De Checklist als standaard formulier

Het formulier.

Formulieren worden in organisaties gebruikt om een procedure te stroomlijnen. Een procedure kan enorm versnellen door er een formulier bij te maken. Dat komt omdat een formulier er altijd hetzelfde eruit ziet. Alle invulvelden staan altijd op dezelfde plaats en hebben altijd dezelfde betekenis. Door deze eigenschappen zijn medewerkers eenvoudig instaat om een aanvraag snel te lezen, te interpreteren en te verwerken. Dankzij een toenemende automatisering kunnen formulieren steeds vaker ook elektronisch worden ingelezen met een scanner. De software kan dan de waarden die ingevuld zijn herkennen en overnemen in het informatiesysteem. Veel intelligentie van de medewerkers moet dan wel in de software geprogrammeerd worden. Tenslotte worden formulieren steeds vaker elektronisch beschikbaar gesteld. Bijvoorbeeld via internet. Aanvragers kunnen hun aanvraag dan direct online doen. Dit heeft als voordeel dat schrijf- en leesfouten bij het overnemen van het formulier niet meer voorkomen. Daarnaast scheelt het in deze aanpak vaak in het aantal FTE’s die nodig zijn om de werkzaamheden te verrichten. In de praktijk ziet men steeds vaker hybride systemen, formulieren worden dan zowel fysiek als elektronisch aangeboden. Als de formulieren eenmaal ingevoerd zijn wordt bij de verwerking in de back office geen verder onderscheid meer gemaakt.

De checklist.

Eén van de bekendste formulieren is de checklist. Checklisten kunnen onderdeel zijn van een procedure en daarom een officieel karakter hebben. In veel gevallen worden ze echter gebruikt om even te checken hoe de zaken er voorstaan. In fabrieken waarin producten een hele weg afleggen voordat zij het terrein verlaten wordt vaak een checklist aan het product gehecht. Zodoende kan iedere medewerker die het product in handen krijgt aflezen welke bewerkingen het product heeft ondergaan en welke er nog moeten plaatsvinden.

De meest optimale checklist is een levende checklist die telkens aan de omstandigheden wordt aangepast. Een levende checklist wordt op een computersysteem bijgehouden en naar behoefte uitgedraaid. Binnen organisaties kan hiervoor een aparte functionaris worden aangesteld.

Het gebruik van checklisten kan van groot nut zijn bij de ondersteuning van de admini­stratieve organisatie. De verwerking wordt immers completer en gelijkvormiger waardoor controle eenvoudiger wordt. Er is echter een groot nadeel aan checklisten; de ontwerper kan namelijk essentiële vragen vergeten. Daardoor komt de kwaliteit van de producten in gevaar. Een vergeten aspect zal namelijk geheel worden overgeslagen omdat een checklis­t ook een stukje betrokkenheid en verantwoordelijk­heidsgevoel bij medewer­kers wegnee­mt. Er komt dus ook een stukje  kwaliteit van de medewerkers om de hoek kijken, hopelijk heeft de organisatie een aantal medewerkers in dienst die voldoende alert zijn op zulke situaties en tijdig bijsturen.

Ontwerp tips voor formulieren

Bij het ontwerpen van formulieren moet met een aantal praktische voorwaarden rekening worden gehouden. Onderstaande lijst met voorwaarden is niet uitputtend.

•           Is bij de indeling van het formulier rekening gehouden met ruimte voor perforaties en stempels?
•           Is bij de indeling van het formulier ruimte gereserveerd voor het maken van aanteke­ningen?
•           Zijn alle in te vullen gegevens op het formulier noodzakelijk?
•           Zijn de kolommen waarin getallen in gevuld moeten worden van positielijntjes voorzien?
•           Is het formulier zo opgezet dat alle gegevens slechts één maal ingevuld hoeven worden?
•           Zijn de formulieren zo ontworpen dat invoerfouten worden vermeden?
•           Sluiten de indeling van het te verwerken formulier en het ontworpen scherm voldoen­de op elkaar aan?
•           Is bij de indeling van het formulier rekening gehouden met de regelafstand van printers en typema­chi­nes?
•           Is er voldoende ruimte op het formulier voor het invullen van de gegevens?
•           Is duidelijk welke gegevens verplicht op het formulier ingevuld moeten worden en welke niet?
•           Kunnen de gegevens op het formulier eenvoudig gescand worden?


-- Printbare PDF-versie --


Auteur: Wim Hoogenraad op 20 februari 2011
Categorie: Adviezen, Best practices, Oplossingen, Organisatie
Tags:, , ,
Licentie: Creative Commons (Naamsvermelding/Gelijkdelen)

Checklisten:
Specificeer procedures 37 vragen.
Ontwerp administratieve organisatie 43 vragen.
Ontwerp formulieren 71 vragen.

Geef een aanvulling

Je moet ingelogd zijn om een aanvulling te geven.

Laatste artikelen