Voorkom problemen, structureer je opdrachten.

Door het gebruik van formulieren krijgen procedures een officieel karakter. Dit geldt zeker voor het verstrekken van een opdracht hetgeen een formele zaak is. De opdrachtgever zal op het Opdrachtformulier duidelijk moeten aangeven wat zijn verwachtingen zijn zodat reeds in een vroeg stadium bepaalde discussiepunten worden uitgesloten.
Om deze reden is het Opdrachtformulier zo uitgebreid mogelijk opgesteld. Het gebruik van het formulier is mede afhankelijk van de organisatievorm waarbinnen het wordt gebruikt. Enkele rubrieken worden nader toegelicht :

• Opdrachtnummer : De uitgifte van het opdrachtnummer kan bijvoorbeeld door de gebruikersor­ganisatie plaatsvinden. In veel gevallen zal de automatiseringsafdeling het opdrachtnummer echter uitgeven omdat zij met unieke nummers willen werken terwijl er vaak opdrachten van meerder opdrachtgevers binnen komen.
• Gewenste einddatum/Prioriteit : Anders dan storingen zullen opdrachten die bij de automatiseringsafdeling binnen komen meestal worden ingepland. De gebruiker heeft zijn toepassing echter op een bepaald moment nodig. Dit moment zal niet altijd samen­val­len met het tijdstip waarop de automatiseringsafdeling de toepassing denkt op te leveren. Als de opdracht spoedeisend is zal er moeten worden onderhandeld met vaak vervelende gevolgen voor de andere opdrachtgevers en de medewerkers die moeten overwerken.
• Gebruiker : Hier wordt aangegeven welke gebruiker(s)(groep) de toepassing daadwer­ke­lijk gaat gebruiken.
• Locatie : De locatie waarop de toepassing gaat worden gebruikt is van belang voor de keuze van de hardware. Het gebruik van een systeem in een schoon kantoor is vaak anders dan het gebruik in een vuile werkplaats. Dit stelt andere eisen aan de apparatuur.
• Applicatienaam : De applicatienaam wordt ingevuld als de opdracht betrekking heeft op onderhoud van een toepassing die reeds in gebruik is.
• Omgeving : Een toepassing kan in verschillende omgevingen actief zijn. De gebruiker heeft meestal alleen te maken met de acceptatietest- en de productie-omgeving.
• Opdrachtomschrijving : De omschrijving van de opdracht dient zo helder mogelijk te zijn, terwijl ook de volgorde van de te verrichten activiteiten dient te worden aangege­ven.
• Projectafbakening : Hier kan worden aangegeven welke fases volgens deze opdracht moeten worden uitgevoerd. Aan het einde van elke fase wordt standaard een planning en een kostenopgave van de volgende fase gemaakt. Om het project beheers­baar te houden is het verstandig om een opdracht per fase af te geven. Elke fase kan dan apart worden  geoffreerd en aan aparte aannemers worden gegund.
• Betrokken applicaties : Bij onderhoud kan de gebruiker hier aangeven waar volgens hem de aanpassingen dienen plaats te vinden. Dit verkort de zoek- en inwerktijd van de automatiseringsafdeling.
• Platform : De opdrachtgever kan hier aangeven op wel platform hij de applicatie gerealiseerd wil hebben.
• Techniek applicatie : De opdrachtgever kan bepaalde wensen hebben t.a.v. de realisatie van de opdracht, hier kan hij kenbaar maken welke techniek hij graag toege­past zou zien.  
• Budget : Vaak is vooraf overeengekomen tegen welke kosten de opdracht mag worden gereali­seerd. Aangezien de opdracht tevens een soort overeenkomst is dient het budget hier te worden ingevuld.
• Uitbesteden : Bij opdrachten die de automatiseringsafdeling niet aan kan, kan de opdracht worden uitbesteed. In veel gevallen zal de automati­seringsaf­deling dan wel als opdrachtgever optreden voor een externe bureau. De automatise­ringsaf­deling is namelijk het beste instaat om deze externen te huisvesten en te beoordelen.
• Autorisatie : Om het officiële karakter van de opdracht te bevestigen tekenen zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer. Het is raadzaam dit alleen toe te staan aan budgethou­ders en hoofden van afdelingen. Op deze wijze zijn bevoegdheden en verantwoordelijkheden goed met elkaar in balans. 

Niet alle gebruikers zullen instaat zijn om het formulier volledig in te vullen omdat niet alle termen bekend zijn of niet alle consequenties worden overzien. In zo’n geval kan het invullen van het formulier voor een deel in overleg met de automatiseringsafdeling plaatsvinden.

Download Opdrachtformulier.pdf.

Boeken over dit onderwerp

Handboek Organisatieontwikkeling

Auteur: Marcel van Marrewijk
In welke ontwikkelfase u zich ook bevindt, met de Cubrix heeft u een uitstekende basis om uw (project)organisatie gericht te vitaliseren, optimaliseren, heroriënteren of transformeren.
Europrijs: 34,99
Bestellen

Het Project Management Office – PMO – Management Guide

Auteur: Jan Willem Donselaar
In Nederland, maar ook in veel andere landen, gaan organisaties in toenemende mate over tot het inrichten van een Project Management Office, afgekort PMO. Organisaties erkennen in toenemende mate de meerwaarde van een PMO. Deze managementgids laat zien waarom organisaties een PMO willen, wat het is, wat de zin en betekenis is voor de lijn en voor de projectorganisatie en hoe een organisatie een PMO kan opzetten en inrichten.
Europrijs: 23,85
Bestellen

Meer boeken over projecten vinden.


-- Printbare PDF-versie --


Aanvullingen

Geef zelf een aanvulling.

Geef een aanvulling

Licentie: Creative Commons (Naamsvermelding/Gelijkdelen)

Checklisten:
Afbakening projecten 19 vragen.
Project opdracht vooronderzoek 26 vragen.
Afbakening project 41 vragen.
Sidebar