aan een en hetzelfde document, on-line en real-time)
8. Instant messaging (direct en snel berichten versturen zoals bij SMS) 
9. Click2Talk en Click2Chat functies (bereikbaarheid vergroten door on-line en real-time met bezoekers op uw website te communiceren)

Belangrijkste input variabelen en indicatoren voip implementatie

Met behulp van bereikbaarheid testen en een gesprek met uw telecom / ICT specialisten kan een antwoord worden gegeven op de volgende vragen:

Technisch:

1. Bent u met uw bedrijfssystemen afhankelijk van een internetverbinding?
2. Heeft u al een bedrijfsnetwerk?
3. Wat is uw huidige bandbreedte? (snelheid waarmee u bestanden kunt binnenhalen en versturen download/upload)
4. Hoeveel FTE’s zijn er binnen uw bedrijf betrokken bij het operationeel houden en updaten van de telecommunicatie structuur?
5. Wat zijn de huidige kosten die u uitgeeft aan: service & onderhoud telefooncentrale, vaste en directe lijnen, nummerblokken (aantal en nummer reeksen), huur/service apparatuur, totale kosten abonnementen per maand?
6. Wat is de leeftijd van uw huidige telefooncentrale, telefoon toestellen, modems en routers?
7. Hoeveel telefoon toestellen zijn er binnen uw bedrijf aanwezig?
8. Hoeveel gegevens in uw bedrijfsadministratie en andere ondersteunende toepassingen (CRM, Inkoop, etc) zijn incompleet of dubbel ingevoerd?

Organisatorisch:

1. Hoe vaak moet een klant langer wachten dan 4 seconden voordat de telefoon opgenomen wordt?
2. Wat is de gemiddelde wachttijd, voordat een klant de juiste persoon aan de lijn krijgt?
3. Hoeveel % van de klanten die per telefoon te woord worden gestaan krijgen meteen antwoord en hoeven niet te worden teruggebeld?
4. Hoeveel vergaderingen zijn er per maand tussen medewerkers van verschillende vestigingen die ook on-line kunnen plaatsvinden?
5. Hoe vaak moeten uw medewerkers terugkomen naar de zaak om klantgegevens in te voeren of op te halen?
6. Wisselen uw medewerkers vaak van plaats/heeft u flexibele werkplekken?
7. Heeft u de beschikking over meerdere externe bedrijfsnummers?
8. Overweegt u om over te gaan op één centraal telefoonnummer?

Gebruik checklist voip bij onderhandeling met voip leverancier

Op het moment dat u bovenstaande vragen heeft beantwoord en hieraan ook een kostenplaatje heeft toegekend, is het voor veel telecommunicatie / voip leveranciers mogelijk om een raming uit te brengen. Uiteraard zult u vervolgens in detail de technische en organisatorische consequenties moeten uitwerken, maar met de checklist heeft u voldoende aandachtspunten om een gesprek met een telecom specialist, zoals bijvoorbeeld KPN aan te gaan.

Klik hier voor het oorspronkelijke artikel op managementkennisbank.nl.

-- Printbare PDF-versie --